Zeiterfassung mit GPS-Tracking: mobil, transparent und datenschutzkonform

Wer kennt das nicht?

Ein Team startet direkt auf der Baustelle in den Arbeitstag. Später ruft der Kunde an und möchte wissen, wann genau das Team vor Ort war. Der Kollege ist sich sicher: 7:30 Uhr. Doch im System steht 8:00 Uhr. War das jetzt ein Missverständnis? Ein Zahlendreher? Oder einfach falsch gestempelt?

Oder folgende Situation: Ein Mitarbeiter hat versehentlich auf das falsche Projekt gebucht. Jetzt müssen Zeiten manuell korrigiert werden, Abrechnungen angepasst werden oder im unangenehmsten Fall – der Kunde informiert werden.

Im Arbeitsalltag passieren solche Fehler schnell und gerade in der Zeiterfassung können sie lästige Folgen haben: unklare oder falsche Abrechnungen, Rückfragen, Unsicherheit oder sogar Vertrauensverlust.

Genau hier setzt GPS-gestützte Zeiterfassung an.

Die Arbeitszeiterfassung gehört zum Alltag jedes Handwerksbetriebs und ist entscheidend für eine transparente und korrekte Abrechnung. Die meisten Betriebe setzen dabei bereits auf digitale Lösungen wie RFID-Terminals oder mobile Apps.

Doch was passiert, wenn der Arbeitstag nicht in der Werkstatt beginnt, sondern direkt auf der Baustelle? Wenn Teams unterwegs sind, beim Kunden arbeiten oder von Einsatzort zu Einsatzort wechseln?

Für genau solche Situationen erweitert das GPS-Tracking die Zeiterfassung in Artesa – als Zusatzfunktion für alle, die regelmäßig außerhalb des Betriebsstandorts arbeiten. Nicht zur Kontrolle der Mitarbeiter, sondern als Unterstützung im Arbeitsalltag. Besonders mobile Teams profitieren von der Möglichkeit, Arbeitszeiten unterwegs zuverlässig zu dokumentieren – ohne zusätzlichen Aufwand, dafür mit mehr Nachvollziehbarkeit.

Herkömmliche Zeiterfassung vs. GPS-gestützte Zeiterfassung

Während bei der Zeiterfassung an stationären RFID-Terminals der Ort der Buchung durch das Gerät selbst klar ist (z. B. Büro oder Werkstatt), bietet die GPS-Funktion eine mobile Erweiterung. Mit aktiviertem GPS-Tracking wird beim Ein- und Ausstempeln einmalig der Standort des Geräts erfasst. So können auch die Einsätze „draußen“: auf Baustellen, bei Kundenterminen oder unterwegs sauber dokumentiert werden. Die Standortdaten erscheinen dann automatisch im Stundenzettel des jeweiligen Mitarbeiters und lassen sich mit dem zugehörigen Projekt oder Auftrag verknüpfen.

Warum GPS-Tracking? Typische Probleme und wie man sie verhindert

Viele Betriebe, die ihre Zeiterfassung verbessern wollen, kommen oft mit ganz konkreten Herausforderungen auf uns zu:

• „Ein Kollege hat aus Versehen auf das falsche Projekt gebucht, kann ich das einfach und schnell korrigieren?“
• „Ich war mir sicher, dass das Team heute um 7:30 auf der Baustelle war, aber im System steht 8:00 Uhr. Das passiert oft und ist echt nervig…“
• „Wie kann ich sicherstellen, dass die Einsatzzeiten meiner Mitarbeiter wirklich stimmen?“

Solche Situationen entstehen meist nicht durch bösen Willen, sondern durch Stress, Missverständnisse oder fehlende Tools.

Deshalb bietet das GPS-Tracking gleich mehrere Vorteile:

Mehr Nachvollziehbarkeit bei mobilen Einsätzen

Ob Monteure, Serviceteams oder Mitarbeiter auf wechselnden Baustellen: wer nicht im Betrieb startet, sondern direkt beim Kunden, kann mit GPS-Tracking belegen, wann und wo gestempelt wurde. Das schafft eine transparente Grundlage für interne Abläufe, die Abrechnung und die Kundenkommunikation.

