Stundenzettel
Die Zeiterfassung mit Artesa funktioniert fast wie von selbst. Du musst dich nur auf einen Auftrag oder im Tagewerk einstempeln – die App erfasst deine Arbeitszeit automatisch im Hintergrund.
Alle erfassten Zeiten werden im Stundenzettel aufgelistet. Dort kannst du sie bei Bedarf anpassen oder direkt einreichen. Artesa unterstützt dich auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie Pausenzeiten und der maximalen täglichen Arbeitszeit.
Dein Betrieb arbeitet nicht nach dem klassischen 40-Stunden-Modell? Kein Problem! Du kannst dein eigenesArbeitszeitmodell hinterlegen – Hilfe dazu findest du hier.
Auf einen Blick
Über das Hauptmenü kannst du den Stundenzettel auswählen und öffnen.
Die Übersicht der aktuellen Woche wird angezeigt, dort siehst du jeden einzelnen Tag mit Arbeitszeiten und Pausen.
Unter dem Datum im Stundenzettel siehst du den aktuellen Status deiner erfassten Zeit: Entwurf, Eingereicht, Bestätigt oder abgelehnt.
Wenn du den Stundenzettel nachträglich bearbeitest, wird er mit dem Hinweis Nachtrag versehen – dieser erscheint auch in der exportierten CSV-Datei.
Sowohl du als auch deine Vorgesetzten können den Status und den Hinweis jederzeit einsehen.
Hinzu kommt die Übersicht deiner Ist- und Soll-Stunden mit der Differenz für die angezeigte Woche. Wenn du keine Arbeitszeiten über Aufträge erfasst hast, wird die Standardzeit, die vorher festgelegt wurde, eingetragen.
Über [button][icon name="fa6-solid:angle-left"][/button] [button][icon name="fa6-solid:angle-right"][/button] oben links kannst du zwischen den Wochen wechseln. Mit [button]Jetzt[/button] kommst du wieder zurück zu der aktuellen Woche.
Wenn du eine andere Sicht einstellen möchtest, gibt es oben in der Mitte die Möglichkeit zur Tages- oder Monatsansicht zu wechseln.
Der aktuelle Benutzer wird oben rechts angezeigt.
Klick auf den Namen, um ihn zu ändern - entweder durch Auswahl aus der Liste oder durch Eingabe im Suchfeld.
Zeiten bearbeiten/einreichen
Wenn du Stunden erfassen möchtest, öffne die Woche. Für jeden Tag wird bereist die erfasste Anwesenheits- und Pausenzeit automatisch angezeigt. Wenn an Tagen keine Arbeitszeiten über Arbeitsschritte erfasst wurden, siehst du dort die Standardarbeitszeiten. Die Erfassung läuft über das Einstempeln. Weitere Infos findest du auf der Seite Erfassung.
Wenn deine Eingabe nicht zu den hinterlegten Vorgaben passt, zeigt dir Artesa eine Warnung an. Die Arbeitszeit wird automatisch berechnet.
Änderst du Anwesenheit oder Pausen per Hand, erscheint der Hinweis Nachtrag im Stundenzettel - dieser Hinweis ist optional und kann im Arbeitszeitmodell aktiviert oder deaktiviert werden.
Um die Änderung nachvollziehen zu können, lässt du am besten einen Hinweis für deinen Vorgesetzten da. Klicke dafür auf [button][icon name="ep:chat-round"][/button] neben der Arbeitszeit. Es erscheint ein Textfeld, in das du deinen Hinweis schreiben kannst. Über die Zeile Zeitabschnitte kannst du alle erfassten Auftrags- und Verteilzeiten des Tages einsehen. Fehlt etwas, kannst du über [button][icon name="ep:edit-pen"][/button] Änderungen vornehmen. Mit [button][icon name="ep:delete"][/button] kannst du einen Zeitabschnitt löschen.
Außerdem kannst du durch [buttontype="primary"]Auftrag[icon name="fa-solid:plus"][/button] und [buttontype="primary"]Verteil[icon name="fa-solid:plus"][/button] Zeiten manuell hinzufügen. Fülle hierfür die Daten im sich öffnenden Dialogfenster aus und klicke dann Eintragen.
Um alle manuellen Bearbeitungen rückgängig zu machen, kannst du auf [button][icon name="ep:refresh-left"][/button] klicken. Es stehen jetzt wieder die automatisch erfassten Zeiten oder die Standard-Arbeitszeiten im Stundenzettel.
Mit [button type="primary"][icon name="ep:upload"][/button] auf der rechten Seite können die Arbeitszeiten eingereicht werden. Deine Zeiten werden automatisch als Entwurf gespeichert, bis du diese einreichst.
Nachdem du den Stundenzettel eingereicht hast, wird dieser gespeichert und du musst auf eine Genehmigung oder Ablehnung durch einen Verantwortlichen warten. Der Verantwortliche wird über das Einreichen deines Stundenzettels informiert und du erhältst ebenfalls eine Benachrichtigung, wenn dein Stundenzettel genehmigt/abgelehnt wurde.
Sollte es zu einer Ablehnung kommen, findest du eine Bemerkung zu dem Grund der Ablehnung. Bearbeite deine Zeiten einfach wie oben beschrieben und reiche sie erneut ein.
Unten rechts kannst du deinen Stundenzettel als csv-Datei exportieren.
Die Datei lässt sich in Excel öffnen, perfekt, um z. B. die Gesamtarbeitszeit eines Monats zu berechnen oder eigene Auswertungen zu machen.Du kannst deine Abwesenheiten direkt im Stundenzettel erfassen.Die Funktion Abwesenheit eintragen findest du oben rechts [button type="primary"][icon name="fa6-solid:calendar-xmark"][/button] direkt neben Alle einreichen.
Stundenzettel bestätigen/ablehnen
Wenn ein Mitarbeiter einen Stundenzettel eingereicht hat, erhältst du darüber eine Benachrichtigung. Klicke auf den Link in der Benachrichtigung, um direkt zum Stundenzettel zu gelangen oder gehe über das Hauptmenü auf Stundenzettel. Wähle oben rechts den entsprechenden Mitarbeiter aus und links den gewünschten Monat.
Du siehst nun rechts am Ende der Kalenderwochen zwei Buttons - grün bestätigen ([button type="primary"][icon name="ep:document-checked"][/button]), rot ablehnen ([button][icon name="ep:document-delete"][/button]). Durch Aufklappen der Kalenderwoche kannst du auch einzelne Tage ablehnen.
Wenn du eine Zeit ablehnst, musst du einen Grund für den Mitarbeiter angeben. Der Mitarbeiter wird über den veränderten Status informiert und muss den Stundenzettel korrigieren und erneut einreichen.
Durch Klicken auf die Kalenderwoche, kannst du alle Informationen zu den Arbeitszeiten einsehen und nur einzelne Tage ablehnen. Du kannst die Zeiten auch wie oben beschrieben bearbeiten. Nachdem du die Zeiten von deinen Mitarbeitern bearbeitet hast, musst du die Zeiten mit [button type="primary"][icon name="ep:upload"][/button] speichern. Mit [button][icon name="ep:close-bold"][/button] kannst du die Bearbeitung rückgängig machen.
