Stell dir vor…

Du startest in den Arbeitstag und hast sofort den Überblick. Du fragst dich nicht erst: Welche Aufträge laufen heute? Wer ist auf welcher Baustelle? Was ist in der Werkstatt gerade zutun und sind eigentlich alle Materialien da?

Alle relevanten Informationen sind an einem Ort gebündelt: Auftragsschritte, Zeiten & Fotos von der Baustelle landen direkt im Auftragsordner. Rückfragen werden weniger, Abstimmungen funktionieren. Änderungen siehst du sofort und sogar das Team weiß schon bescheid.

Die Realität sieht häufig anders aus. Kommt dir folgendes bekannter vor?

Du kommst morgens in den Betrieb und öffnest deine Mails: 17 ungelesene Nachrichten. Dazu kommen drei verpasste Anrufe, zwei WhatsApp-Fotos von der Baustelle („Kannst du damit was anfangen?“) und ein Zettel auf dem Schreibtisch, von dem niemand mehr weiß, wer ihn geschrieben hat.

Ein Mitarbeiter fragt nach dem aktuellen Plan, in der Werkstatt fehlt Material für einen Auftrag und ein Kunde möchte wissen, warum sich der Termin verschoben hat. Noch bevor du den ersten Kaffee hattest, ist schon Stress im Betrieb.

Prozessoptimierung heißt: Bereiche miteinander zu verknüpfen

Der Unterschied zwischen diesen beiden Abläufen liegt nicht an fehlendem Einsatz, sondern an mangelnder Effizienz. In den meisten Handwerksbetrieben laufen verschiedene Prozesse in Werkstatt, Baustelle und Büro oft nicht miteinander, sondern nebeneinander her. Der Mehraufwand, der dadurch entsteht, wird dann von einzelnen Mitarbeitern oder vom Chef selbst kompensiert.

Betriebsabläufe zu optimieren, bedeutet einzelne Arbeitsbereiche so zu verknüpfen, dass Infos genau dort ankommen, wo sie gebraucht werden – automatisch und ohne Verluste von Details.

Eine Handwerkersoftware setzt genau da an: Auftragsverwaltung, Mitarbeiterplanung, Zeiterfassung und Dokumentation werden zu einem durchgängigen Prozess.

Auftragsverwaltung - Die Basis für klare Abläufe

Im Handwerksalltag dreht sich vieles um den Auftrag. Trotzdem liegen Informationen oft verteilt: Termine im Kalender, Details in Mails, Fotos auf dem Handy und Zeiten auf Zetteln.
Eine digitale Auftragsverwaltung im Handwerk sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen strukturiert erfasst und eindeutig zugeordnet werden. Änderungen werden nur einmal vorgenommen und sind sofort für alle sichtbar – so arbeiten Werkstatt, Baustelle und Büro auf demselben Stand und Rückfragen & Informationsverluste werden deutlich reduziert.

Wichtige Infos werden zentral gebündelt:

• Kundendaten und Termine
• Auftragsdetails und Arbeitsschritte
• Dokumente, Fotos und Zeiten

Die digitale Auftragsverwaltung schafft die Grundlage für durchgängige Abläufe im gesamten Betrieb.

Mitarbeiterplanung - transparent & realistisch

Ein Auftrag steht, aber wer arbeitet wann und wo daran?
Eine saubere Mitarbeiterplanung sorgt dafür, dass genau diese Frage klar beantwortet ist. Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Auslastungen werden direkt im Zusammenhang mit den laufenden Aufträgen geplant.

Das Ergebnis:

• realistische Einsatzpläne
• weniger spontane Umplanungen
• mehr Ruhe im Büro und auf der Baustelle

So wird die digitale Mitarbeiterplanung nachvollziehbar, planbar und verlässlich.

Zeiterfassung - direkt im Auftrag, ohne Umwege

Im Handwerk beginnt der Arbeitstag nicht immer am selben Ort. Umso wichtiger ist eine Zeiterfassung, die sich an den Arbeitsalltag anpasst. Für die einen beginnt er in der Werkstatt, für die anderen auf Montage oder im Büro.

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erfassen ihre Zeiten da, wo es los geht - im Betrieb oder mobil von unterwegs. Das Büro sieht sie sofort im Auftrag: ohne Zettel, Excel, oder Nachfragen.

Das schafft Transparenz:

• für die Arbeitszeitnachweise
• für die Nachkalkulation
• für Abrechnungen & Auswertung

Eine verlässliche und objektive digitale Zeiterfassung im Handwerk ist im Handwerk erforderlich. Ein digitales Zeiterfassungssystem unterstützt dabei, diese Anforderungen einfach umzusetzen und entlastet den Handwerksbetrieb im täglichen Ablauf.

Dokumentation & Kommunikation – schafft Verbindung

Ein Foto von der Baustelle sagt oft mehr als ein langer Anruf. Eine strukturierte digitale Dokumentation und eine integrierte Kommunikation sorgen dafür, dass wichtige Informationen, Änderungen und Auftragsfortschritte genau dort festgehalten werden, wo sie hingehören. Außerdem werden sie langfristig gespeichert und sind später abrufbar.

Fotos, Notizen & relevante Infos direkt im Auftrag sorgen für Klarheit:

• bei Rückfragen von Kunden
• bei Abnahmen
• bei interner Abstimmung

Digitale Dokumentation wird damit nicht zur Zusatzarbeit, sondern zum festen Bestandteil eines sauberen Prozesses.

Prozesse optimieren heißt, den Alltag leichter zu machen

Gute Prozessoptimierung lebt nicht von möglichst vielen Funktionen, sondern von sinnvollen Verbindungen. Wenn Werkstatt, Baustelle und Büro nicht mehr getrennt arbeiten, sondern auf derselben Informationsbasis, entsteht ein effizienter Arbeitsalltag - auch an stressigen Tagen.

Eine digitale Handwerkersoftware unterstützt genau dabei: Sie passt sich den bestehenden Abläufen an, statt neue Umwege zu schaffen. Verlässlich in der Werkstatt, mobil auf der Baustelle, übersichtlich im Büro und flexibel genug, um mit dem Betrieb mitzuwachsen.

Wer interne Abläufe intelligent verknüpft, spart Zeit, reduziert Rückfragen und vermeidet typische Fehlerquellen. Schritt für Schritt – vom ersten Auftrag bis zur letzten Dokumentation.
Und genau so entsteht wieder das, was im Handwerk oft zu kurz kommt: Überblick, Planbarkeit und ein entspannterer Arbeitsalltag.

PDFs wie digitale Aufmaßblätter, Lieferscheine, Auftragsdatenblätter oder Pläne sind im Handwerk alltäglich. Sie enthalten viele wichtige Infos – aber oft entstehen Rückfragen, weil Änderungen oder Hinweise nicht direkt im Dokument stehen. Stattdessen werden sie per E-Mail, in eigenen Ordnerablagen auf dem PC, per Telefon oder als handschriftliche Notizen weitergegeben. Dadurch gehen Details leicht verloren.

Mit unserem überarbeiteten PDF-Viewer kannst du jetzt direkt in digitale PDFs schreiben, kommentieren und markieren - ohne diese ausdrucken oder in einem separaten Programm öffnen zu müssen. Kommentare, Hervorhebungen oder kleine Skizzen bleiben im Dokument und sind für alle im Auftrag sichtbar. So bleibt alles zentral in der PDF – genau dort, wo es gebraucht wird.

Typische Anwendungsfälle

PDF-Viewer mit eingebauten Editoren kommen im Handwerksalltag vor allem in folgenden Situationen zum Einsatz:

• Ergänzungen oder Korrekturen auf digitalen Aufmaß- oder Auftragsdatenblättern
• Markierungen auf Konstruktionszeichnungen oder Plänen
• Hinweise auf digitalen Lieferscheinen oder Materiallisten
• Dokumentation von Abweichungen oder offenen Punkten
• Festhalten von Informationen direkt im Dokument statt in separaten Notizen

Für das Vorzeigen oder Herunterladen beim Kunden können die Anmerkungen einfach ausgeblendet werden, sodass nur die unbearbeiteten Dokumentinhalte sichtbar werden.

Einheitlicher Informationsstand und nachvollziehbare Änderungen

Ein großer Vorteil der digitalen PDF-Anmerkungen ist die Transparenz. Alle Änderungen werden direkt im Dokument gespeichert, sodass Büro, Baustelle oder Werkstatt immer dieselbe Version sehen. Das verhindert Missverständnisse, die durch unterschiedliche Dokumentstände entstehen. Rückfragen werden deutlich reduziert, weil jeder sofort nachvollziehen kann, was geändert wurde und warum.

Gerade bei komplexen Projekten ist diese Nachvollziehbarkeit entscheidend. Wenn Wochen später Fragen auftauchen, lässt sich anhand der gespeicherten Kommentare und Markierungen genau erkennen, welche Anpassungen vorgenommen wurden. Das spart Zeit, sorgt für Klarheit und macht die Zusammenarbeit effizienter.

PDFs aktiv in die Auftragsdokumentation einbinden

Mit den Bearbeitungsmöglichkeiten des PDF-Viewers werden digitale PDFs zu einem aktiven Werkzeug im Auftrag. Sie sind nicht mehr nur statische Dateien, die irgendwo abgelegt werden, sondern ein zentraler Bestandteil der Kommunikation und Dokumentation. Durch die Möglichkeit, direkt im Dokument zu arbeiten, entsteht eine saubere und übersichtliche digitale Dokumentation aller relevanten Informationen.

Das gesamte Team hat jederzeit den gleichen Informationsstand – egal ob im Büro oder auf der Baustelle. So lassen sich Aufträge besser nachvollziehen, Fehler vermeiden und Abläufe im Betrieb deutlich effizienter gestalten. Wer heute auf digitale Lösungen setzt, spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität der Arbeit.

Warum das für Handwerksbetriebe so wichtig ist

Gerade im Handwerk, wo viele Dokumente bereits als PDF vorliegen, ob von Zulieferern bereitgestellt, durch Branchensoftware generiert oder einfach nachträglich von der Baustelle eingescannt, ist eine klare Dokumentation entscheidend. Mit digitalen PDF-Anmerkungen entfällt das mühsame Zusammensuchen von Informationen aus E-Mails, Telefonnotizen oder Papierdokumenten. Stattdessen ist alles an einem Ort – übersichtlich und jederzeit verfügbar. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern und Missverständnissen. Ich habe somit eine schnelle und einfache Möglichkeit meinen Betrieb digitaler zu gestalten, ohne meine Prozesse groß umstellen zu müssen.

In einer Branche, in der Termine und Budgets oft eng kalkuliert sind, kann eine einzige falsche Information teuer werden. Digitale Lösungen wie der PDF-Editor helfen, solche Risiken zu minimieren und die Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle oder Werkstatt reibungslos zu gestalten.

Wo gab es im vergangenen Jahr unnötige Rückfragen oder Missverständnisse? Und an welchen Stellen hat die Kommunikation mit dem Kunden mehr Zeit gekostet, als sie eigentlich müsste?

Der Jahresanfang ist ein guter Zeitpunkt, um interne Abläufe zu hinterfragen und neu auszurichten. Gerade im Handwerksalltag zeigt sich schnell, wie eng gute Organisation und funktionierende Kundenkommunikation zusammenhängen. Klare Informationen, transparente Prozesse und eine saubere Dokumentation sorgen nicht nur intern für Struktur, sondern schaffen auch auf Kundenseite Vertrauen. Digitale Lösungen können dabei helfen, Kommunikation einfacher, schneller und nachvollziehbarer zu gestalten.

Typische Herausforderungen

Kommt dir das bekannt vor?

• Der Tag ist voll, die Termine sind eng getaktet und trotzdem klingelt ständig das Telefon. Ein Kunde möchte wissen, wann es losgeht, der nächste fragt nach dem aktuellen Stand, ein dritter hat noch eine Rückfrage zu einer kleinen Änderung. All das kostet Zeit, die oft sowieso schon fehlt.
• Im Büro beginnt die Suche: Wo steht der Auftrag gerade? Wurde die Info schon weitergegeben? Gibt es Fotos vom letzten Einsatz? Dokumentation und Notizen sind nicht sofort griffbereit, währenddessen wartet der Kunde auf eine Antwort.
• Auf der Baustelle sieht es oft ähnlich aus: Unterwegs wurden Absprachen getroffen, Informationen dazu kommen verspätet oder unvollständig an und lassen sich später nur schwer nachvollziehen.

Was all diese Situationen gemeinsam haben: Informationen sind vorhanden, aber nicht dort, wo sie gebraucht werden. Was schnell geklärt sein könnte, zieht sich unnötig in die Länge und sorgt auf beiden Seiten für Unzufriedenheit. Kunden möchten informiert sein, Betriebe möchten effizient arbeiten.

Genau hier entscheidet sich, ob Kundenkommunikation zusätzlichen Aufwand verursacht oder Abläufe spürbar entlastet.

Transparenz durch digitale Auftragsverwaltung

Um diese Fehlerquellen zu reduzieren, braucht es vor allem eines: einen klaren Überblick über laufende Aufträge. Eine digitale Auftragsverwaltung im Handwerk schafft die Grundlage für bessere Kundenkommunikation.

Wenn Aufträge klar strukturiert und in Echtzeit aktualisiert werden, ist jederzeit ersichtlich:

• welcher Auftrag gerade in Bearbeitung ist
• welche Schritte bereits erledigt wurden
• und was als Nächstes ansteht

Diese Transparenz erleichtert nicht nur die interne Abstimmung, sondern gibt auch Kunden Sicherheit. Eine saubere Auftragsplanung im Handwerk hilft dabei, realistische Zeiträume zu kommunizieren und Rückfragen deutlich zu reduzieren.

Klare Abstimmung durch integrierte Kommunikation

Transparente Aufträge sind die Grundlage - funktionieren aber nur dann gut, wenn auch die Kommunikation daran anknüpft.

In der Praxis entstehen Missverständnisse häufig deshalb, weil Informationen über viele Kanäle verteilt sind. Telefonate, E-Mails oder kurze Nachrichten lassen sich im Nachhinein schwer zuordnen, sind nicht vollständig dokumentiert oder für andere Beteiligte nicht einsehbar.

Eine zentrale Kommunikation direkt im Auftrag sorgt dafür, dass Rückfragen, Hinweise oder Änderungen an einem festen Ort festgehalten werden. Das ganze Team hat denselben Informationsstand und weiß jederzeit, wo relevante Absprachen zu finden sind. Das schafft Klarheit, reduziert Rückfragen und erleichtert die Zusammenarbeit - intern wie extern.

Fotodokumentation & Kundenkommunikation

Gerade bei Arbeiten, die erklärungsbedürftig sind oder sich kurzfristig ändern, reicht eine mündliche Abstimmung oft nicht aus. Informationen gehen verloren oder werden unterschiedlich verstanden, intern wie auf Kundenseite.

