Kapazitätsplanung fürs Handwerk.
Vorausschauend planen, Engpässe erkennen
Die meisten Terminprobleme im Handwerk entstehen nicht auf der Baustelle, sondern am Telefon: bei einer Zusage, für die rechnerisch nie Zeit war.
Kapazitätsplanung ist die Ebene über der Einsatzplanung. Sie fragt nicht, wer morgen wohin fährt, sondern ob die vorhandenen Leute und Stunden für alles reichen, was zugesagt wurde.
In vielen Betrieben passiert das im Kopf des Chefs. Das funktioniert bis zu einer bestimmten Größe erstaunlich gut und danach gar nicht mehr. Für ihn ändert sich damit vor allem eins: die Auslastung sehen, ohne jemanden zu fragen.
- Kapazitätsangebot
Die Stunden, die dein Team in einem Zeitraum wirklich leisten kann.
- Kapazitätsbedarf
Die Arbeit, die dafür schon zugesagt ist.
- Kapazitätsabgleich
Beide gegeneinander gestellt. Die Einsatzplanung verteilt danach die Leute, hier geht es um Stunden statt um Namen.
Kriegen wir das nächste Woche noch rein?
Müsste gehen, glaube ich.
Mit sichtbarer Auslastung wird daraus eine belastbare Aussage:
- Du siehst freie Stunden statt sie zu schätzen.
- Engpässe fallen auf, bevor sie eintreten.
- Verschiebungen zeigen sofort ihre Folgen.
- Zusagen halten, das spart die Entschuldigungsanrufe.
Das Kapazitätsangebot: wie viele Stunden hat dein Team überhaupt?
Zehn Leute mal vierzig Stunden ergeben vierhundert Stunden auf dem Papier. Verplanbar ist davon deutlich weniger. Den Ausgangswert liefert das Arbeitszeitmodell mit den Soll-Stunden je Wochentag, samt Teilzeit und verkürztem Freitag, siehe Arbeitszeitkonto. Davon geht ab, was ohnehin nicht auf einem Kundenauftrag landet.
- Abwesenheiten
Urlaub, Krankheit, Schulung, Feiertage. Über das Jahr gerechnet mehrere Wochen je Kopf.
- Fahrten
Hin zur Baustelle, zurück zum Hof, dazwischen die Fahrt zum Großhandel.
- Werkstatt- und Rüstzeit
Material laden, vorbereiten, Fahrzeug packen, abends aufräumen. Im Betrieb heißt das Rüsten, in der Rechnung ist es Zeit, die kein Kunde bezahlt.
- Nacharbeit
Reklamationen und Restarbeiten, die in keiner Planung stehen und trotzdem jede Woche vorkommen.
Jede Buchung läuft in Artesa entweder auf einen Auftrag oder auf eine Verteilzeit, also auf Werkstatt, Lager oder Fahrzeugpflege. Nach ein paar Monaten steht im digitalen Stundenzettel, wie groß dieser Anteil bei euch ist, und die Abwesenheiten sind in der Planung schon abgezogen.
Der Kapazitätsbedarf: wie viel Arbeit steht schon fest?
Zwei Bäder und eine Treppe sind drei Aufträge, wiegen aber völlig unterschiedlich. Deshalb gibst du je Arbeitsschritt an, wie viele Leute ihn wie viele Tage und Stunden beschäftigen. Erst das macht aus einem Termin eine Zahl, die sich gegen das Angebot rechnen lässt, siehe Auftragsplanung.
- Geschätzte Stunden je Arbeitsschritt
Die eigentliche Währung. Ohne sie zählt die Planung Termine, nicht Aufwand. Bei wiederkehrenden Auftragsarten stehen sie schon im Standardablauf.
- Anzahl der Leute je Schritt
Zwei Mann über vier Tage sind vierundsechzig Stunden, nicht zweiunddreißig.
- Bereich, in dem der Aufwand anfällt
Zuschnitt, Vorfertigung oder Montage. Der Bedarf rechnet sich gegen den Bereich, nicht gegen das ganze Team.
Woher die Schätzung kommt, ist am Anfang Erfahrung. Nach ein paar vergleichbaren Aufträgen liefert die Nachkalkulation den Abgleich zwischen geschätzt und tatsächlich. Betriebe mit eigener Fertigung planen den Bedarf getrennt nach Werkstatt und Baustelle, siehe Werkstattplanung.