Fehler vermeiden, Klarheit schaffen

Manuelle Nachträge, vergessene Projektzuweisungen oder falsche Einsatzzeiten werden deutlich reduziert. Die Kombination aus Zeit- und Standorterfassung sorgt automatisch für korrekte und lückenlose Stundenzettel, ohne zusätzlichen Aufwand.

Optimierte Einsatzplanung

Die Standortdaten beim Ein- und Ausstempeln zeigen auf einen Blick, wann der Arbeitstag begonnen und geendet hat – ein echter Vorteil für spontane Umplanungen, Folgeeinsätze oder die langfristige Kapazitätsplanung.

Wie funktioniert die Umsetzung in Artesa?

Oben haben wir schon kurz erklärt, was die GPS-gestützte Zeiterfassung ausmacht. Aber wie funktioniert das in Artesa?

Das GPS-Tracking ist direkt in die Zeiterfassung von Artesa integriert – ohne zusätzliche Apps oder Tools. Sobald das Feature aktiviert ist, erfolgt die Standortabfrage automatisch beim Stempeln über die App und funktioniert mit jedem Gerät – egal ob Smartphone oder Tablet, Apple oder Android.

Feature-Highlights

• Standortanzeige im Stundenzettel und auf unserer integrierten Kartenfunktion
• Verknüpfung mit Projekten für klare Zuweisung von Zeiten zu Aufträgen oder Projekten
• Das GPS-Tracking ist flexibel einsetzbar und kann gezielt für einzelne Mitarbeiter aktiviert werden. So lässt sich das Feature schrittweise einführen - ideal für Testphasen oder Teams mit unterschiedlichen Anforderungen
• Datenschutzfreundlich umgesetzt: Die Standortdaten werden ausschließlich im Moment der Buchung erfasst. Mitarbeiter behalten damit die Kontrolle und es entsteht kein dauerhaftes Tracking

Rechtliche Bedingungen: Was gibt es zu beachten?

Für die Zeiterfassung gelten grundsätzlich gesetzliche Vorgaben – das betrifft alle Betriebe, unabhängig von der eingesetzten Methode.

Kommt GPS-Tracking hinzu, sind zusätzlich ein paar Punkte zu beachten, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Transparenz:

Datenschutz & Zweckbindung

GPS-Daten gelten als sensible personenbezogene Informationen. Deshalb muss der Zweck der Erhebung klar sein: In diesem Fall ist das die Zeiterfassung, und nur dafür dürfen die Daten verwendet werden.

Informationspflicht gegenüber Mitarbeiter

Vor dem Einsatz müssen Betriebe ihre Mitarbeiter transparent informieren:

• Welche Daten werden erhoben?
• Wann und wofür?
• Wer hat Zugriff?

Im besten Fall geschieht das über eine Einwilligungserklärung oder eine Betriebsvereinbarung.

Transparenz & Einsicht

Mitarbeiter haben ein Recht darauf ihre erfassten Daten jederzeit einsehen zu können. Das erfüllt jedoch nicht nur die rechtlichen Vorgaben zur Datentransparenz, sondern erhöht auch die Akzeptanz.

Mehr zu den rechtlichen Grundlagen, Vorgaben und Pflichten findet ihr im Bundesdatenschutzgesetz.

Zeiterfassung die einfach funktioniert

Mit der GPS-Zeiterfassung erweitert Artesa die klassische Zeiterfassung um eine effiziente Lösung für mobile Einsätze. Sie ist einfach in den Arbeitsalltag integrierbar, datenschutzfreundlich umgesetzt und bietet echten Mehrwert – für Betriebe, Mitarbeiter und Kunden. Durch die Kombination aus mobiler App, RFID, und GPS-Tracking entsteht in Artesa ein rundes System der Zeiterfassung, das moderne Handwerksprozesse flexibel unterstützt – ohne unnötige Extraarbeit, aber mit maximaler Transparenz.

Noch Fragen oder Interesse an der Einrichtung der GPS-Zeiterfassung im Betrieb? Dann meldet euch gerne direkt bei uns oder vereinbart einen Termin.