Die digitale Fotodokumentation schafft hier Klarheit. Arbeitsschritte, Besonderheiten oder abgeschlossene Leistungen werden direkt festgehalten und sind eindeutig nachvollziehbar. Das macht den aktuellen Stand sichtbar, reduziert Rückfragen und dient gleichzeitig als verlässlicher Nachweis.

Durch die digitale Ablage bleiben diese Informationen jederzeit verfügbar und können bei Bedarf schnell wieder aufgerufen werden.

Schnellere Reaktionszeiten durch zentrale Informationen

Wenn alle relevanten Informationen an einem Ort gebündelt sind, lassen sich Kundenanfragen schneller beantworten. Mitarbeiter müssen nicht lange suchen oder Rückfragen weiterleiten, sondern haben direkten Zugriff auf den aktuellen Stand.

Durch die zentrale Verfügbarkeit aller Informationen lassen sich Entscheidungen schneller treffen und Kunden verlässlich informieren.

Kundenkommunikation verbessern heißt Betriebsabläufe optimieren

Gute Kundenkommunikation ist kein zusätzlicher Aufwand, sondern das Ergebnis funktionierender Prozesse. Entscheidend ist Informationen so zu organisieren, dass sie immer dann verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

Der Start ins Jahr 2026 ist eine gute Gelegenheit, Betriebsabläufe zu optimieren. Wer Prozesse klar strukturiert und Informationen transparent dokumentiert, schafft die Basis für bessere Zusammenarbeit, effizientere Abläufe und zufriedenere Kunden.

In vielen Handwerksbetrieben reicht manchmal schon eine hartnäckige Grippewelle oder ein überraschender Wintereinbruch und plötzlich gerät der gesamte Ablauf ins Wanken. Zwei Monteure fallen krankheitsbedingt aus, in der Werkstatt fehlt auch ein Kollege und auf der Baustelle drängt der Kunde auf Fortschritt. Klingt bekannt?

Solche Situationen stressen jeden Betrieb. Termine verschieben sich, Materialien liegen bereit, doch Projekte geraten unter Druck und die Stimmung im Team gleich mit. Man möchte Kunden nicht hängen lassen, das Team nicht überlasten und gleichzeitig alles irgendwie zusammenhalten. Aber spätestens, wenn die Baustelle stillsteht, ist’s oft zu spät, um noch reagieren zu können.

Genau deshalb lohnt sich ein Blick darauf, wie die digitale Organisation im Hintergrund den Handwerksbetrieb entlasten kann: sie sorgt dafür, dass Abläufe auch dann funktionieren, wenn es eng wird.

Wenn Chaos droht, bringt die Software Ordnung rein

Mit einer digitalen Einsatz-, Auftrags- und Kapazitätsplanung lassen, die sich ständig verändernden Situationen im Betrieb viel schneller einschätzen:

• Wer ist verfügbar?
• Welche Projekte haben Priorität?
• Welche Aufgaben können verschoben oder umverteilt werden?
• Welche Kunden müssen informiert werden?

Anstatt sich alle Infos händisch in WhatsApp-Chats, Excel-Tabellen oder auf der klassischen Plantafel zusammensuchen zu müssen, ist in Artesa ein transparentes Bild des aktuellen Stands jederzeit verfügbar. Das hilft nicht nur bei akuten Ausfällen – es macht den gesamten Betrieb krisensicherer.

Typische Engpässe und wie digitale Planung sie entschärft

1. Krankheitswellen oder kurzfristige Ausfälle

Krankmeldungen oder Ausfälle kommen meistens genau dann, wenn der Kalender ohnehin voll ist.

Anstatt chaotisch Zettel, Nachrichten und Telefonate durchzugehen, zeigt dir die digitale Einsatzplanung sofort:

• Wer heute tatsächlich einsatzfähig ist
• Welche Aufträge zwingend besetzt werden müssen
• Welche Aufgaben von anderen übernommen werden können

Über die App erhalten deine Mitarbeiter automatisch die aktualisierten Infos.

2. Urlaub & Feiertage

Eine Situation, die die meisten von euch kennen müssten: Ein Mitarbeiter ist krank, ein anderer hat kurzfristig frei genommen und plötzlich fällt auf: Die Woche ist gar nicht abgedeckt.

Dank digitaler Urlaubs- und Mitarbeiterplanung werden Abwesenheiten im Kalender auf einen Blick sichtbar. Vergessene Anträge oder Lücken gibt es nicht mehr. Kapazitäten lassen sich realistisch einschätzen, bevor es stressig wird.

3. Projekte, die sich unerwartet verlängern

Eine Baustelle zieht sich, weil Material fehlt, ein Problem auftaucht oder der Kunde mehr möchte als zuerst besprochen. Passiert. Nur wird es schwierig, wenn niemand so genau weiß, wo das Team gerade steht.

Durch den Auftragsfortschritt aus der App:

• Siehst du in Echtzeit, wie weit ein Auftrag ist
• Kannst du im Chat schnell nach dem aktuellen Stand fragen
• & Kapazitäten für andere Baustellen frühzeitig freischaufeln

So werden Verzögerungen direkt sichtbar, du kannst rechtzeitig reagieren und flexibel umplanen.

4. Wetterbedingte Verzögerungen

Nicht nur Mitarbeiterbedingte Ausfällen können zu Engpässen führe, auch bei Frost, Starkregen oder Hitze muss oft spontan umgeplant werden. Mit einer digitalen Planung ordnest du Aufträge neu, verschiebst Prioritäten und hältst das Team beschäftigt, ohne jedes Mal den kompletten Wochenplan zu zerreißen.

Dank schneller Kommunikation per App weiß jeder sofort:

Wer fährt wohin? Was ändert sich? Was ist heute wichtig?

Das verhindert Missverständnisse und unnötige Wege.

Checkliste: Wichtige digitale Funktionen für Krisensituationen

Engpässe entstehen nicht nur durch Krankheit oder Urlaub. Sie entstehen auch dann, wenn Informationen fehlen oder überall verstreut liegen. WhatsApp, Notizen, Zurufe, Excel, Kalender… Genau hier entsteht im Alltag der zusätzliche Stress, nicht durch den Ausfall selbst.

Eine digitale Handwerkersoftware wie Artesa nimmt dir entscheidende Punkte im Arbeitsalltag ab:

• ✔ Einsatzplanung: Wer ist verfügbar? Wer kann übernehmen? Welche Projekte brauchen Soforthilfe?
• ✔ Auftragsplanung: Dringende Termine lassen sich nach oben schieben, weniger wichtige nach hinten.
• ✔ Kommunikation: Änderungen kommen direkt per App – ohne Rumtelefonieren oder Missverständnisse.
• ✔ Projektfortschritt: Transparenz, wie weit die Baustellen wirklich sind – wichtig für schnelle Entscheidungen.
• ✔ Kapazitätsübersicht: Sofort sehen, wo Engpässe entstehen und wo noch freie Kapazitäten liegen.
• ✔ Kundeninformation: Mit klaren Infos bleibt der Betrieb professionell, selbst wenn es eng wird.

Digitale Organisation macht Betriebe krisensicher

Engpässe im Team lassen sich nie vollständig verhindern – Chaos schon. Mit einer einfachen Handwerkersoftware wie Artesa kann man sich auf viele Situationen vorbereiten: Abläufe bleiben stabil, Kunden informiert und Projekte im Zeitplan – selbst wenn die halbe Mannschaft ausfällt.

Digitale Werkzeuge entlasten nicht nur den gesamten Betrieb, sondern sorgen dafür, dass ein Betrieb immer handlungsfähig bleibt.

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Montagmorgen, 7 Uhr. Der erste Kaffee dampft, da klingelt schon das Handy:

„Wann seid ihr auf der Baustelle?“

Im Transporter fliegen Stundenzettel herum, im Büro stapeln sich Notizen, und irgendwo fehlt wieder der Lieferschein.

Kommt dir bekannt vor? Geht vielen Betrieben so. Im Handwerk läuft vieles über Routine und genau da verstecken sich oft kleine, aber hartnäckige Zeitfresser.

Zwischen Baustelle, Werkstatt und Büro gehen täglich Minuten (oder Stunden) verloren, die niemand so richtig auf dem Schirm hat.

Wenn der Alltag auf der Baustelle zur Zeitfalle wird

Erst wenn sich Abrechnungen verzögern oder Projekte ins Stocken geraten, wird sichtbar, wie viel Zeit tatsächlich verloren geht. Die gute Nachricht: Mit den richtigen digitalen Werkzeugen, lassen sich diese Zeitfresser leicht identifizieren und beseitigen.

Die 5 größten Zeitfresser im Handwerksbetrieb

1. Zettelwirtschaft und verstreute Infos
   Handgeschriebene Stundenzettel, Materiallisten, Abnahmeprotokolle oder Aufmaßzettel liegen überall: auf dem Schreibtisch, im Transporter oder im Handy. Bis alles beisammen ist, vergeht viel Zeit – und oft fehlen trotzdem Angaben oder es stimmt irgendwas nicht.
   ‍Digitale Lösung:
   Mit einer digitalen Auftragsverwaltung landet alles direkt an der richtigen Stelle. Neben der mobilen Zeiterfassung sind auch digitale Formulare ein echter Zeitgewinn: Bautagesberichte, Aufmaßzettel oder Abnahmeprotokolle lassen sich direkt auf dem Smartphone oder Tablet ausfüllen und digital unterschreiben. Ohne Zettelchaos, doppelte Arbeit oder Datenverlust - für Büro, Baustelle und Ablage.
2. Fehlende oder unvollständige Zeiterfassung
   Nachträge, Zusatzarbeiten oder kurze Einsätze werden oft nur „im Kopf“ notiert oder am Freitag aus der Erinnerung aufgeschrieben. Da rutscht schnell was durch und das sorgt später für Rückfragen, Fehler oder Lücken in der Abrechnung.
   ‍Digitale Lösung:
   Mit einer digitalen Zeiterfassung im Handwerk werden Arbeitszeiten direkt in der Software erfasst: sauber, vollständig und dem richtigen Auftrag zugeordnet. So werden Nachfragen eingespart und alle Zeiten sind lückenlos im System - in Echtzeit und ohne Papierkram.
3. Kommunikationslücken im Team
   Fehlende Infos, unklare Auftragsstände oder Aufgaben führen regelmäßig zu Rückfragen: „Wie lange warst du dort?“, „Hast du das schon erledigt?“ oder „Wo liegt das Protokoll?“
   ‍Digitale Lösung:
   Mit digitaler Kommunikation direkt im Auftrag bleibt jeder im Team auf dem neusten Stand. Fotos, Notizen oder Statusmeldungen zeigen sofort, was erledigt ist und wo’s noch hakt. Das spart Zeit, Nerven und Missverständnisse – im Büro genauso wie draußen auf der Baustelle.
4. Nachträge & Transparenz – wenn der Überblick verloren geht
   Kurzfristige Änderungen gehören im Handwerksalltag einfach dazu. Ein Kunde will spontan etwas dazubuchen, Materialpreise ändern sich oder die Arbeit dauert länger als gedacht. Wenn die aber nicht sofort dokumentiert werden, geht schnell der Überblick verloren.
   ‍Digitale Lösung:
   Eine digitale Handwerkersoftware sorgt dafür, dass Nachträge und wichtige Infos direkt im System erfasst werden können. So kann auf Änderungen schnell reagiert werden, gleichzeitig wird die Auswertung einfacher und du behältst jederzeit den Überblick: Wo entstehen Engpässe? Welche Aufträge laufen rentabel?
5. Doppelte Arbeit durch manuelle Prozesse
   Zeiten oder Auftragsinfos werden oft doppelt erfasst: erst auf Papier, später werden sie im Büro abgetippt und anschließend nochmal geprüft. Das kostet unnötige Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.
   ‍Digitale Lösung:
   Mit einer einfachen Handwerkersoftware werden Daten nur einmal erfasst – mobil, digital und für alle sichtbar. So entfällt das ständige Hin und Her zwischen Baustelle und Büro. Das Ergebnis: weniger Aufwand, weniger Fehler, mehr Überblick

Zeitfresser im Handwerk entstehen dort, wo Informationen fehlen, Wege doppelt gegangen werden oder Abläufe unklar sind. Mit digitalen Tools wie mobiler Zeiterfassung, Auftragsverwaltung oder Dokumentation per App lässt sich das leicht vermeiden.

Wer Prozesse einfach und digital organisiert, schafft Klarheit – für das Team auf der Baustelle, im Büro und beim Kunden. So bleibt mehr Zeit für das, was im Handwerk wirklich zählt: saubere Arbeit, zufriedene Kunden und ein Betrieb, der mitwächst.

Update-Zeit! Version v4.14.0 ist da und bringt jede Menge neue Features und praktische Verbesserungen mit. Im Bereich Plantafel, Standardprozesse und Auftragsverwaltung tut sich einiges. Was genau sich verändert hat und welche smarten Automatisierungen es gibt, erfahrt ihr hier.

Neue Funktionen

kurz und knapp

• Mehr Übersicht: Auftragskärtchen mit mehreren Zeilen
• Sofort erkennen, was wichtig ist: Farbmarkierungen für Auftragskategorien & Verantwortliche
• Schneller arbeiten: Auftrag duplizieren mit erweiterten Optionen
• Automatisierung im Alltag: Standardprozesse für neue Aufträge
• Direkter Einstieg in die Planung: Neuer Arbeitsschrittstatus
• Plus viele weitere kleine, aber clevere Optimierungen

Auftragskärtchen mit mehreren Zeilen

Wie behalte ich bei vielen Projekten den Überblick?

Mehr Infos auf einen Blick: In der digitalen Plantafel und Erfassung können Auftragskärtchen jetzt flexibel angepasst werden. Mit mehreren Zeilen sieht man jetzt auf einen Blick mehr Informationen zum Auftrag.

• In den Einstellungen lässt sich zentral festlegen, welche Infos sichtbar sind.
• Mitarbeiter haben zusätzlich die Möglichkeit, die Ansicht individuell anzupassen.

Das bedeutet: Ihr spart Zeit bei der Suche nach Details und könnt Aufträge schneller einschätzen.

Farbmarkierungen für Auftragskategorien & Verantwortliche Mitarbeiter

Wie optimiere ich meine Auftragsverwaltung?

Damit wichtige Infos sofort erkennbar sind: Sowohl in der klassischen Plantafel als auch in der Kalender- und Mitarbeitertafel werden Auftragskategorien und verantwortliche Mitarbeiter farblich hervorgehoben.

Aufträge clever duplizieren

Wie kann ich ähnliche Aufträge ohne viel Aufwand anlegen?

Mit der bisherigen Funktion konnten Aufträge bereits dupliziert werden – inklusive wichtiger Details wie Kunde, Projekt, Adresse und Arbeitsschritte. Lediglich Termine und Mitarbeiter mussten noch manuell angepasst werden.

