Zum Jahresende zieht die Auftragslage in manchen Betrieben noch einmal deutlich an, während andere Betriebe schon mit der rechtzeitigen Vorbereitung für das kommende Jahr beginnen. Ob Endspurt oder eher entspannter Ausklang, die Jahresübergangsphase stellt für viele Unternehmen einen sehr wichtigen Zeitraum dar.
Zeitintensive Abrechnungen, Projektanalysen und die Planung für das kommende Jahr stehen auf dem Plan, neben dem üblichen Tagesgeschäft eine ganze Menge auf einmal. Mit der passenden Handwerkersoftware, die im Arbeitsalltag beispielsweise bei der Einsatzplanung, Zeiterfassung oder Auftragsverwaltung unterstützt, lässt sich auch der Jahreswechsel strukturiert und effizient meistern – besonders im Handwerk, wo Zeit eine wertvolle Ressource ist.
Ein digital organisierter Abschluss des Jahres erleichtert nicht nur die Büroarbeit, sondern bietet auch die Chance, den Betrieb optimal aufs neue Jahr vorzubereiten.
Wie können Rückblick und Analyse helfen den Betrieb zu stärken?
Ein genauer Blick auf vergangene Aufträge und interne Prozesse kann euch enorm helfen, das neue Jahr besser zu planen. Mit der digitalen Verwaltung von Auftragsdaten lässt sich das vergangene Jahr gezielt analysieren. So können Projekte und Prozesse ausgewertet werden, während die Auftragsabwicklung und Rentabilität stets im Blick bleiben. So lassen sich zum Beispiel wirtschaftliche Details, Auftragsplanung und der Einsatz von Ressourcen aller Aufträge einfach nachverfolgen.
Außerdem lässt sich gut nachverfolgen welche Projekte sich besonders gelohnt haben und ob es eher verlustreiche Projekte gab. Für das kommende Jahr kann so abgewogen werden welche Art von Aufträgen sich lohnen und welche Verbesserungspotential aufweisen.
Ein Beispiel aus der Praxis
Angenommen ein Sanierungsprojekt, das über mehrere Wochen lief, hat im letzten Jahr deutlich mehr Zeit erfordert als ursprünglich geplant. Mithilfe einer digitalen Zeiterfassung und einer lückenlosen Dokumentation der Zwischenstände könnt ihr das Projekt genau analysieren und den Aufwand für ähnliche Projekte künftig besser einschätzen und planen.
Wie sorgt digitale Planung für fehlerfreie Einsatzplanung und optimale Mitarbeiterauslastung?
Die Einsatzplanung stellt in vielen Handwerksbetrieben eine große Herausforderung dar, besonders wenn Aufträge wetterabhängig sind, andere Gewerke beteiligt sind oder kurzfristige Änderungen auftreten. Die digitale Erfassung einer Handwerkersoftware erleichtert diesen Prozess erheblich, indem sie jederzeit einen Überblick über die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter bietet. Wenn plötzliche Änderungen anstehen, kann schnell reagiert werden, Abläufe können flexibel umgesetzt und direkt an das gesamte Team kommuniziert werden.
So lässt sich die Planung für das kommende Jahr gezielt anpassen, sodass alle Mitarbeitenden entsprechend ihrer Verfügbarkeiten und Fähigkeiten bestmöglich eingesetzt werden.
Ein Tipp für das kommende Jahr
Der Schlüssel liegt in einem Wochen- oder Monatsplan, der weder überlastet noch unterfordert – und der dennoch flexibel genug bleibt und Pufferzeiten bietet, um auf unvorhergesehene Aufträge zu reagieren. So wird die Einsatzplanung deutlich einfacher und hilft euch, eure Mitarbeitenden effektiv und ausgewogen einzusetzen. Im besten Fall können eingetragene Urlaubstage bereits berücksichtigt werden.
Und damit kommen wir zur Zeiterfassung und der Jahresabrechnung
Die Zeiterfassung kann gerade am Jahresende ein echtes Chaos werden – vor allem, wenn alles noch auf Papier läuft. Doch mit der digitalen Zeiterfassung werden Arbeitsstunden automatisch gesammelt und organisiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern gibt euch auch die Möglichkeit, die Lohnabrechnung problemlos zu erledigen. Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung unterstützen euch auch bei einer lückenlosen Abrechnung ganz ohne Papierkram. Da sämtliche Arbeitsstunden zentral und nachvollziehbar erfasst wurden, lassen sich diese jetzt nämlich auch ganz einfach und präzise auswerten. Das vereinfacht die Jahres- und Lohnabrechnung sowohl für euch als auch für die Verwaltung erheblich. Kein lästiges Suchen nach Zetteln oder ständiges Nachfragen im Team – alle Daten sind verfügbar, wodurch die Abrechnung übersichtlicher aber vor allem auch schneller wird.