Der Kapazitätsabgleich: beide Seiten gegeneinander
Der Nutzen entsteht erst, wenn beide Seiten im selben Bild stehen. Wichtig ist, dass die Zahl vor der Zusage steht und nicht danach, und in Betrieben mit eigener Fertigung kommt sie aus der Halle: Die Werkstattleitung sieht vor der Zusage, was noch reinpasst.
Auslastung statt Bauchgefühl
In der Kalenderwochen-Ansicht der Plantafel steht an jedem Tag, wie stark dein Team eingeplant ist, als Prozentwert. Liegt er über hundert Prozent, ist der Tag rot umrandet.
Über mehrere Wochen hinweg ergibt das ein Kapazitätengebirge: Spitzen, in denen es kippt, und Täler, in denen Stunden leer laufen. Beides siehst du früh genug, um noch etwas zu verschieben.
Planung an der Realität geeicht
Kapazitätsplanung ist nur so gut wie die Annahmen dahinter. Wenn ein Auftragstyp regelmäßig länger dauert als geplant, siehst du das über die erfassten Zeiten und kannst beim nächsten Mal realistischer ansetzen.
Den Rückweg von den Ist-Zeiten zur nächsten Planung beschreibt die Nachkalkulation.
Urlaub ist Kapazität, die fehlt
Zwei Leute im Urlaub sind zwei Leute weniger, die in der Woche zur Verfügung stehen. Weil Abwesenheiten im selben System stecken, ist das in der Auslastung schon berücksichtigt. Welche Woche wie dünn besetzt ist, zeigt der Abwesenheitskalender.
Bis wann sind wir ausgelastet?
Am Telefon wird selten gefragt, ob ihr ausgelastet seid. Gefragt wird, wann ihr könnt. In der Plantafel ziehst du den Zeitraum dafür über Monate auf und suchst nicht die volle Woche, sondern die erste mit Platz.
Die Zahl dahinter heißt Auftragsreichweite: wie viele Wochen der Betrieb ausgelastet wäre, wenn ab heute kein Auftrag mehr hereinkäme. Ein Vorlauf, der über Monate wächst, ist ein Personalthema. Vom Start nach vorn oder vom Fertigstellungstermin nach hinten rechnen entscheidet die Terminplanung, beide Richtungen stehen im Artikel zur Terminierung im Handwerk.
Der Engpass ist selten das ganze Team
Wenn eine Woche kippt, liegt es meistens nicht an der Kopfzahl, sondern am einzigen Kollegen mit dem Schein, am Gerüst auf der anderen Baustelle oder am Bagger.
- Fähigkeiten
Schweißerschein, Befähigung für die Hebebühne, der Monteur, der die Anlage beim Stammkunden kennt. In Artesa hängen die Fähigkeiten am Mitarbeiter und an den Arbeitsschritten, die er übernehmen kann.
- Fahrzeuge und Anhänger
Fahrzeuge lassen sich als eigene Ressource anlegen und wie eine Person in der Plantafel verplanen. Dass zwei Kolonnen denselben Anhänger für Dienstag vorgesehen haben, fällt dann vorher auf.
- Maschinen und Gerät
Gerüst, Kran, Bagger, Kernbohrgerät: derselbe Weg. Was den Auftrag blockiert, wenn es fehlt, gehört mit in die Planung.
Was tun, wenn es nicht reicht
Sichtbarkeit allein macht keine Stunde frei. Sie verschiebt die Entscheidung um zwei, drei Wochen nach vorn, und dort liegt der Unterschied zwischen Umplanen und Absagen.
- 1In eine spätere Woche schieben
Weil die Arbeitsschritte am Auftrag hängen, siehst du beim Verschieben sofort, welche Folgetermine mitwandern und bei welchem Kunden du deshalb anrufen musst.
- 2Zwischen Kolonnen umverteilen
Selten sind alle gleich voll. Arbeit von der überlasteten Kolonne auf eine freie zu geben setzt voraus, dass die Kollegen den Stand des Auftrags übernehmen können. Genau dafür liegen Fotos, Notizen und Arbeitsschritte in der Auftragsakte.
- 3Bewusst absagen oder neu terminieren
Ein Termin, den du drei Wochen vorher zurückgibst, kostet dich ein unangenehmes Telefonat. Derselbe Termin am Vorabend abgesagt kostet den Kunden einen Urlaubstag. Der Unterschied ist nur der Vorlauf.
- 4Kapazität dazuholen
Aushilfe, Leiharbeit oder Nachunternehmer werden als eigene Person angelegt und mitverplant. In der Tafel steht dann, wer wirklich vor Ort ist, unabhängig von der Lohnliste.