Mit dem neuen Update geht das jetzt noch einfacher: Beim Duplizieren werden nun auch Kategorien und Merkmale übernommen. Zusätzlich kann individuell eingestellt werden, ob auch Mitarbeiterzuweisungen und Termine kopiert werden sollen.

Ähnliche Aufträge lassen sich so in wenigen Klicks anlegen, Zeitaufwand und Fehlerquellen werden reduziert und die Auftragsverwaltung läuft deutlich schneller und effizienter.

Automatische Standardprozesse für neue Aufträge

Wie lassen sich wiederkehrende Abläufe im Handwerk automatisieren?

Wenn ihr oft dieselben Abläufe habt, sind die neuen Standardprozesse eine echte Hilfe: Ihr definiert eure typischen Abläufe einmal, und Artesa legt sie automatisch bei jedem neuen Auftrag an.

Dabei könnt ihr unterscheiden zwischen:

• Generelle Standardabläufe für alle Aufträge
• Individuelle Standardabläufe je nach Auftragstyp

Damit starten neue Projekte direkt mit der richtigen Struktur – ohne Mehraufwand.

Arbeitsschrittstatus

Wie spare ich mir unnötige Zwischenschritte in der Auftragsplanung?

Bisher wurden neue Arbeitsschritte automatisch im Status „Entwurf“ angelegt.

Jetzt könnt ihr entscheiden:

• Standard bleibt „Entwurf“
• Oder: Arbeitsschritte werden direkt als „geplant“ gespeichert

So passt sich Artesa noch besser an eure Arbeitsweise an.

Und vieles mehr …

Neben diesen Neuerungen haben wir noch viele kleine Verbesserungen eingebaut:

• Oberflächen und Ansichten können nun je nach Benutzerrolle ein-/ ausgeblendet werden → meldet euch bei Bedarf bei uns
• Die Auftragskategorien wurden in das Kärtchen "Auftrag" verschoben
• In der Zeiterfassung wird nun die Verteilzeit automatisch beendet, wenn man eine Auftragszeit startet
• Arbeitsschritte können jetzt dupliziert werden
• In der Arbeitszeitauswertung gibt es eine neue Spalte: „Dauer“
• Die Plantafel-Ansicht für „Unterminierte Aufträge“ wurde verbessert
• Ab sofort kann das Passwort direkt auf der Login-Seite zurückgesetzt werden

Das waren die neuesten Funktionen im aktuellen September Update – mit den neuen Funktionen spart ihr Zeit, reduziert Fehler und macht eure Auftragsabwicklung ein Stück digitaler. Wir sind gespannt, wie ihr diese Tools in die tägliche Nutzung der Software integriert und freuen uns wie immer auf euer Feedback.

Ein immer wieder aufkommendes Problem im Handwerk: Azubis finden.

Nachwuchs gewinnen ist schwer genug. Noch schwerer ist es, den Einstieg für junge Leute in Betrieben so zu gestalten, dass sie bleiben. Laut Berufsbildungsbericht 2024 des Bundesinstituts für Berufsbildung werden rund 30 % der Ausbildungsverträge frühzeitig wieder aufgelöst.

Wenn du also schon mal einen Azubi verloren hast, bevor er überhaupt richtig angekommen war, bist du nicht allein.

Die gute Nachricht: Genau da wird Digitalisierung im Handwerk schnell zu einem entscheidenden Vorteil. Mit modernen, digitalen Prozessen machst du deinen Betrieb nicht nur attraktiver für junge Leute, du erleichterst auch Einarbeitung, Kommunikation und Organisation.

Warum digitale Arbeitsabläufe im Handwerk entscheidend sind

Die Gen Z ist mit Smartphone, Apps und digitalen Tools groß geworden. Was für viele Betriebe noch Zettelwirtschaft ist, wirkt auf sie unstrukturiert und veraltet. In vielen Handwerksbetrieben läuft der Alltag immer noch nach dem Prinzip: „Das haben wir schon immer so gemacht.“

Was Azubis erwarten – und was sie oft erleben

Die Generation, die jetzt ins Handwerk kommt, ist nicht „unmotiviert“, „faul“ oder „empfindlich“.

Sie ist einfach anders aufgewachsen: mit einfachen Apps statt unklaren Ansagen. Mit Navigation, Planbarkeit, und Erreichbarkeit. Sie ist es gewohnt, dass Informationen schnell und einfach verfügbar sind.

Und dann kommen sie in einen Betrieb, in dem:

• Auftragsdetails und Arbeitsschritte auf der Rückseite vom Lieferschein stehen
• der Chef sich erst an den Auftrag erinnert, wenn der Kunde anruft
• und alle anderen „zu viel zu tun haben“, um dem Neuen irgendwas zu erklären

Wie macht Digitalisierung den Handwerksbetrieb ausbildungsfit?

Digital aufgestellt sein heißt: klare Abläufe und funktioniere Strukturen.

Wenn der Betrieb läuft und die Software mitdenkt, spüren neue Leute das vom ersten Tag an.

Zum Beispiel:

• Wenn ein neuer Azubi in der App sehen kann, welche Baustelle heute dran ist und welche Materialien gebraucht werden - steigt er ganz anders ein.
• Wenn er das Berichtsheft digital ausfüllen kann, statt ständig nach Vorlagen zu fragen – fühlt er sich ernst genommen.
• Und wenn er Aufgaben und zugewiesene Mitarbeiter direkt im Auftrag findet – muss er nicht zum dritten Mal peinlich nachfragen.

Wie oft hast du schon gedacht: „Das hätte ich ihm doch nicht nochmal sagen müssen“?

Aber digitale Arbeitsprozesse helfen auch dir als Arbeitgeber, deinen Job als Ausbilder überhaupt erst richtig zu machen. Wenn dein Handwerksbetrieb sowohl digital als auch organisatorisch aufgeräumt ist, dann hast du:

• Mehr Überblick und Zeit für eine fachliche Ausbildung
• Weniger organisatorischen Stress
• Mehr Kapazität, um dich um den Nachwuchs zu kümmern

Wie viel Zeit geht bei euch gerade für Dinge drauf, die eigentlich klar geregelt sein könnten?

Selbst der motivierteste Azubi braucht Einarbeitung und wenn Aufträge, Zeiten, Urlaube, Dokumentation, Formulare und Co. alle im System sind, statt auf Notizzetteln und im Kopf – dann kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Motivation, gute Führung und Entwicklung in deinem Handwerksbetrieb.

Einmal aufräumen, langfristig profitieren

Kennst du dieses „Wir müssten eigentlich mal… aber wann?“

Geht vielen so. Aber wenn du heute klare digitale Abläufe schaffst, dann hast du langfristig was davon:

• Azubis finden sich schneller zurecht
• Mitarbeiter arbeiten sauberer und effizienter
• Dein Betrieb läuft so, dass du nicht ständig hinterherrennen musst

Denn: wer klare Prozesse hat, kann besser planen, organisieren und kommunizieren.

Checkliste: So optimierst du deine Arbeitsprozesse im Handwerk

• Einsatzplanung digitalisieren: Klare Tages- und Wochenplanung für alle
• Arbeitsabläufe digitalisieren: Kein Chaos mehr morgens im Betrieb
• Auftragsinfos sauber teilen: Jeder weiß, was Sache ist – ohne extra Nachfragen
• Feedback-Tools nutzen: Fortschritte per Chat sehen & Fragen klären
• Berichtsheft, Urlaubsanträge, Zeiten – digital statt Zettelwirtschaft

Azubis suchen nicht nur einen Job – sie suchen Struktur, Klarheit und Perspektive.

Mit digitalen Tools und einfachen Prozessen sorgst du dafür, dass sie vom ersten Tag an gut ankommen und langfristig bleiben.

Lust, deine Azubi-Prozesse aufs nächste Level zu bringen?

Dann schau dir an, wie Artesa dich dabei unterstützen kann – einfach, übersichtlich und direkt einsetzbar.

Ferienzeit. Endlich.

Aber an Abschalten ist nicht zu denken.

Der Kopf rattert: Wer übernimmt nächste Woche die Baustelle? Hat der Kollege die Kundendaten sauber abgelegt? Und was war eigentlich mit dem Angebot, das „dringend vor dem Urlaub“ raus sollte?

Kommt dir bekannt vor?

Im Sommer läuft vieles anders – und oft nicht rund. Entweder brummt der Laden und man kommt kaum hinterher, weil die halbe Mannschaft im Urlaub ist und es an allen Ecken und Enden fehlt. Der “Urlaubsmodus” zieht sich über mehrere Wochen und erst im Herbst geht‘s wieder so richtig in den Normalzustand. Oder es wird Betriebsurlaub gemacht und nur eine kleine Mannschaft hält die Stellung, um wenigstens Angebotsanfragen und dringende Anliegen bearbeiten zu können. Zwischen Urlaubsvertretungen, knappen Teams und wachsendem Papierkram gerät ein Handwerksbetrieb dabei schnell an seine Grenzen.

Doch genau darin steckt eine Chance: Arbeitsabläufe überdenken, Zeitfresser erkennen und den Betrieb digital besser aufstellen. Wer sich ein bisschen Zeit nimmt, kann mit kleinen Stellschrauben viel bewirken.

Zwischen Baustelle und Büro: Wenn’s klemmt, zeigt sich, was nicht gut läuft

Im Sommer reicht oft ein kleines Problem und schon kracht’s im Ablauf: Der Kollege ist im Urlaub, die Übergabe war lückenhaft, das Angebot liegt irgendwo zwischen Schreibtisch und E-Mail-Postfach. Und dann ruft der Kunde an und fragt: „Wann seid ihr da?“

Klar ist: Wenn alles gleichzeitig passiert, wird’s eng.

Genau dann lohnt sich der Blick auf die eigenen Prozesse. Warum?

Weil das, was in stressigen Phasen nicht funktioniert, oft einfach nicht gut organisiert ist.

Handwerksprozesse digital verbessern - 5 Tipps:

1. Übergaben stressfrei machen Infos zentral und digital festhalten, damit der Kollege direkt übernehmen kann und auf dem aktuellen Stand ist.
2. Nachhaltig dokumentieren Oft gehen Betriebsurlaub oder reduzierte Verfügbarkeiten mit dem Bedenken einher, Umsatz zu verpassen. Mit einer sauberen Dokumentation aller Anrufe, Anfragen oder Zwischenstände in dieser Zeit, kann nach der Pause sofort wieder durchgestartet werden.
3. Mobil und flexibel sein Aufträge, Angebote & Co. in der Cloud nutzen, um auch vom Handy oder Tablet aus alles im Blick zu behalten.
4. Aufgaben vorausschauend terminieren Jeder hat sich seine Pause verdient, daher müssen auch Kunden und Aufgaben mal warten. Mit einer vorausschauenden Planung lassen sich solche Pausen gut abfedern, ohne dass Produktivitätslöcher entstehen.
5. Zeitfresser finden und reduzieren Schon ein paar Klicks weniger sind in der Zeit vor dem Urlaub Gold wert und können viel Stress ersparen.

„Wir haben keine Zeit für sowas“ – genau dann ist’s Zeit

Wenn du denkst: „Für sowas hab ich jetzt echt keinen Kopf“, dann ist das genau das Zeichen, dass was geändert werden muss. Gute Abläufe sollten entlasten, nicht belasten. Und wenn’s brennt, ist die Lösung nicht „weitermachen wie immer“, sondern besser machen.

Wie Artesa bei deinen digitalen Prozessen helfen kann

Bei dem Begriff „Digitalisierung“ sollten bei dir nicht die Alarmglocken schrillen und du musst auch nicht deinen Betrieb komplett umkrempeln, aber kleine Veränderungen können viel ausmachen und dir und deinem Team den Arbeitsalltag leichter machen.

Artesa ist dein digitaler Werkzeugkoffer fürs Handwerk:

• Auftragsdetails digital ablegen & direkt zugänglich machen
• Berichte mobil erfassen – statt WhatsApp-Fotos & Papierchaos
• Urlaub & Abwesenheiten übersichtlich im Kalender organisieren
• Infos & Dokumentation an die richtigen Kollegen weitergeben

→ Alles in einer einfachen App für Handwerker

Sommerpause? Ja. Stillstand? Nein.

Ob bei 35 Grad auf dem Dach oder allein im Büro: Wenn du das Gefühl hast, es läuft nicht rund, dann lohnt sich der Blick hinter die Kulissen.

Wir schauen gern gemeinsam mit dir drauf:

Mit Artesa kannst du den Sommer nutzen, um deinen Betrieb zukunftssicher aufzustellen – mit klaren Abläufen, einfachen Tools und weniger Zettelwirtschaft.

Du willst Artesa ausprobieren oder hast Fragen?

Meld dich einfach – oder starte direkt mit der kostenlosen Testversion.

Auch im Sommer bringt Artesa wieder frischen Wind ins System! Mit dem Juni-Update 2025 haben wir einige spannende Neuerungen an den Start gebracht – vor allem im Bereich Schnittstellen und Terminplanung hat sich einiges getan. Was genau sich verändert hat und warum sich das Update für euch lohnt, erfahrt ihr hier im Überblick.

Neue Funktionen

kurz und knapp

• OpenAPI: Unsere offene Schnittstelle zur einfachen Anbindung externer Tools
• Verbesserte Terminierung: Mehr Flexibilität und Klarheit in der Auftragsakte
• Direkte Auftragserkennung in der Erfassung: Schneller erkennen, worum es geht
• Lexware Office Schnittstelle: Ab sofort offiziell verfügbar
• Plus einige weitere kleine, aber hilfreiche Optimierungen im Handwerkeralltag

OpenAPI

Die offene Schnittstelle zu deinen Tools

Viele Handwerksbetriebe nutzen bereits digitale Tools – doch oft arbeitet jedes für sich. Die Folge? Manuelle Doppeleingaben, unnötiger Zeitaufwand und fehleranfällige Prozesse. Dafür haben wir mit unserem neuen Update eine Lösung entwickelt:

Ab sofort kann Artesa ganz flexibel mit anderen Programmen verknüpft werden. Unsere neue OpenAPI ist eine moderne REST-Schnittstelle, die euch (oder eurem IT-Partner) erlaubt, eigene Systeme, Plattformen oder Webshops direkt mit Artesa zu verbinden. Prozesse sollen automatisiert werden? Daten synchron gehalten oder externe Auswertungen erstellt werden? Mit der neuen offenen Schnittstelle ist das kein Problem mehr.

Für die Einrichtung wird ein IT-Dienstleister oder Entwickler benötigt – von uns gibt’s den Zugang und natürlich Support. Die technische Dokumentation zur Schnittstelle ist auf artesa.de/schnittstellen verfügbar. Zur Nutzung ist ein API-Schlüssel erforderlich, der auf Anfrage von uns zur Verfügung gestellt wird.

HIGHLIGHT (type: info)

Klingt nach genau der richtigen Lösung? Auf unserer Seite zur Rest API gibt’s mehr Infos:

BUTTON {{Artesa REST API}}

Bei Fragen helfen wir auch gerne direkt weiter.

