Die Digitalisierung hat das Handwerk längst erreicht und neben fortschrittlichen Tools für Auftragsabwicklung und Projektmanagement folgt nun ein weiterer Schritt Richtung effizienter Verwaltung: die Einführung der E-Rechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 sind Betriebe in Deutschland zur E-Rechnung verpflichtet. Aber keine Sorge, im Jahr 2025 müssen Betriebe elektronische Rechnungen erstmal nur empfangen und digital archivieren können, dazu unten aber mehr.
Diese gesetzliche Neuerung stellt für Handwerksbetriebe jedoch nicht nur eine weitere Pflicht dar, sondern bringt auch neue Chancen mit sich – Prozesse werden effizienter und der Verwaltungsaufwand sinkt.
Wie Betriebe davon profitieren und wie Artesa euch dabei unterstützt erfahrt ihr in diesem Beitrag.
Gesetzliche Anforderungen im Überblick
Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung wird das Ziel verfolgt, Verwaltungsabläufe zu vereinfachen und die Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen.
Damit ihr wisst was auf euch zu kommt, sind hier die wichtigsten Fristen und Regelungen:
- Seit dem 1. Januar 2025: Betriebe müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und digital zu archivieren
- Ab dem 1. Januar 2027: Betriebe sind dazu verpflichtet E-Rechnungen zu versenden. Für Betriebe mit einem jährlichen Umsatz unter 800.000 gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027
- Ab dem 1. Januar 2028: Versand, Empfang und Archivierung von E-Rechnung sind für alle Betriebe verpflichtend.
Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Je früher die Vorbereitung auf die neue Regelung beginnt, desto besser.
Wer digitale Prozesse bereits eingeführt hat, ist hier klar im Vorteil. Für Betriebe, die bislang noch auf überwiegend Papier setzen, bietet die Umstellung eine ideale Möglichkeit, den Einstieg in die Digitalisierung endlich anzugehen.
Aber wie genau funktionieren E-Rechnungen eigentlich?
Eine E-Rechnung ist im Wesentlichen eine strukturierte digitale Datei, die dieselben Informationen wie eine klassische Papierrechnung enthält – jedoch in einem computerlesbaren Format.
Während herkömmliche Rechnungen manuell verarbeitet werden müssen, kann das digitale Format einer E-Rechnung durch automatisierte Prozesse einer entsprechenden Software ausgelesen werden.
Kurz gesagt: eine E-Rechnung ist ein automatisierter Datensatz, der Zeit spart, Fehler reduziert und für eine sichere, digitale Archivierung sorgt – ganz ohne Papierkram.
Praxislösung: Lexware Office und Artesa
Da Lexware Office bereits in vielen Handwerksbetrieben als Buchhaltungssoftware im Einsatz ist, halten wir uns in diesem Abschnitt kurz: Die Kombination von Lexware Office und Artesa macht die Verwaltung noch effizienter, da beide Systeme nahtlos zusammenarbeiten und wertvolle Zeit sparen.
So läufts in der Praxis:
- Kundendaten werden synchronisiert und sind damit überall verfügbar
- Angebote und Auftragsbestätigungen können in Artesa angezeigt werden, wodurch ein neuer Auftrag erstellt werden kann
- Aus der Auftragsakte kann man in Artesa direkt zum passenden Vorgang in Lexware Office springen
Und das sind die Vorteile auf einen Blick:
- Zentrale Datenspeicherung für eine übersichtliche Verwaltung
- Automatisierte Prozesse, die Zeit und Aufwand reduzieren
- Weniger Fehler durch digitale Datensynchonisierung
Durch die Verbindung von Lexware Office und Artesa entsteht eine moderne und leistungsstarke Verbindung, die einfach funktioniert. Wenn du Lexware Office noch nicht nutzt und mehr erfahren möchtest, klicke einfach hier.
Tipps für eine reibungslose Umstellung auf die E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bringt Veränderungen aber auch Chancen für Handwerksbetriebe. Damit die Umstellung reibungslos läuft haben wir für euch einige Tipps zusammengestellt:
- Prozesse analysieren: Wie werden in deinem Betrieb aktuell Rechnungen erstellt und verwaltet? Gibt es Schwierigkeiten, wo entstehen häufig Fehler oder gibt es Verzögerungen? Welche Arbeitsschritte lassen sich automatisieren damit weniger unnötiger Aufwand entsteht?
- Mitarbeiter einbinden: Dein Team sollte verstehen, warum es eine Umstellung gibt und welcher Aufwand damit verbunden ist. Interne Workshops oder Schulungen können dabei unterstützen und ein schrittweiser Übergang sorgt für eine stressfreie Umstellung.
- Schnittstellen nutzen: Da Lexware Office und Artesa Systemübergreifend arbeiten, können Kundendaten automatisch synchronisiert werden, wodurch Angebote und Auftragsbestätigungen in Aufträge umgewandelt werden können. Der Vorteil: Alle Dokumente und Daten sind jederzeit abrufbar.
- Testläufe durchführen: Um sich mit dem Prozess der E-Rechnung vertraut zu machen, lohnt es sich schrittweise in die Umstellung einzusteigen. So kann man testweise einige Rechnungen im digitalen Format versenden und prüfen, ob alles funktioniert. So kann man auch Fehlerquellen identifizieren und nötige Anpassungen vornehmen und sich Kundenfeedback einholen.
- Datenschutz beachten: Mit Einführung der E-Rechnung müssen auch die Vorgaben der GoBD eingehalten werden - das bedeutet, dass E-Rechnungen sowohl unveränderbar als auch revisionssicher archiviert werden müssen. Zusätzlich sollten regelmäßige Backups erstellt werden, um Datenverluste zu vermeiden.
Fazit: Mehr Zeit fürs Wesentliche - Digitalisierung im Handwerk nutzen
Auch wenn die E-Rechnung zunächst nur nach einer weiteren gesetzlichen Pflicht klingen mag, ist sie mehr als das – die Einführung der E-Rechnung bietet Handwerksbetrieben die Chance, interne Abläufe effizienter und zukunftssicher zu gestalten. Weniger Papierkram und Verwaltungsaufwand, weniger manuelle Fehler und eine bessere Übersicht über alle Rechnungen und Dokumente sind klare Vorteile der Digitalisierung, die den Arbeitsalltag nicht nur vereinfachen, sondern auch Zeit sparen.
Außerdem: Wer frühzeitig umstellt, vermeidet Stress und profitiert von optimierten Prozessen.
Also ist jetzt der richtige Zeitpunkt zu starten! Prüft eure aktuellen Prozesse, profitiert von den Vorteilen unserer Schnittstellen und macht euren Betrieb digital fit!
Bei Fragen oder wenn ihr Unterstützung braucht, sind wir jederzeit für euch da.