- 5Kurzfristigen Ausfall abfangen
Der Anruf um halb sieben lässt keinen Vorlauf. Reagieren kannst du darauf über die Disposition, ohne die ganze Woche umzuwerfen.
Die andere Richtung: Löcher im Plan
Die schwachen Wochen kosten genauso, sie fallen nur später auf, weil sich niemand beschwert. Zwei Wochen Vorlauf genügen meistens, um die Lücke zu füllen: liegengebliebene Werkstattarbeit, vorgezogene Wartungen aus dem Servicegeschäft, Reststunden vom Arbeitszeitkonto, Urlaub gezielt in die ruhige Woche statt in den vollen Juni.
Die Ansicht, in der die Auslastung steht
Das Video kommt aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
Sechs Wochen im Voraus, nicht sechs Tage
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Erzähl uns, was bei euch in den nächsten sechs Wochen ansteht: die zugesagten Aufträge, die Urlaubsliste, die Kolonnen. Danach weißt du, ob sich daraus eine belastbare Auslastung rechnen lässt oder ob euch dafür noch Zahlen fehlen.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Kapazitätsplanung, auch Kapazitätenplanung geschrieben, ist der Abgleich zwischen dem Kapazitätsbedarf, also der Arbeit, die zugesagt ist, und dem Kapazitätsangebot, also den Stunden, die das Team tatsächlich zur Verfügung hat. Sie beantwortet die Frage, ob ein weiterer Auftrag noch hineinpasst, und macht Engpässe sichtbar, bevor sie zu Terminverschiebungen werden.
Verplante Stunden geteilt durch verfügbare Stunden. Die Arbeit steckt im Nenner: Verfügbar ist, was nach Urlaub, Krankheit, Feiertagen und den Verteilzeiten für Fahrten und Werkstatt übrig bleibt. In der Kalenderwochen-Ansicht der Plantafel rechnet Artesa das je Tag aus und zeigt den Prozentwert direkt am Kalendertag, über hundert Prozent rot umrandet.
Ein Auftrag ohne hinterlegte Personenstunden und ohne zugewiesene Mitarbeiter zählt dabei mit null Prozent. Die Prozentzahl ist also nur so gut wie die geschätzten Stunden an den Arbeitsschritten.
Die Einsatzplanung ordnet konkrete Personen konkreten Aufträgen zu. Die Kapazitätsplanung liegt darüber und fragt, ob die Summe überhaupt aufgeht. Wer nur einsatzplant, merkt die Überlast erst in der Woche selbst.
Sie zählen zur bezahlten Zeit, aber nicht zu den Stunden, die du einem Kundenauftrag zusagen kannst. Genau dafür gibt es die Verteilzeiten: Werkstatt, Fahrten oder Lagerarbeit werden auf eine Verteilzeit gestempelt statt auf einen Auftrag. Im Stundenzettel stehen beide Töpfe getrennt, und du siehst, welcher Anteil der bezahlten Zeit beim Kunden ankommt. Je Auftrag laufen beide Töpfe in der Projektzeiterfassung zusammen.
Der Zeitraum ist technisch offen, Einsätze lassen sich beliebig weit in die Zukunft setzen. Die Aussagekraft endet dort, wo die Termine weich werden: Für die nächsten vier bis acht Wochen ist die Planung meist belastbar, darüber hinaus geht es um die grobe Frage, ab wann wieder Platz ist. Einen Gantt-Bauzeitenplan über zwei Jahre ersetzt das nicht.
Ja. Fahrzeuge, Anhänger, Gerüste oder Maschinen werden mit der Rolle Beobachter als eigene Ressource angelegt, siehe Benutzerrollen. Sie brauchen keinen Login, lassen sich aber in der Plantafel verplanen und einzelnen Arbeitsschritten zuordnen. Doppelbelegungen fallen damit genauso auf wie bei Personen.
Die Mitarbeiterzahl ist dabei der schwächere Hinweis. Es kommt darauf an, ob mehrere Kolonnen parallel laufen und ob jemand zusagt, der die Woche nicht vor sich hat. Wo alle morgens gemeinsam losfahren, hat der Chef die Auslastung meist noch im Kopf. Mit der zweiten Kolonne ist das vorbei.
Es wird deutlich genauer damit, geht aber auch ohne. Schon die reine Belegung zeigt, wo es eng wird. Wer Stunden hinterlegt, bekommt zusätzlich den Vergleich mit den tatsächlich erfassten Zeiten.