Terminierung in der Auftragsakte

Jetzt noch flexibler

In der Auftragsakte stehen nun deutlich mehr Möglichkeiten und Freiheiten zur Verfügung, um die Planung und Strukturierung der Arbeitsschritte individuell zu gestalten:

• Arbeitsschritte lassen sich jetzt direkt in der Übersicht auf- und zuklappen, auch mehrere gleichzeitig. So kann zwischen einzelnen Aufgaben besser navigiert werden - für mehr Übersicht und schnellere Bearbeitung.
• Bei Aufträgen können Start- und Endtermine unabhängig voneinander bearbeitet werden, die Arbeitstage berechnen sich dann automatisch, und umgekehrt. Je nachdem, ob Startdatum, Enddatum oder Dauer geändert wird, passt sich der Rest jetzt automatisch an – ganz ähnlich wie in Outlook.
• Bei der Aufwandseinstellung kann nun in den Einstellungen selbst festlegt werden, welche Kennzahl fix sein soll (z. B. Dauer, Aufwand, Stunden/Tag). So passt sich die fixierte Zahl immer automatisch an deine Eingabe an.

Auch selten genutzte Einstellungen wie Autofahrt oder Vorwärts-/Rückwärtsterminierung sind nun clever hinter einem Dropdown versteckt, um die Benutzeroberfläche übersichtlich zu halten und den Fokus auf die wesentlichen Einstellungen zu lenken.

Auftragsinformationen in der Erfassung

In der Erfassungsmaske ist nun direkt ersichtlich, zu welchem Auftrag ein Arbeitsschritt gehört – ganz ohne die Auftragsakte öffnen zu müssen. Gerade bei umfangreichen Projekten mit vielen Arbeitsschritten wird so wertvolle Zeit eingespart.

Lexware Office-Schnittstelle

Für alle verfügbar

Nach einer erfolgreichen Beta-Phase ist unsere Schnittstelle zu Lexware Office nun endlich offiziell verfügbar und kann bei Bedarf eingerichtet werden. Durch die Integration von Lexware Office in Artesa können beispielsweise Kunden, Lieferanten und Artikel aus Lexware direkt in Artesa importiert und Daten zentral verwaltet werden.

Interesse an der Integration? Hier gibt’s mehr Infos zur Schnittstelle: Lexware Office und Artesa.

Mit dem Update im Juni machen wir wieder einen großen Schritt in Richtung digitale Effizienz im Handwerk. Durch clevere Funktionen, mehr Übersicht und bessere Verbindungen, könnt ihr weiter eure interne Planung optimieren und Systeme extern anbinden. Wie immer freuen wir uns auf Feedback und stehen für Fragen gerne zur Verfügung.

Wie unsere REST API dein Handwerk digital vernetzt

Deine Buchhaltung läuft über ein anderes Tool, neue Anfragen landen in deinem E-Mail-Postfach oder du nutzt einen Webshop – klingt vertraut?

Dann weißt du sicher auch, wie viel Zeit es kostet, diese Daten jedes Mal aufs Neue manuell ins System zu übertragen.

Mit der neuen REST API von Artesa musst du das nicht mehr: Du verbindest deine Systeme einfach direkt mit unserer Handwerkersoftware – automatisch, sicher und genau so, wie es zu deinem Betrieb passt.

Viele Tools – keine Verbindung?

Montagmorgen, 07:00 Uhr.

Du willst produktiv in die Woche starten und dein Team wartet schon – aber zuerst musst du die Anfragen vom Wochenende ins System tippen um dir einen Überblick zu verschaffen und die Infos fürs nächste Angebot liegen noch irgendwo zwischen E-Mail und Excel.

Das ist Alltag in vielen Handwerksbetrieben: digitale Tools sind da, aber sie arbeiten nicht zusammen.

Das Ergebnis? Jede Anwendung läuft für sich, als Insellösung. Und genau das kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern führt auch häufig zu Fehlern.

Eine REST API ist eine offene Schnittstelle, also im Grunde eine digitale Brücke zwischen zwei Programmen. Sie stellt eine Verbindung für Systeme her, damit diese nahtlos miteinander kommunizieren können. Die API sorgt dann dafür, dass Daten automatisch synchronisiert werden, ohne manuelle Arbeit oder doppelte Erfassung.

Warum wir die API entwickelt haben

Wir bekommen immer wieder die Frage „Könnt ihr eine Schnittstelle zu XYZ bauen?“ Unsere ehrliche Antwort darauf: Würden wir gerne, aber es gibt einfach zu viele Systeme, Tools und Plattformen am Markt.

Aus dem Grund haben wir die Lösung umgedreht. Mit der Artesa REST API geben wir euch als Betrieb die Möglichkeit, die nötigen Verbindungen selbst (bzw. über euren IT-Partner) umzusetzen.

Du musst also nicht mehr warten, bis eine offizielle Schnittstelle existiert und kannst direkt loslegen.

Und das Beste: Du hast die Kontrolle. Du entscheidest selbst, welche Systeme verbunden werden sollen – denn niemand versteht deinen Betrieb, deine Abläufe und deine Ziele so gut wie du selbst.

Was die API für dich möglich macht

Die Rest API eröffnet dir neue Möglichkeiten, um deine digitalen Prozesse zu vernetzen, verbessern und effizienter zu gestalten.

Du kannst zum Beispiel:

• Auftragsanfragen von externen Plattformen automatisch übernehmen
• Eigene Tools oder gewerksspezifische Software direkt mit Artesa verbinden
• Relevante Projektdaten für Auswertungen bereitstellen
• Deine Daten gezielt aus Artesa auslesen (z.B. Kundendaten, Adressen, etc.)
• Automatisierte Abläufe entwickeln (z.B. für Angebots- oder Rechnungserstellung)

Dabei greift die Schnittstelle auf Webstandards zurück, ist also technologieoffen und lässt sich leicht in moderne IT-Infrastrukturen integrieren.

Deine Vorteile im Überblick:

• Keine Insellösungen mehr – die API macht dein System offen für direkte Verbindungen
• Maximale Flexibilität – du entscheidest was angebunden wird
• Zeitersparnis im Alltag – durch automatisierte Datenübertragung
• Weniger Fehlerquellen – keine manuellen Doppeleingaben mehr
• Individuelle Anpassung statt Standardlösungen - kein Warten auf neue Schnittstellen
• DSGVO-konform und sicher – mit kontrollierten Zugriffen und Verschlüsselung
• Support durch unser Team – bei Fragen rund um Einrichtung und Umsetzung

Was du brauchst und wie du startest

Die gute Nachricht zuerst: Du musst kein IT-Profi sein, um die REST API nutzen zu können. Aber du brauchst jemanden der sich damit auskennt, in der Regel einen IT-Dienstleister, Softwarepartner oder einen Entwickler mit API-Erfahrung. Die Anbindung selbst erfolgt über moderne Webstandards und von uns bekommst du alles, was dein technischer Partner dafür braucht: den Zugang zur Einrichtung, eine umfassende technische Dokumentation und natürlich Support durch unser Team.

Wenn du also loslegen willst, brauchst du drei Dinge: Du musst wissen, welche Systeme du verbinden willst - jemanden, der es technisch umsetzt – und uns, die dir den Zugang geben.

Klingt machbar? Ist es auch.

Okay, und wie geht’s jetzt konkret los?

1. Ziel festlegen: Was willst du automatisieren oder verknüpfen?
2. IT-Partner suchen: Ein Dienstleister mit Erfahrung in API-Anbindungen ist ideal. Wir helfen dir gern bei der Suche.
3. Zugang anfordern: Melde dich bei uns – wir statten dich mit allem aus, was dein IT-Partner braucht. Noch keine Artesa Lizenz? Melde dich jetzt bei uns oder starte direkt in eine kostenlose Testphase.
4. Anbindung umsetzen: Dein IT-Partner entwickelt die Schnittstelle nach deinen Anforderungen.
5. Testen & loslegen: Wenn alles läuft, ist dein System dauerhaft automatisiert.

REST API – Deine Schnittstelle: individuell, flexibel, offen

Unsere REST API ist mehr als nur eine technische Anbindung. Sie ist eine wichtige Ergänzung für deinen digitalen Werkzeugkoffer, für effiziente und durchgängige Digitalisierung im Handwerk.

Dank der offenen Struktur musst du dich nicht mehr auf standardisierte Systeme verlassen oder warten bis Schnittstellen gebaut wurden, denn du baust dir, gemeinsam mit deinem IT-Partner, deine Prozesse so wie du sie brauchst.

Wer kennt das nicht?

Ein Team startet direkt auf der Baustelle in den Arbeitstag. Später ruft der Kunde an und möchte wissen, wann genau das Team vor Ort war. Der Kollege ist sich sicher: 7:30 Uhr. Doch im System steht 8:00 Uhr. War das jetzt ein Missverständnis? Ein Zahlendreher? Oder einfach falsch gestempelt?

Oder folgende Situation: Ein Mitarbeiter hat versehentlich auf das falsche Projekt gebucht. Jetzt müssen Zeiten manuell korrigiert werden, Abrechnungen angepasst werden oder im unangenehmsten Fall – der Kunde informiert werden.

Im Arbeitsalltag passieren solche Fehler schnell und gerade in der Zeiterfassung können sie lästige Folgen haben: unklare oder falsche Abrechnungen, Rückfragen, Unsicherheit oder sogar Vertrauensverlust.

Genau hier setzt GPS-gestützte Zeiterfassung an.

Die Arbeitszeiterfassung gehört zum Alltag jedes Handwerksbetriebs und ist entscheidend für eine transparente und korrekte Abrechnung. Die meisten Betriebe setzen dabei bereits auf digitale Lösungen wie RFID-Terminals oder mobile Apps.

Doch was passiert, wenn der Arbeitstag nicht in der Werkstatt beginnt, sondern direkt auf der Baustelle? Wenn Teams unterwegs sind, beim Kunden arbeiten oder von Einsatzort zu Einsatzort wechseln?

Für genau solche Situationen erweitert das GPS-Tracking die Zeiterfassung in Artesa – als Zusatzfunktion für alle, die regelmäßig außerhalb des Betriebsstandorts arbeiten. Nicht zur Kontrolle der Mitarbeiter, sondern als Unterstützung im Arbeitsalltag. Besonders mobile Teams profitieren von der Möglichkeit, Arbeitszeiten unterwegs zuverlässig zu dokumentieren – ohne zusätzlichen Aufwand, dafür mit mehr Nachvollziehbarkeit.

Herkömmliche Zeiterfassung vs. GPS-gestützte Zeiterfassung

Während bei der Zeiterfassung an stationären RFID-Terminals der Ort der Buchung durch das Gerät selbst klar ist (z. B. Büro oder Werkstatt), bietet die GPS-Funktion eine mobile Erweiterung. Mit aktiviertem GPS-Tracking wird beim Ein- und Ausstempeln einmalig der Standort des Geräts erfasst. So können auch die Einsätze „draußen“: auf Baustellen, bei Kundenterminen oder unterwegs sauber dokumentiert werden. Die Standortdaten erscheinen dann automatisch im Stundenzettel des jeweiligen Mitarbeiters und lassen sich mit dem zugehörigen Projekt oder Auftrag verknüpfen.

Warum GPS-Tracking? Typische Probleme und wie man sie verhindert

Viele Betriebe, die ihre Zeiterfassung verbessern wollen, kommen oft mit ganz konkreten Herausforderungen auf uns zu:

• „Ein Kollege hat aus Versehen auf das falsche Projekt gebucht, kann ich das einfach und schnell korrigieren?“
• „Ich war mir sicher, dass das Team heute um 7:30 auf der Baustelle war, aber im System steht 8:00 Uhr. Das passiert oft und ist echt nervig…“
• „Wie kann ich sicherstellen, dass die Einsatzzeiten meiner Mitarbeiter wirklich stimmen?“

Solche Situationen entstehen meist nicht durch bösen Willen, sondern durch Stress, Missverständnisse oder fehlende Tools.

Deshalb bietet das GPS-Tracking gleich mehrere Vorteile:

Mehr Nachvollziehbarkeit bei mobilen Einsätzen

Ob Monteure, Serviceteams oder Mitarbeiter auf wechselnden Baustellen: wer nicht im Betrieb startet, sondern direkt beim Kunden, kann mit GPS-Tracking belegen, wann und wo gestempelt wurde. Das schafft eine transparente Grundlage für interne Abläufe, die Abrechnung und die Kundenkommunikation.

Fehler vermeiden, Klarheit schaffen

Manuelle Nachträge, vergessene Projektzuweisungen oder falsche Einsatzzeiten werden deutlich reduziert. Die Kombination aus Zeit- und Standorterfassung sorgt automatisch für korrekte und lückenlose Stundenzettel, ohne zusätzlichen Aufwand.

Optimierte Einsatzplanung

Die Standortdaten beim Ein- und Ausstempeln zeigen auf einen Blick, wann der Arbeitstag begonnen und geendet hat – ein echter Vorteil für spontane Umplanungen, Folgeeinsätze oder die langfristige Kapazitätsplanung.

Wie funktioniert die Umsetzung in Artesa?

Oben haben wir schon kurz erklärt, was die GPS-gestützte Zeiterfassung ausmacht. Aber wie funktioniert das in Artesa?

Das GPS-Tracking ist direkt in die Zeiterfassung von Artesa integriert – ohne zusätzliche Apps oder Tools. Sobald das Feature aktiviert ist, erfolgt die Standortabfrage automatisch beim Stempeln über die App und funktioniert mit jedem Gerät – egal ob Smartphone oder Tablet, Apple oder Android.

Feature-Highlights

• Standortanzeige im Stundenzettel und auf unserer integrierten Kartenfunktion
• Verknüpfung mit Projekten für klare Zuweisung von Zeiten zu Aufträgen oder Projekten
• Das GPS-Tracking ist flexibel einsetzbar und kann gezielt für einzelne Mitarbeiter aktiviert werden. So lässt sich das Feature schrittweise einführen - ideal für Testphasen oder Teams mit unterschiedlichen Anforderungen
• Datenschutzfreundlich umgesetzt: Die Standortdaten werden ausschließlich im Moment der Buchung erfasst. Mitarbeiter behalten damit die Kontrolle und es entsteht kein dauerhaftes Tracking

Rechtliche Bedingungen: Was gibt es zu beachten?

Für die Zeiterfassung gelten grundsätzlich gesetzliche Vorgaben – das betrifft alle Betriebe, unabhängig von der eingesetzten Methode.

Einen Überblick über die allgemeinen rechtlichen Anforderungen rund um die Zeiterfassung im Handwerk gibt’s in unserem Blog - Arbeitszeiterfassung im Handwerk: Was Betriebe jetzt wissen müssen.

Kommt GPS-Tracking hinzu, sind zusätzlich ein paar Punkte zu beachten, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Transparenz:

Datenschutz & Zweckbindung

GPS-Daten gelten als sensible personenbezogene Informationen. Deshalb muss der Zweck der Erhebung klar sein: In diesem Fall ist das die Zeiterfassung, und nur dafür dürfen die Daten verwendet werden.