Kundenfeedback
„Statt stundenlang in alten Stundenzetteln zu blättern, reicht jetzt ein Klick auf die Software, um die Zeiten für das gesamte Team im Überblick zu haben – einfacher geht’s nicht!“
Mindestens genauso wichtig: Eine ordentlich geführte Zeiterfassung ermöglicht eine handfeste Grundlage für die auftragsbezogene Nachkalkulation - sei es für einzelne Projekte oder für betriebsinterne Analysen, etwa in Bezug auf spezifische Arbeitsbereiche oder Tätigkeiten.
In welchen Monaten ist besonders viel Zeit für Reklamationen angefallen? In welchen Bereichen meiner Werkstatt ist vielleicht noch Optimierungspotenzial? Wo sind die Engpässe? Eine digitale Zeiterfassung liefert euch wertvolle Einblicke und neue Ansätze zur Verbesserung der Abläufe.
Tipp für die Jahresabschlussphase
Nutzt den Moment, um Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheitszeiten des vergangenen Jahres zu überprüfen. Wurden alle Urlaubstage genommen? Ist die Erfassung korrekt und vollständig? Gerade rechtlich gesehen ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Urlaubsansprüche korrekt berücksichtigt und verplant wurden.
Eine fehlerfreie Dokumentation der Arbeitszeiten und Abwesenheiten erleichtert nicht nur die Lohnabrechnung, sondern gibt euch auch eine klare Grundlage für die Planung des neuen Jahres.
Bereit fürs neue Jahr? Die wichtigsten Punkte für einen sauberen Neustart
Ein entspannter Jahresabschluss und eine gute Vorbereitung aufs neue Jahr beginnen mit einer ordentlichen Übersicht – dafür haben wir euch eine Checkliste erstellt.
Hier sind die wichtigsten Punkte, die Handwerksbetriebe unbedingt auf dem Zettel haben sollten:
- Mitarbeitergespräche führenWelche Herausforderungen gab es? Gibt es Optimierungsvorschläge oder Wünsche für das neue Jahr?➝ Diese Gespräche stärken nicht nur die Bindung, sondern zeigen auch, dass ihr auf die Meinung eurer Leute zählt.
- Projektübersicht aktualisierenMacht eine Übersicht der noch offenen Projekte und plant, welche Projekte direkt im neuen Jahr in Angriff genommen werden. Die Handwerkersoftware hilft euch, den Überblick zu behalten und direkt die richtigen Kapazitäten einzuplanen.
- Urlaubs- und Berufsschulzeiten eintragenCheckt frühzeitig, ob der Jahresurlaub, sowie die Berufsschulzeiten eurer Mitarbeiter im Plan eingetragen sind, damit es im neuen Jahr keine Engpässe gibt und Aufträge reibungslos organisiert werden können.
- Betriebsurlaub festlegenKlärt rechtzeitig gemeinsame Schließzeiten, um Urlaub und Betriebsabläufe optimal zu koordinieren. Außerdem ermöglicht ein abgestimmter Betriebsurlaub sowohl euch als auch euren Kunden, frühzeitig zu planen.
- Geräte und Maschinen checkenWinterzeit ist Wartungszeit! Kontrolliert eure Maschinen und Geräte, um sicherzustellen, dass alles einwandfrei ins neue Jahr startet.
- Materialien aufstockenÜberprüft eure Materialbestände und sorgt dafür, dass alles vorhanden ist, was für die kommenden Aufträge benötigt wird. So startet ihr stressfrei ins neue Jahr, gut vorbereitet und ohne auf Nachlieferungen für den nächsten Auftrag angewiesen zu sein.
- Feedback für die Handwerkersoftware einholenWas läuft gut? Kommen alle mit der Handwerkersoftware zurecht oder gibt es Verbesserungsbedarf?➝ Diese Rückmeldungen helfen euch, die Nutzung zu optimieren, sodass die Software im neuen Jahr noch besser auf die Bedürfnisse eures Betriebs abgestimmt ist.
Motivation fürs neue Jahr: Gute Planung spart Zeit und Nerven
Wer bereits auf eine digitale Lösung setzt, kann genau jetzt davon profitieren: Eine präzise Analyse des vergangenen Jahres und eine gezielte Mitarbeiterplanung für das neue Jahr sorgen für eine entspannte Übergangsphase. Ihr habt die Möglichkeit, Engpässe und Optimierungspotenziale zu erkennen und direkt umsetzbare Lösungen zu finden – so startet ihr frisch und gut vorbereitet in das kommende Jahr.
Für all jene, die noch nicht auf eine digitale Lösung umgestiegen sind, könnte jetzt genau der richtige Zeitpunkt sein, diesen Schritt zu wagen. Nach einer erholsamen Weihnachtspause könnt ihr mit der richtigen Handwerkersoftware für Mitarbeiter- und Einsatzplanung, Zeiterfassung und Auftragsverwaltung stressfrei ins neue Jahr starten – ohne die gewohnte Hektik und den Druck von überlasteten Verwaltungsprozessen.