Informationspflicht gegenüber Mitarbeiter

Vor dem Einsatz müssen Betriebe ihre Mitarbeiter transparent informieren:

• Welche Daten werden erhoben?
• Wann und wofür?
• Wer hat Zugriff?

Im besten Fall geschieht das über eine Einwilligungserklärung oder eine Betriebsvereinbarung.

Transparenz & Einsicht

Mitarbeiter haben ein Recht darauf ihre erfassten Daten jederzeit einsehen zu können. Das erfüllt jedoch nicht nur die rechtlichen Vorgaben zur Datentransparenz, sondern erhöht auch die Akzeptanz.

Mehr zu den rechtlichen Grundlagen, Vorgaben und Pflichten findet ihr im Bundesdatenschutzgesetz.

Zeiterfassung die einfach funktioniert

Mit der GPS-Zeiterfassung erweitert Artesa die klassische Zeiterfassung um eine effiziente Lösung für mobile Einsätze. Sie ist einfach in den Arbeitsalltag integrierbar, datenschutzfreundlich umgesetzt und bietet echten Mehrwert – für Betriebe, Mitarbeiter und Kunden.

Durch die Kombination aus mobiler App, RFID, und GPS-Tracking entsteht in Artesa ein rundes System der Zeiterfassung, das moderne Handwerksprozesse flexibel unterstützt – ohne unnötige Extraarbeit, aber mit maximaler Transparenz.

Noch Fragen oder Interesse an der Einrichtung der GPS-Zeiterfassung im Betrieb? Dann vereinbare eine kostenlose Demo mit uns. Wir zeigen dir gerne, wie die GPS-gestützte Zeiterfassung in Artesa funktioniert und wie sie deinem Betrieb helfen kann, die Zeiterfassung zu optimieren.

Die Digitalisierung hat das Handwerk längst erreicht und neben fortschrittlichen Tools für Auftragsabwicklung und Projektmanagement folgt nun ein weiterer Schritt Richtung effizienter Verwaltung: die Einführung der E-Rechnung.

Seit dem 1. Januar 2025 sind Betriebe in Deutschland zur E-Rechnung verpflichtet. Aber keine Sorge, im Jahr 2025 müssen Betriebe elektronische Rechnungen erstmal nur empfangen und digital archivieren können, dazu unten aber mehr.

Diese gesetzliche Neuerung stellt für Handwerksbetriebe jedoch nicht nur eine weitere Pflicht dar, sondern bringt auch neue Chancen mit sich – Prozesse werden effizienter und der Verwaltungsaufwand sinkt.

Wie Betriebe davon profitieren und wie Artesa euch dabei unterstützt erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Gesetzliche Anforderungen im Überblick

Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung wird das Ziel verfolgt, Verwaltungsabläufe zu vereinfachen und die Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen.

Damit ihr wisst was auf euch zu kommt, sind hier die wichtigsten Fristen und Regelungen:

• Seit dem 1. Januar 2025: Betriebe müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und digital zu archivieren
• Ab dem 1. Januar 2027: Betriebe sind dazu verpflichtet E-Rechnungen zu versenden. Für Betriebe mit einem jährlichen Umsatz unter 800.000 gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027
• Ab dem 1. Januar 2028: Versand, Empfang und Archivierung von E-Rechnung sind für alle Betriebe verpflichtend.

Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Je früher die Vorbereitung auf die neue Regelung beginnt, desto besser.

Wer digitale Prozesse bereits eingeführt hat, ist hier klar im Vorteil. Für Betriebe, die bislang noch auf überwiegend Papier setzen, bietet die Umstellung eine ideale Möglichkeit, den Einstieg in die Digitalisierung endlich anzugehen.

Aber wie genau funktionieren E-Rechnungen eigentlich?

Eine E-Rechnung ist im Wesentlichen eine strukturierte digitale Datei, die dieselben Informationen wie eine klassische Papierrechnung enthält – jedoch in einem computerlesbaren Format.

Während herkömmliche Rechnungen manuell verarbeitet werden müssen, kann das digitale Format einer E-Rechnung durch automatisierte Prozesse einer entsprechenden Software ausgelesen werden.

Kurz gesagt: eine E-Rechnung ist ein automatisierter Datensatz, der Zeit spart, Fehler reduziert und für eine sichere, digitale Archivierung sorgt – ganz ohne Papierkram.

Praxislösung: Lexware Office und Artesa

Da Lexware Office bereits in vielen Handwerksbetrieben als Buchhaltungssoftware im Einsatz ist, halten wir uns in diesem Abschnitt kurz: Die Kombination von Lexware Office und Artesa macht die Verwaltung noch effizienter, da beide Systeme nahtlos zusammenarbeiten und wertvolle Zeit sparen.

So läufts in der Praxis:

• Kundendaten werden synchronisiert und sind damit überall verfügbar
• Angebote und Auftragsbestätigungen können in Artesa angezeigt werden, wodurch ein neuer Auftrag erstellt werden kann
• Aus der Auftragsakte kann man in Artesa direkt zum passenden Vorgang in Lexware Office springen

Und das sind die Vorteile auf einen Blick:

• Zentrale Datenspeicherung für eine übersichtliche Verwaltung
• Automatisierte Prozesse, die Zeit und Aufwand reduzieren
• Weniger Fehler durch digitale Datensynchonisierung

Durch die Verbindung von Lexware Office und Artesa entsteht eine moderne und leistungsstarke Verbindung, die einfach funktioniert. Wenn du Lexware Office noch nicht nutzt und mehr erfahren möchtest, klicke einfach hier.

Tipps für eine reibungslose Umstellung auf die E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bringt Veränderungen aber auch Chancen für Handwerksbetriebe. Damit die Umstellung reibungslos läuft haben wir für euch einige Tipps zusammengestellt:

1. Prozesse analysieren: Wie werden in deinem Betrieb aktuell Rechnungen erstellt und verwaltet? Gibt es Schwierigkeiten, wo entstehen häufig Fehler oder gibt es Verzögerungen? Welche Arbeitsschritte lassen sich automatisieren damit weniger unnötiger Aufwand entsteht?
2. Mitarbeiter einbinden: Dein Team sollte verstehen, warum es eine Umstellung gibt und welcher Aufwand damit verbunden ist. Interne Workshops oder Schulungen können dabei unterstützen und ein schrittweiser Übergang sorgt für eine stressfreie Umstellung.
3. Schnittstellen nutzen: Da Lexware Office und Artesa Systemübergreifend arbeiten, können Kundendaten automatisch synchronisiert werden, wodurch Angebote und Auftragsbestätigungen in Aufträge umgewandelt werden können. Der Vorteil: Alle Dokumente und Daten sind jederzeit abrufbar.
4. Testläufe durchführen: Um sich mit dem Prozess der E-Rechnung vertraut zu machen, lohnt es sich schrittweise in die Umstellung einzusteigen. So kann man testweise einige Rechnungen im digitalen Format versenden und prüfen, ob alles funktioniert. So kann man auch Fehlerquellen identifizieren und nötige Anpassungen vornehmen und sich Kundenfeedback einholen.
5. Datenschutz beachten: Mit Einführung der E-Rechnung müssen auch die Vorgaben der GoBD eingehalten werden - das bedeutet, dass E-Rechnungen sowohl unveränderbar als auch revisionssicher archiviert werden müssen. Zusätzlich sollten regelmäßige Backups erstellt werden, um Datenverluste zu vermeiden.

Fazit: Mehr Zeit fürs Wesentliche - Digitalisierung im Handwerk nutzen

Auch wenn die E-Rechnung zunächst nur nach einer weiteren gesetzlichen Pflicht klingen mag, ist sie mehr als das – die Einführung der E-Rechnung bietet Handwerksbetrieben die Chance, interne Abläufe effizienter und zukunftssicher zu gestalten. Weniger Papierkram und Verwaltungsaufwand, weniger manuelle Fehler und eine bessere Übersicht über alle Rechnungen und Dokumente sind klare Vorteile der Digitalisierung, die den Arbeitsalltag nicht nur vereinfachen, sondern auch Zeit sparen.

Außerdem: Wer frühzeitig umstellt, vermeidet Stress und profitiert von optimierten Prozessen.

Also ist jetzt der richtige Zeitpunkt zu starten! Prüft eure aktuellen Prozesse, profitiert von den Vorteilen unserer Schnittstellen und macht euren Betrieb digital fit!

Bei Fragen oder wenn ihr Unterstützung braucht, sind wir jederzeit für euch da.

Ob in der Werkstatt, auf der Baustelle oder im Büro – ein reibungsloser Ablauf macht den Arbeitsalltag einfacher. Mit unserem neuen Update im Februar sorgen wir dafür, dass die Planung, Verwaltung und Koordination von Aufträgen und Arbeitszeiten mit Artesa noch effizienter und übersichtlicher wird. Mit weniger Klicks und mehr Überblick sind diese Funktionen der nächste Schritt, um mit Artesa noch mehr wertvolle Zeit zu sparen und Arbeitsprozesse zu optimieren.

Was sich genau geändert hat und welche Neuerungen euch erwarten, erfahrt ihr hier im Blog:

Neue Funktionen

• Mitarbeiterzuweisungen mit Abwesenheitsübersicht: Sofort erkennen, welcher Mitarbeiter verfügbar ist.
• Neue Übersicht für die Zeiterfassung: Alle erfassten Zeiten und Abwesenheiten auf einen Blick.
• Stündliche Abwesenheiten eintragen: Perfekt für Arzttermine, Überstundenabbau oder spätere Starts.
• GPS-Tracking für Zeiterfassung [buttontype="primary"]Geschlossene Beta[/button]: Standort beim Ein- und Ausstempeln erfassen.

Dazu gibt’s noch einige weitere praktische Verbesserungen, die für mehr Übersicht und Flexibilität sorgen. Dazu gehört die Möglichkeit Daten im CSV-Format zu exportieren, Aufgaben direkt in der Erfassung zu den jeweiligen Arbeitsschritten anzuzeigen und Arbeitsschritte in der Plantafel zu duplizieren und auf andere Termine zu verschieben.

Außerdem können jetzt alle Dateien aus der Auftragsakte mit einem Klick heruntergeladen werden und Benachrichtigungen über neue Chat-Nachrichten werden automatisch gesendet. Zusätzlich lassen sich Aufträge in der Plantafel in individuellen Farben darstellen, um die Übersicht zu verbessern und Benachrichtigungen zu Aufträgen werden nur noch für „geplante“ Arbeitsschritte gesendet.

Mitarbeiterzuweisungen mit Abwesenheitsübersicht

Das Problem kennt wahrscheinlich jeder: Mitarbeiter einplanen, nur um später festzustellen, dass sie gar nicht verfügbar sind?

Ab sofort gibt es eine Funktion, die die Zuweisung von Mitarbeitern zu Aufträgen deutlich vereinfacht. Beim Hinzufügen von Mitarbeitern zu einem Auftrag können nun direkt die Abwesenheiten der jeweiligen Mitarbeiter angezeigt werden. So wird das mühsame Abgleichen von Aufträgen und Abwesenheiten überflüssig, denn auf einen Blick lässt sich erkennen, welcher Mitarbeiter für einen Auftrag eingeplant werden kann.

Auch in der Auftragsakte gibt es nun eine übersichtliche Darstellung der Abwesenheiten der eingeplanten Mitarbeiter.

Neue Übersicht für die Zeiterfassung für maximale Effizienz

Die Zeiterfassung wurde im Update ebenfalls verbessert. Gleich zwei wichtige technische Neuerungen sorgen für eine noch einfachere Handhabung:

Neue Übersicht der Zeiterfassung

Mit der neuen Oberfläche lässt sich nun eine komplette Übersicht der erfassten Arbeitszeiten und Abwesenheiten aller Mitarbeiter für einen Tag anzeigen. Diese zentrale Ansicht spart Zeit und ist besonders praktisch fürs Büro, da nicht mehr jeder Stundenzettel einzeln durchgesehen werden muss.

Stündliche Abwesenheiten

Ab sofort können neben den üblichen ganztägigen Abwesenheiten auch stündliche Abwesenheiten erfasst werden – ideal für Arztbesuche, Überstundenabbau oder verspätete Starts. Die Übersicht der stündlichen Abwesenheiten werden selbstverständlich auch im Abwesenheitskalender, der Plantafel und im Stundenzettel angezeigt.

GPS-Tracking bei der ZeiterfassungGeschlossene Beta

Für ausgewählte Kunden startet eine Beta zur GPS-gestützten Zeiterfassung. Mitarbeiter können beim Ein- und Ausstempeln ihren Standort übermitteln. So lässt sich im Stundenzettel nachvollziehen, von welchem Standort aus gestempelt wurde. Diese Funktion ist besonders hilfreich für mobile Teams, die viel unterwegs sind, wie etwas Monteure.

Wenn das interessant für euch klingt und ihr gerne Teil der Beta werden wollt, könnt ihr euch direkt bei uns melden und die neue Funktion in eurem Betrieb testen!

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Weitere Neuerungen und Optimierungen

Neben den großen Neuerungen gibt es noch einige kleinere, aber ebenso wichtige und hilfreiche neue Features, die den Arbeitsalltag mit Artesa noch leichter machen:

CSV-Export für Aufträge, Kunden, Projekte und Arbeitsschritte

Daten können jetzt noch einfacher verarbeitet werden – mit der neuen Export-Funktion lassen sich Aufträge, Kunden, Projekte, Arbeitsschritte und Formulare als CSV-Datei exportieren. Damit können die Daten bequem in Excel oder in andere Systeme importiert und weiter genutzt werden.

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Aufgaben in der Erfassung

Ab sofort werden in der Erfassung auch die zugehörigen Aufgaben zu den jeweiligen Arbeitsschritten angezeigt. Dadurch ist sofort ersichtlich, welche Aufgaben noch offen sind, ohne erst die gesamte Auftragsakte durchsehen zu müssen. Eine praktische Verbesserung für mehr Transparenz und eine bessere Planung.

Arbeitsschritte duplizieren

Arbeitsschritte lassen sich jetzt direkt in der Plantafel duplizieren und mit einem Klick auf einen anderen Termin verschieben. Diese Funktion spart Zeit, besonders bei wiederkehrenden Aufgaben oder ähnlichen Aufträgen.

Alle Dateien aus der Auftragsakte herunterladen

Keine umständlichen Einzel-Downloads mehr – in der Auftragsakte können jetzt alle Dateien auf einmal heruntergeladen werden.

Benachrichtigungen bei neuen Chat-Nachrichten

Bei neuen Chat-Nachrichten wir automatisch eine Benachrichtigung gesendet, sodass keine Nachricht mehr übersehen wird und die Kommunikation im Team immer auf dem neusten Stand bleibt.

Individuelle Farben für Aufträge in der Plantafel

Für eine noch bessere Übersicht können Aufträge jetzt mit individuellen Farben gekennzeichnet werden. Damit lassen sich wichtige oder besondere Aufträge direkt hervorheben und leichter voneinander unterscheiden.

Benachrichtigungen zum Auftrag nur bei „geplanten“ Arbeitsschritten

Um Benachrichtigungen gezielter zu steuern, werden Updates zu Aufträgen nur noch für geplante Arbeitsschritte gesendet, so gibt es weniger Meldungen und nur relevante Informationen kommen an.

Das waren die Highlights des Februar-Updates. Weitere Details findet ihr in der vollständigen Ankündigung auf unserer Website.

Wir hoffen, die neuen Features helfen euch, euren Arbeitsalltag im Handwerk noch effizienter zu gestalten, eure Abläufe zu optimieren und freuen uns wie immer auf Feedback.

Zum Jahresende zieht die Auftragslage in manchen Betrieben noch einmal deutlich an, während andere Betriebe schon mit der rechtzeitigen Vorbereitung für das kommende Jahr beginnen. Ob Endspurt oder eher entspannter Ausklang, die Jahresübergangsphase stellt für viele Unternehmen einen sehr wichtigen Zeitraum dar.

Zeitintensive Abrechnungen, Projektanalysen und die Planung für das kommende Jahr stehen auf dem Plan, neben dem üblichen Tagesgeschäft eine ganze Menge auf einmal. Mit der passenden Handwerkersoftware, die im Arbeitsalltag beispielsweise bei der Einsatzplanung, Zeiterfassung oder Auftragsverwaltung unterstützt, lässt sich auch der Jahreswechsel strukturiert und effizient meistern – besonders im Handwerk, wo Zeit eine wertvolle Ressource ist.

Ein digital organisierter Abschluss des Jahres erleichtert nicht nur die Büroarbeit, sondern bietet auch die Chance, den Betrieb optimal aufs neue Jahr vorzubereiten.

Wie können Rückblick und Analyse helfen den Betrieb zu stärken?

Ein genauer Blick auf vergangene Aufträge und interne Prozesse kann euch enorm helfen, das neue Jahr besser zu planen. Mit der digitalen Verwaltung von Auftragsdaten lässt sich das vergangene Jahr gezielt analysieren. So können Projekte und Prozesse ausgewertet werden, während die Auftragsabwicklung und Rentabilität stets im Blick bleiben. So lassen sich zum Beispiel wirtschaftliche Details, Auftragsplanung und der Einsatz von Ressourcen aller Aufträge einfach nachverfolgen.

Außerdem lässt sich gut nachverfolgen welche Projekte sich besonders gelohnt haben und ob es eher verlustreiche Projekte gab. Für das kommende Jahr kann so abgewogen werden welche Art von Aufträgen sich lohnen und welche Verbesserungspotential aufweisen.

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Ein Beispiel aus der Praxis

Angenommen ein Sanierungsprojekt, das über mehrere Wochen lief, hat im letzten Jahr deutlich mehr Zeit erfordert als ursprünglich geplant. Mithilfe einer digitalen Zeiterfassung und einer lückenlosen Dokumentation der Zwischenstände könnt ihr das Projekt genau analysieren und den Aufwand für ähnliche Projekte künftig besser einschätzen und planen.

Wie sorgt digitale Planung für fehlerfreie Einsatzplanung und optimale Mitarbeiterauslastung?

Die Einsatzplanung stellt in vielen Handwerksbetrieben eine große Herausforderung dar, besonders wenn Aufträge wetterabhängig sind, andere Gewerke beteiligt sind oder kurzfristige Änderungen auftreten. Die digitale Erfassung einer Handwerkersoftware erleichtert diesen Prozess erheblich, indem sie jederzeit einen Überblick über die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter bietet. Wenn plötzliche Änderungen anstehen, kann schnell reagiert werden, Abläufe können flexibel umgesetzt und direkt an das gesamte Team kommuniziert werden.

So lässt sich die Planung für das kommende Jahr gezielt anpassen, sodass alle Mitarbeiter entsprechend ihrer Verfügbarkeiten und Fähigkeiten bestmöglich eingesetzt werden.

Ein Tipp für das kommende Jahr

Der Schlüssel liegt in einem Wochen- oder Monatsplan, der weder überlastet noch unterfordert – und der dennoch flexibel genug bleibt und Pufferzeiten bietet, um auf unvorhergesehene Aufträge zu reagieren. So wird die Einsatzplanung deutlich einfacher und hilft euch, eure Mitarbeiter effektiv und ausgewogen einzusetzen. Im besten Fall können eingetragene Urlaubstage bereits berücksichtigt werden.

Und damit kommen wir zur Zeiterfassung und der Jahresabrechnung

Die Zeiterfassung kann gerade am Jahresende ein echtes Chaos werden – vor allem, wenn alles noch auf Papier läuft. Doch mit der digitalen Zeiterfassung werden Arbeitsstunden automatisch gesammelt und organisiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern gibt euch auch die Möglichkeit, die Lohnabrechnung problemlos zu erledigen. Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung unterstützen euch auch bei einer lückenlosen Abrechnung ganz ohne Papierkram.  Da sämtliche Arbeitsstunden zentral und nachvollziehbar erfasst wurden, lassen sich diese jetzt nämlich auch ganz einfach und präzise auswerten. Das vereinfacht die Jahres- und Lohnabrechnung sowohl für euch als auch für die Verwaltung erheblich. Kein lästiges Suchen nach Zetteln oder ständiges Nachfragen im Team – alle Daten sind verfügbar, wodurch die Abrechnung übersichtlicher aber vor allem auch schneller wird.

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Kundenfeedback

„Statt stundenlang in alten Stundenzetteln zu blättern, reicht jetzt ein Klick auf die Software, um die Zeiten für das gesamte Team im Überblick zu haben – einfacher geht’s nicht!“

Mindestens genauso wichtig: Eine ordentlich geführte Zeiterfassung ermöglicht eine handfeste Grundlage für die auftragsbezogene Nachkalkulation - sei es für einzelne Projekte oder für betriebsinterne Analysen, etwa in Bezug auf spezifische Arbeitsbereiche oder Tätigkeiten.

In welchen Monaten ist besonders viel Zeit für Reklamationen angefallen? In welchen Bereichen meiner Werkstatt ist vielleicht noch Optimierungspotenzial? Wo sind die Engpässe? Eine digitale Zeiterfassung liefert euch wertvolle Einblicke und neue Ansätze zur Verbesserung der Abläufe.

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Tipp für die Jahresabschlussphase

Nutzt den Moment, um Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheitszeiten des vergangenen Jahres zu überprüfen. Wurden alle Urlaubstage genommen? Ist die Erfassung korrekt und vollständig? Gerade rechtlich gesehen ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Urlaubsansprüche korrekt berücksichtigt und verplant wurden.

Eine fehlerfreie Dokumentation der Arbeitszeiten und Abwesenheiten erleichtert nicht nur die Lohnabrechnung, sondern gibt euch auch eine klare Grundlage für die Planung des neuen Jahres.

Bereit fürs neue Jahr? Die wichtigsten Punkte für einen sauberen Neustart

Ein entspannter Jahresabschluss und eine gute Vorbereitung aufs neue Jahr beginnen mit einer ordentlichen Übersicht – dafür haben wir euch eine Checkliste erstellt.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die Handwerksbetriebe unbedingt auf dem Zettel haben sollten:

• Mitarbeitergespräche führen Welche Herausforderungen gab es? Gibt es Optimierungsvorschläge oder Wünsche für das neue Jahr? ➝ Diese Gespräche stärken nicht nur die Bindung, sondern zeigen auch, dass ihr auf die Meinung eurer Leute zählt.
• Projektübersicht aktualisieren Macht eine Übersicht der noch offenen Projekte und plant, welche Projekte direkt im neuen Jahr in Angriff genommen werden. Die Handwerkersoftware hilft euch, den Überblick zu behalten und direkt die richtigen Kapazitäten einzuplanen.
• Urlaubs- und Berufsschulzeiten eintragen Checkt frühzeitig, ob der Jahresurlaub, sowie die Berufsschulzeiten eurer Mitarbeiter im Plan eingetragen sind, damit es im neuen Jahr keine Engpässe gibt und Aufträge reibungslos organisiert werden können.
• Betriebsurlaub festlegen Klärt rechtzeitig gemeinsame Schließzeiten, um Urlaub und Betriebsabläufe optimal zu koordinieren. Außerdem ermöglicht ein abgestimmter Betriebsurlaub sowohl euch als auch euren Kunden, frühzeitig zu planen.
• Geräte und Maschinen checken Winterzeit ist Wartungszeit! Kontrolliert eure Maschinen und Geräte, um sicherzustellen, dass alles einwandfrei ins neue Jahr startet.
• Materialien aufstocken Überprüft eure Materialbestände und sorgt dafür, dass alles vorhanden ist, was für die kommenden Aufträge benötigt wird. So startet ihr stressfrei ins neue Jahr, gut vorbereitet und ohne auf Nachlieferungen für den nächsten Auftrag angewiesen zu sein.
• Feedback für die Handwerkersoftware einholen Was läuft gut? Kommen alle mit der Handwerkersoftware zurecht oder gibt es Verbesserungsbedarf? ➝ Diese Rückmeldungen helfen euch, die Nutzung zu optimieren, sodass die Software im neuen Jahr noch besser auf die Bedürfnisse eures Betriebs abgestimmt ist.

Motivation fürs neue Jahr: Gute Planung spart Zeit und Nerven

Wer bereits auf eine digitale Lösung setzt, kann genau jetzt davon profitieren: Eine präzise Analyse des vergangenen Jahres und eine gezielte Mitarbeiterplanung für das neue Jahr sorgen für eine entspannte Übergangsphase. Ihr habt die Möglichkeit, Engpässe und Optimierungspotenziale zu erkennen und direkt umsetzbare Lösungen zu finden – so startet ihr frisch und gut vorbereitet in das kommende Jahr.

Für all jene, die noch nicht auf eine digitale Lösung umgestiegen sind, könnte jetzt genau der richtige Zeitpunkt sein, diesen Schritt zu wagen. Nach einer erholsamen Weihnachtspause könnt ihr mit der richtigen Handwerkersoftware für Mitarbeiter- und Einsatzplanung, Zeiterfassung und Auftragsverwaltung stressfrei ins neue Jahr starten – ohne die gewohnte Hektik und den Druck von überlasteten Verwaltungsprozessen.

Es gibt Neuigkeiten! Wenn ihr unseren Newsletter abonniert habt, wisst ihr es vielleicht schon: Im Oktober haben wir bei Artesa erneut spannende technische und funktionale Updates eingeführt. Diese Neuerungen machen die Software noch benutzerfreundlicher und flexibler – ideal, um sie perfekt an eure Arbeitsweise anzupassen.

Neue Funktionen

• Arbeitsschrittliste: Mit der neuen Liste behaltet ihr den Überblick über jeden einzelnen Arbeitsschritt in euren Projekten. Die Strukturierung wird dadurch noch präziser und übersichtlicher.
• Projektliste: Alle laufenden Projekte auf einen Blick. Mit dieser Liste könnt ihr eure Projekte einfacher verwalten und priorisieren.
• Merkmale für Aufträge: Definiert individuelle Merkmale für jeden Auftrag, um die Informationen zu euren Aufträgen gezielt zu erweitern.
• Kapazitätsplanung (geschlossene Beta): Die neue Kapazitätsplanung ermöglicht euch eine innovative Planung der Auslastung der Mitarbeiter und Arbeitsbereiche.‍
• Aufträge duplizieren: Ab sofort können Aufträge dupliziert werden – das spart bei ähnlichen Aufträgen eine Menge organisatorischen Aufwand.

Dazu gibt's noch einige kleine Neuerungen und Verbesserungen. Also werft gerne einen Blick auf die neuen Funktionen und entdeckt, wie sie euren Arbeitsalltag erleichtern können!

Arbeitsschrittliste

Mit der neuen Arbeitsschrittliste wird die Planung und Verwaltung mit Artesa noch übersichtlicher und effizienter. Alle Arbeitsschritte lassen sich in einer Tabelle anzeigen und organisieren. Ähnlich wie in der Auftrags- oder Kundenliste können die Spalten individuell ein- und ausgeblendet sowie in der gewünschten Reihenfolge sortiert werden.

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Besonders praktisch sind die umfangreichen Filtermöglichkeiten: Arbeitsschritte können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden, und im Gegensatz zur Auftragsliste ist auch eine Filterung nach Terminen möglich. So werden beispielsweise alle heute fälligen Arbeitsschritte schnell sichtbar.

Die Arbeitsschrittliste bietet somit eine ideale Lösung, um den Überblick über anstehende Aufgaben zu behalten und Arbeitsabläufe optimal zu organisieren.

Projektliste

Nach der Einführung der Arbeitsschrittliste erweitern wir Artesa außerdem um eine weitere spannende Funktion für eine noch bessere Projektübersicht: Mit der neuen Projektliste lassen sich alle laufenden Projekte zentral verwalten. Diese Liste ist ähnlich wie die Auftragsliste aufgebaut, sodass die Bedienung vertraut und einfach bleibt. Auch hier können die Spalten nach Bedarf ein- und ausgeblendet sowie die Projekte gefiltert werden.

Besonders praktisch: Mit einem Klick auf i öffnet sich die Projektakte, in der alle zugehörigen Aufträge des Projekts gesammelt sind. So sind alle wichtigen Details sofort griffbereit und lassen sich schnell einsehen.

Merkmale für Aufträge

Ein weiteres neues Feature sind die Merkmale für Aufträge. Wir wissen, dass die Anforderungen in unterschiedlichen Gewerken sehr vielfältig sind, daher können jetzt für jeden Auftrag individuelle Merkmale festgelegt werden. So lässt sich zum Beispiel angeben, ob ein Auftrag besonders eilt oder spezielle Anforderungen erfüllt werden müssen.

Mit der Einführung der Auftragsmerkmale sind die grundlegenden Listen in Artesa nun komplett: Auftragsliste, Kundenliste, Arbeitsschrittliste und Projektliste bieten alle wichtigen Funktionen für die Verwaltung. In zukünftigen Updates werden diese Listen weiter optimiert und um nützliche Features ergänzt.

Beispiel Gerüstbau

Ein anschauliches Beispiel bietet der Gerüstbau - für Gerüstbauer ist die Quadratmeterzahl des Gerüsts ein zentrales Merkmal. Sobald dieses Merkmal freigeschaltet ist, kann es direkt in der Auftragsakte hinterlegt werden. So lässt sich die Größe des Gerüsts schnell und übersichtlich erfassen. Zusätzlich kann dieses Merkmal auch in der Auftragsliste angezeigt werden, um alle wichtigen Details auf einen Blick verfügbar zu haben.

Kapazitätsplanung

In Zusammenarbeit mit interessierten und ausgewählten Pilotkunden starten wir unsere geschlossene Beta-Phase für die Kapazitätsplanung.

Vielleicht erinnert sich der ein oder andere noch an unseren früheren Artikel zur Kapazitätsplanung mit Artesa. Falls nicht, kein Problem – hier geht’s direkt zum Beitrag: Funktion - K wie… Kapazitätsplanung .

Auf dieser Grundlage haben wir das Feature jetzt deutlich erweitert und optimiert. Durch die Einbeziehung von Erkenntnissen zahlreicher Handwerksbetriebe konnten wir auf den alten Möglichkeiten der Kapazitätsplanung aufbauen und diese gezielt verbessern, um die Bedürfnisse und Herausforderungen des Arbeitsalltags noch besser zu unterstützen.

Die Kapazitätsplanung ist ein leistungsstarkes Feature, das dazu beiträgt, die Auslastung der Mitarbeiter optimal zu planen. Basierend auf den verschiedenen Arbeitsbereichen, den zu erledigenden Aufträgen und verfügbaren Mitarbeitern können die Kapazitäten optimal geplant und verteilt werden, um die Auslastung deines Betriebs zu optimieren.

Die geschlossene Beta-Phase dient dazu, wichtige erste Erfahrungen für die Kapazitätsplanung zu sammeln und das Tool weiter zu optimieren. Besonders sinnvoll ist die Kapazitätsplanung für Betriebe mit 20 oder mehr Mitarbeitern, aber auch kleinere Betriebe mit passenden Strukturen können von der Kapazitätsplanung profitieren.

Wer Interesse an der Teilnahme hat, kann sich direkt bei uns melden. Die Beta-Phase wird über mehrere Updates hinweg laufen, bevor die Kapazitätsplanung schließlich unter einem separaten Preismodell eingeführt wird. Pilotkunden, die in der Entwicklungsphase der Kapazitätsplanung mit uns zusammenarbeiten, erhalten zudem ein exklusives Angebot als Dank für ihre Unterstützung.

Aufträge duplizieren

Abschließend gibt es noch eine letzte aber genauso praktische Neuerung: Aufträge duplizieren. Diese Funktion ist besonders hilfreich für alle, die häufig ähnliche Aufträge bearbeiten. Mit nur wenigen Klicks können die wichtigsten Details wie Kunde, Projekt, Adresse und Arbeitsschritte übernommen werden. Lediglich die Terminierung und die zuständigen Mitarbeiter müssen noch angepasst werden. Damit wird der gesamte Arbeitsablauf vereinfacht und die Auftragsverwaltung deutlich schneller.

Das waren die neuesten Funktionen und Updates in Artesa. Wir sind gespannt, wie ihr diese Tools in die tägliche Nutzung der Software integriert und sie die alltägliche Arbeit erleichtern und freuen uns wie immer auf euer Feedback.

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Im letzten Blog-Beitrag haben wir die rechtlichen Grundlagen der Zeiterfassung für Handwerker erläutert und gezeigt, wie wichtig eine präzise und gesetzeskonforme Dokumentation der Arbeitszeiten ist.

Heute werfen wir einen Blick auf die RFID-Technologie und zeigen, wie sie in Kombination mit Artesa die Zeiterfassung optimieren und Abläufe im Betrieb deutlich vereinfachen kann.

Was ist RFID und wie funktioniert es?

RFID, oder Radio-Frequency Identification, ist eine moderne Technologie, die die Daten über Funkwellen überträgt. Sie besteht aus drei Hauptkomponenten: RFID-Tags, RFID-Lesegeräten und einer Datenverarbeitungssoftware.

RFID-Tags sind kleine Chips, die an Objekten oder Ausweisen angebracht werden. Diese Tags enthalten Identifikationsdaten, die bei Kontakt mit einem RFID-Lesegerät ausgelesen werden. Die Software verarbeitet diese Daten und speichert sie zur weiteren Verwendung.

Vorteile der Zeiterfassung und RFID-Systemen für Handwerksbetriebe

• Automatische und präzise Zeiterfassung: Arbeitszeiten werden automatisch erfasst, was Fehler minimiert und manuelles Eintragen überflüssig macht.
• Zentralisierte Verwaltung: Alle Daten landen direkt im System, gewährleisten einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.
• Komfort: Mitarbeiter müssen sich nicht mit E-Mail und Passwort anmelden, sondern nur ihren Chip an den Reader halten.
• Transparenz: Mitarbeiter können dank des Bildschirmes überprüfen, ob Zeiten korrekt erfasst wurden, welche Aufgaben für den Tag anstehen, wo sie eingeteilt sind und sogar Fortschrittmeldungen abrufen. Außerdem können auch Baupläne, Materiallisten, Konstruktionsdaten sowie allgemeine PDF-Dokumente eingesehen werden.
• Effizienz: Durch die Anzeige der Aufträge am Terminal erfolgt die auftragsbezogene Zeiterfassung automatisch. Dadurch können die Arbeitszeiten für einzelne Aufträge unkompliziert und präzise erfasst werden. Das ermöglicht später eine effizientere und genauere Überprüfung und vereinfacht die Nachkalkulation, sodass diese nicht nur präziser, sondern auch deutlich einfacher und schneller durchgeführt werden kann.
• Sicherheit und Datenschutz: Terminals loggen sich nach 30 Sekunden automatisch ab, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

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RFID und Artesa – wie funktioniert das?

Die erfassten Daten werden direkt in der Zeiterfassung von Artesa angezeigt und fließen automatisch in den Stundenzettel ein, ohne dass zusätzliche manuelle Schritte benötigt werden.

Die Automatisierung der Datenerfassung ermöglicht eine Echtzeiterfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden, spart Zeit und reduziert Fehler sowie administrativen Aufwand. Dies ist besonders vorteilhaft für größere Handwerksbetriebe ab 10 Mitarbeitern, da es Verwaltungsarbeit minimiert und Datenverlust effektiv verhindert.

Dank der übersichtlichen Software, die sowohl mobil auf Tablets oder stationär auf industriefähigen Panel PCs verwendet werden kann, werden die gesammelten Daten in der Artesa-Software direkt angezeigt. Das erleichtert die Überprüfung von Arbeitszeiten und Überstunden, vereinfacht die Nachkalkulation und ermöglicht eine effiziente Zuordnung zu Aufträgen oder Projekten.

Integration von RFID in den Handwerksbetrieb:

Mit dem RFID-System stempeln Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden einfach und effizient ein und aus, indem sie ihren RFID-Tag - Ausweis, Karte oder Schlüsselanhänger - an ein Lesegerät halten.

Der Prozess läuft folgendermaßen ab:

1. Jeder Mitarbeiter im Handwerksbetrieb erhält einen individuellen RFID-Tag.
2. Ein RFID-Lesegerät wird an jedem Bildschirm an den unterschiedlichen Arbeitsplätzen im Betrieb installiert.
3. Mitarbeiter stempeln sich zu Beginn und Ende der Schicht sowie bei Pausen ein und aus und können über den Bildschirm die Zeiten, Aufgaben sowie Fortschritte einsehen.
   Dabei gibt es zwei Hauptmodi: Zum einen das einfache Ein- und Ausstempeln für Beginn, Pause und Ende der Arbeitszeit. Interessanter ist jedoch das Stempeln auf spezifische Aufträge. Das erfolgt, wenn ein Auftrag abgeschlossen und ein neuer begonnen wird. Vor dem Start eines neuen Auftrags verschafft man sich einen Überblick über alle relevanten Dokumente und PDFs, die zum Auftrag hochgeladen wurden, bevor man mit dem Stempeln beginnt.
4. Alle Daten werden automatisch abgespeichert und im System ausgewertet.

Welche Geräte benötige ich für die Nutzung von RFID im Handwerk?

In den letzten Jahren haben wir verschiedene Geräte getestet und dabei teure Industrie-Panel-PCs eingesetzt, die speziell gegen Staub geschützt sind.

Allerdings können diese Geräte technisch oft nicht mehr mit den aktuellen Anforderungen mithalten. Daher empfehlen wir, die schon bestehende Hardware nachzurüsten. RFID-Lesegeräte sind einfach zu beschaffen, kostengünstig und kompatibel mit allen Geräten. Sie funktionieren sowohl mit mobilen Anwendungen auf Android- oder Windows-Tablets als auch mit stationären Windows-PCs.

Basisvariante: Ein einfaches RFID-Lesegerät (ca. 35 € - Stand: 20.01.2026), das an bestehende Computer, Tablets oder Terminals angeschlossen wird.

‍Gerätekompatibilität: Die RFID-Technologie ist unabhängig von den verwendeten Geräten und funktioniert auf allen bekannten Systemen (Android, Apple-IOS, Windows, etc.)

‍Wenn weitere Fragen zum Thema bestehen oder Interesse an der Integration der Arbeitszeiterfassung mit RFID-System in den Betrieb besteht, gerne direkt bei uns nachfragen!

Wie ihr vielleicht schon in unserem Newsletter gelesen habt: Anfang September haben wir wieder einige technische und funktionale Neuerungen bei Artesa an den Start angebracht! Die neue Kundenliste und eine individuell einstellbare Auftragsliste machen die Verwaltung der Stammdaten noch einfacher und geben euch neue Möglichkeiten, Artesa noch individueller an eure Bedürfnisse anzupassen. Neben den beiden Listen nicht zu vergessen: Unsere neue Kartenansicht! Hier bekommt ihr einen ersten Einblick.

Neue Funktionen - kurz und knapp

• Kundenliste: Ab sofort ist eine separate Liste für die Verwaltung deiner Kunden verfügbar.
• Anpassbare Auftragsliste: Mithilfe neuer Einstellungsmöglichkeiten kannst du dir deine Auftragsliste exakt auf deine Bedürfnisse zuschneiden.
• Kartenansicht: Deine Aufträge auf einer Karte anzeigen und Baustellen noch besser planen? – dafür gibt es unsere neue Kartenansicht.

Kundenliste

Mit immer mehr unterschiedlichen Branchen und Herangehensweisen in unserem Kundenstamm lernen auch wir immer wieder neue Sichtweisen und interne Prozesse kennen.

Der eine behält mit Auftragsnummern oder Bezeichnungen den Überblick, für den anderen ist der Name des Kunden während der gesamten Leistungserbringung entscheidend. Oftmals unterscheidet sich diese Herangehensweise sogar schon intern zwischen den einzelnen Abteilungen oder Mitarbeitern - das Büro sieht die Dinge manchmal ganz anders als die Kollegen in der Werkstatt oder auf der Montage.

Unsere neue Ansicht ist ein weiteres kleines Puzzleteil, das sich an der Systematik von Kundenverwaltungsprogrammen, sogenannten Customer-Relationship-Management (CRM)-Programmen, orientiert und damit nicht nur eine neue, umfassendere Übersicht schafft, sondern gleichzeitig die Basis für zukünftige Funktionen bildet, die den Einbezug des Endkunden in unsere Software erleichtert. Einzelne Funktionen von CRM-Programmen oder auch komplette CRM-Programme werden im Handwerk immer beliebter. Insbesondere in Branchen, die überwiegend Privatkunden betreuen. Mehr Absprachen aufgrund steigender individueller Ansprüche, mehr Transparenz durch Bewertungsportale oder auch das Gefühl, hier möchte jemand mit seiner Anfrage nur ein Vergleichsangebot einholen, bringen Faktoren ins Spiel, die die Wichtigkeit einer sauberen Kundendatenlage zeigen. Sei es aus rein organisatorischen Gründen, sei es, um sich einige Monate nach Auftragserledigung noch einmal zu melden und die Kundenbindung zu stärken oder einen Folgeservice anzubieten - dafür sind solche Ansätze gedacht.

Anpassbare Auftragsliste

Software so individuell wie das Handwerk. Das trifft oft auch auf die interne Auftragsverwaltung zu. Jeder hat seine eigenen Herangehensweisen, um seinen Betrieb im Blick zu behalten. Manchmal sind es nur die kleinen Dinge, die diesen Arbeitsalltag erleichtern. Das dachten wir uns auch bei unserer Auftragsliste.

Mit neuen Such-, Filter- und Sortiermöglichkeiten könnt ihr euch nun individuelle tabellarische Ansichten zusammenbauen und kommt noch schneller zum Ziel, wenn ihr Aufträge anlegen oder nach Daten, Terminen oder Kunden suchen wollt.

Kartenansicht

Aufträge möglichst effizient miteinander verknüpfen? Eine Reklamation kommt rein und ich möchte schnell schauen, wer gerade auf der Ecke ist? Für die Einsatzplanung gibt es nun unsere neue Kartenansicht.

Die neue Kartenansicht bietet auf einer interaktiven Karte eine übersichtliche Visualisierung der Einsatzorte aller Aufträge. Auf einen Blick ist es nun möglich zu sehen, welche Mitarbeiter sich in der Nähe eines bestimmten Auftrags oder Kunden befinden. Dies ermöglicht eine schnelle und effektive Zuordnung von Aufträgen und reduziert Fahrzeiten.

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Das Update wird allen aktuellen Nutzern - auch in den Demos - automatisch zur Verfügung gestellt. Also falls noch nicht geschehen, schnell noch anmelden & ausprobieren!

Um den Überblick zu behalten, ist es wichtig, die rechtlichen Anforderungen klar zu verstehen. In diesem Blog-Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die rechtliche Lage und bieten eine übersichtliche Zusammenfassung.

Also was gilt denn nun?

Das Arbeitszeitgesetz legt fest, dass die tägliche Arbeitszeit grundsätzlich 8 Stunden nicht überschreiten darf, in Ausnahmefällen jedoch bis zu 10 Stunden betragen kann, sofern im Durchschnitt über 6 Monate oder 24 Wochen die 8 Stunden eingehalten werden. Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten Pause vorgeschrieben.

Arbeitgeber sind durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) dazu verpflichtet Arbeitszeiten zu dokumentieren, um zu gewährleisten, dass gesetzliche Vorgaben wie Arbeitszeitgrenzen, Pausenregelungen und Überstunden überprüft und eingehalten werden. Dieses Urteil, umgangssprachlich vermehrt auch Stechuhr-Urteil genannt, setzt das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Deutschland durch. Die Aufzeichnungen der Arbeits-, Pausen- und Überstundenzeiten müssen zudem mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden, um bei Bedarf Nachweise erbringen zu können.

Darüber hinaus legt die Europäische Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG) maximale wöchentliche Arbeitszeiten und Ruhezeiten fest, die korrekt dokumentiert werden müssen. Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (Az. C-55/18) hat außerdem klargestellt, dass Arbeitgeber ein objektives und verlässliches System zur Zeiterfassung einrichten müssen. Zusätzlich müssen Arbeitszeiten auch für sozialversicherungspflichtige Zwecke dokumentiert werden, um eine korrekte Abrechnung der Beiträge, einschließlich Überstunden, zu gewährleisten.

Was ist dran an der Pflicht zur digitalen Zeiterfassung im Handwerk?

Mit der Einführung der Zeiterfassungspflicht seit 2022 wird der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) auch durch die elektronische Form der Zeiterfassung erweitert, die ab 2024 verpflichtend werden soll. Dafür vorgesehen sind digitale Zeiterfassungssysteme, Apps und Tabellenkalkulationsprogramme. Aufzeichnungen, die erst nachträglich digitalisiert werden, wie zum Beispiel handschriftlich ausgefüllte Stundenzettel, die eingescannt werden, sind seitdem nicht mehr zulässig.

Die neuen Regelungen beinhalten außerdem unterschiedliche Übergangsfristen, die für die Umstellung auf die digitale Form der Zeiterfassung gelten:

• Für alle Arbeitgeber: ein Jahr
• Für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten: zwei Jahre
• Für Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten: fünf Jahre

Zusätzlich wird festgelegt, dass die tägliche Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden muss. Eine nachträgliche Korrektur fehlerhafter oder versäumter Aufzeichnungen ist zwar möglich, muss jedoch innerhalb von maximal sieben Tagen nach dem jeweiligen Arbeitstag erfolgen. Arbeitnehmer haben zudem das Recht auf eine Kopie ihrer aufgezeichneten Arbeitszeiten.

Good to know

Ausgenommen von der Pflicht zur digitalen Zeiterfassung sind Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Bei tariflichen Beschäftigungsverhältnissen kann zudem die digitale Erfassung durch eine händische Papierform ersetzt werden.

Was bedeutet das denn jetzt konkret für den Handwerksbetrieb?

1. Strikte Einhaltung der Vorgaben und lückenlose Dokumentation
2. Nachweispflicht im Falle einer Kontrolle
3. Einführung eines klaren und transparenten Systems zur Zeiterfassung

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Wie unterstützt Artesa deinen Handwerksbetrieb dabei?

Mit den neuen Vorgaben ist die Zeiterfassung für Handwerker mit Artesa nicht nur praktisch und unkompliziert, sondern auch gezielt darauf ausgelegt, Handwerker bei der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen optimal zu unterstützen.

Die digitale Zeiterfassung ermöglicht es, Arbeitszeiten effizient und präzise zu erfassen, was sowohl die Einhaltung der Vorschriften als auch die Reduzierung des Verwaltungsaufwands erheblich erleichtert. Denn mit Artesa werden Prozesse wie die Dokumentation von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden automatisiert und ermöglichen so eine effiziente, fehlerfreie und verlustfreie Nachweisführung im Falle einer Kontrolle.

Durch die intuitive Benutzeroberfläche von Artesa ist die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter leicht verständlich und sofort einsatzbereit. Das reduziert den Aufwand für die Zeiterfassung, spart viele Stunden Arbeit bei der Nachkalkulation und lässt mehr Raum für wichtige Aufgaben im Betrieb. Artesa sorgt somit nicht nur für die gesetzeskonforme Erfassung, sondern optimiert den gesamten Arbeitsalltag.

Keine Zettelwirtschaft, kein Datenverlust – stattdessen einfache und transparente Software für alle Betriebe.

Wie ihr vielleicht schon in unserem Newsletter gelesen habt: Im Juni bringen wir einige technische und funktionale Neuerungen bei Artesa an den Start! Push-Benachrichtigungen und Erweiterungen im Stundenzettel machen die Nutzung noch einfacher und sorgen für einen reibungslosen Arbeitsalltag. Hier bekommt ihr einen ersten Einblick, mehr Details findet ihr im Handbuch.

Neue Funktionen - kurz und knapp

• Push-Benachrichtigungen: Ab sofort können Benachrichtigungen in Echtzeit auf dem Smartphone oder PC erhalten werden, wenn sich in Artesa etwas ändert.
• Erweiterungen Stundenzettel & Zeiterfassung: mehrere kleine Updates, dazu unten mehr.

Push-Benachrichtigungen

Dass Push-Benachrichtigungen viele Vorteile bieten, steht außer Frage. Ob es darum geht, einen neuen Auftrag zu teilen, der schnell bearbeitet werden muss, kurzfristige Terminänderungen bekanntzugeben oder den dringenden Urlaubsantrag zu bestätigen – ab sofort kommen kurze Benachrichtigungen direkt auf das Smartphone, Tablet oder den PC. Mit unseren neuen Push-Benachrichtigungen werden Ereignisse schnell und einfach geteilt. Dabei haben wir wie immer darauf geachtet, dass dieses Feature unabhängig vom Betriebssystem oder Endgerät funktioniert. Push-Benachrichtigungen können sowohl mobil auf Smartphones und Tablets als auch auf dem PC im Büro aktiviert und von allen Mitarbeitern direkt genutzt werden.

Warum Push-Benachrichtigungen nutzen?

Push-Benachrichtigungen sind perfekt für das Handwerk: Sie liefern wichtige Infos direkt aufs Handy oder Tablet, selbst wenn deine Hände mal nicht frei sind. Du bleibst also immer auf dem Laufenden, ohne die App oder Website öffnen zu müssen.

Auch im Büro gibt es Vorteile: Push-Benachrichtigungen unterstützen bei schnellerer und effizienterer Organisation von Aufgaben, Terminen und Änderungen.

Außerdem sind sie individuell anpassbar und sorgen für eine super schnelle Kommunikation. Du bekommst relevante Infos sofort, wenn du sie brauchst - keine Chance mehr, wichtige Termine oder Änderungen zu verpassen.

Das Beste an Push-Benachrichtigungen? Man kann direkt aus der Benachrichtigung heraus handeln, sei es eine Nachricht lesen, eine Anfrage annehmen oder die App gleich öffnen. Einfach, praktisch und effizient.

Und so einfach gehts mit Artesa:

Über das Mitarbeiterprofil aktiviert man mit nur zwei Klicks die Push-Benachrichtigungen für die gewünschten Funktionen auf Smartphone. Tablet oder PC.

Noch neugierig? Hier geht es zum Handbuch für weitere Infos zum Thema Benachrichtigungen.

Erweiterungen Stundenzettel & Zeiterfassung

"Was bedeutet die digitale Zeiterfassung für mich & meine Mitarbeiter?" - eine Frage, die uns sehr oft gestellt wird.

Die lebhafte Diskussion in unserer Branche über Möglichkeiten, Pflichten und die Einbindung der Mitarbeiter bringt ständig wertvolle Erkenntnisse und Ideen von unseren Kunden und Industriepartnern hervor. Diese integrieren wir laufend in unsere Software. So entsteht eine dynamische Zusammenarbeit, die für uns und unsere Kunden wichtig ist und zukunftsorientiertes Arbeiten ermöglicht.

Da es immer unser Ziel ist, niedrige Hürden für Mitarbeiter zu schaffen und gleichzeitig umfassende Informationen für das Büro bereitzustellen, zählen zum aktuellen Update Erweiterungen des Zeiterfassungssystems.

Unter anderem haben wir die Verknüpfungen zwischen dem Stundenzettel, der Zeiterfassung und den Abwesenheiten verbessert, sowie die Möglichkeit geschaffen, Verteilzeit direkt in Auftragszeit umzuwandeln.

Also kurz gesagt: Mitarbeiter können ab sofort Abkürzungen bei der Zeiterfassung nutzen, um einige Klicks und vor allem Zeit zu sparen.

Das Update wird allen aktuellen Nutzern - auch in den Demos - automatisch zur Verfügung gestellt. Also falls noch nicht geschehen, schnell noch anmelden & ausprobieren!

Steigende Material- und Personalkosten, ein an vielen Stellen unüberschaubar erscheinender bürokratischer Aufwand, digitale Möglichkeiten, die den Wettbewerb verschärfen und Kundenerwartungen verändern - das sind nur einige Faktoren, die nicht in den Händen der Unternehmen liegen, aber Reaktionen und Anpassungen erfordern. Die Fähigkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren und Ressourcen effizient einzusetzen, kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Effizienz ist für Handwerksbetriebe heute wichtiger denn je. In unserem heutigen Beitrag widmen wir uns einem umfangreichen Thema, das oft sehr theoretisch klingt, aber für jeden Handwerksbetrieb von Interesse sein sollte, da bereits mit kleinen Maßnahmen große positive Effekte erzielt werden können: der Prozessoptimierung. Wir werden einen Einblick in die Schritte geben, die notwendig sind, um die Effizienz zu steigern und die Arbeitsabläufe zu verbessern.

Warum braucht es Prozessoptimierung?

Die Prozessoptimierung bezieht sich auf die systematische Verbesserung der Arbeitsabläufe und Prozesse in einem Handwerksbetrieb. Im Kern geht es darum, die Arbeitsabläufe von der Auftragsannahme über die Produktion bis zur Auslieferung bzw. Fertigstellung ganzheitlich zu analysieren, zu bewerten und zu optimieren.

Eine effiziente und kontinuierliche Prozessoptimierung ist das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Handwerksbetriebes. Prozessoptimierung ist natürlich keine neue Erfindung und wird von vielen Betrieben bewusst oder unbewusst meist reaktiv betrieben. Durch eine systematische, regelmäßige und proaktive Analyse und Verbesserung der Arbeitsabläufe können Betriebe ihre Produktivität steigern, Kosten senken, Zeit sparen und letztlich die Kundenzufriedenheit erhöhen. Dabei behalten sie den Überblick über die eigenen Prozesse, erkennen Zusammenhänge und sind besser auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet. Diese optimierten Prozesse sind entscheidend, um den wachsenden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden und langfristig erfolgreich zu sein.

Welche Prozesse können verbessert werden?

Um diese Fragen zu beantworten, musst du dir als Geschäftsführer zunächst bewusst machen, welche Ziele du vorrangig mit der Prozessoptimierung verfolgen willst. Willst du die Arbeit und Kommunikation in deinem Team verbessern? Willst du mehr Umsatz erzielen? Soll dein Team erweitert werden? Oder möchtest du vielleicht einige Arbeitsschritte zukünftig digital abbilden?

Hier einige Überlegungen, welche Prozesse eventuell in deinem Betrieb optimiert werden könnten:

• Angebotsmanagement
• Materialbeschaffung und Lagerung
• Arbeitsplanung und -organisation
• Kommunikation und Dokumentation
• Qualitätskontrolle und -sicherung
• Kundenbetreuung und -feedback
• Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung

Häufige Schwierigkeiten im Arbeitsablauf erkennen

Im Anschluss an die Formulierung deiner Ziele, solltest du schauen, wo es im Betriebsablauf häufig zu Problemen oder Herausforderungen kommt. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es sich empfiehlt, wie folgt vorzugehen:

• Analyse: Erfasse und dokumentiere zunächst alle Arbeitsabläufe und Prozesse in deinem Unternehmen, einschließlich der Interaktionen zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern sowie der genutzten analogen und digitalen Hilfsmittel.
• Identifizierung von Engpässen und Schwierigkeiten: Analysiere daraufhin die erfassten Prozesse auf ineffiziente oder fehleranfällige Bereiche, um Engpässe, Verschwendungen und Herausforderungen zu erkennen: Vielleicht funktioniert die Kommunikation zwischen deinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen nicht optimal? Oder es kommt bei der Arbeitszeiterfassung immer wieder zu Fehlern, die viel Zeit in der weiteren Bearbeitung kosten? Ist möglicherweise die unzureichende Transparenz über den Status der Aufträge ein Problem?
• Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen: Auf Basis der Analyse kannst du nun konkrete Maßnahmen und Strategien entwickeln, um die identifizierten Problemfelder zu beseitigen und die Prozesse effizienter zu gestalten. Dies kann beispielsweise die Einführung neuer Technologien, die Schulung der Mitarbeiter, die Umstrukturierung von Arbeitsabläufen oder die Verbesserung der Kommunikation und Koordination umfassen.
• Implementierung der Maßnahmen: Die entwickelten Verbesserungsmaßnahmen werden umgesetzt und in den Arbeitsalltag integriert. Dies erfordert die Zusammenarbeit aller beteiligten Mitarbeiter und Abteilungen sowie die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen.
• Überprüfung und Anpassung: Die optimierten Prozesse müssen kontinuierlich beobachtet, bewertet und mit ausgewählten Mitarbeitern besprochen werden, um sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse liefern. Beispielsweise können quartalsweise Feedback-Runden eingeführt werden, in denen ein Vertreter aus jedem Arbeitsbereich oder jeder Abteilung teilnimmt. Bei Bedarf solltest du erneute Anpassungen vornehmen, um auf veränderte Anforderungen zu reagieren.

Hilfsmittel

Zur Unterstützung bei der Analyse und Identifizierung von Engpässen und Schwierigkeiten können verschiedene Hilfsmittel eingesetzt werden. Die einfachste Variante sind z. B. kleine Notizzettel. Schreibe auf verschiedenfarbige Zettel die Schritte vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnungsstellung, die verantwortlichen Mitarbeiter, die eingesetzten Hilfsmittel und alles, was dir sonst noch wichtig erscheint. Suche dir eine geeignete Unterlage und ordne die Zettel entsprechend deinen Abläufen. So erhältst du einen einfachen groben Überblick über deinen Betrieb.

Wer direkt digital arbeiten möchte, findet im Internet nach kurzer Recherche einige kostenlose Softwareanwendungen, mit denen man seine Notizen auf digitalen Pinnwänden erstellen oder auch in Flussdiagramme umwandeln kann. Digitale Flussdiagramme sind dann schon etwas anspruchsvoller, eignen sich aber sehr gut, um Zusammenhänge darzustellen und flexibel zu verändern. So einfach das auch klingt, es besteht immer die Gefahr, dass sich Betriebsblindheit einschleicht oder zu oberflächlich oder zu detailliert vorgegangen wird. Daher ist es sinnvoll, diesen Schritt und bereits die Auswahl der Hilfsmittel gemeinsam mit Fachleuten durchzuführen, die bereits Erfahrungen auf diesem Gebiet haben.

Wie Digitalisierung helfen kann

Als langjähriger Begleiter unterschiedlichster Digitalisierungsmaßnahmen in Handwerksbetrieben können wir aus Erfahrung sagen, dass eine Software Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre Prozesse zu optimieren. Mit der Digitalisierung als Werkzeug können du und dein Team effizienter arbeiten, Kosten senken, die Qualität verbessern und letztendlich eure Wettbewerbsfähigkeit stärken.

• Automatisierung von Arbeitsabläufen: Durch den Einsatz digitaler Werkzeuge und Software können wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.
• Effiziente Kommunikation und Planung: Eine spezialisierte Software ermöglicht eine bessere Koordination zwischen den Teammitgliedern und eine effizientere Planung von Projekten und Aufgaben.
• Digitale Auftragsverwaltung: Die Verwendung von Software zur Auftragsverwaltung erleichtert die Verfolgung von Aufträgen von der Angebotsphase bis zur Fertigstellung. Dies ermöglicht eine bessere Organisation und Nachverfolgung von Projekten.
• Mobile Lösungen für unterwegs: Mobile Apps können Handwerkern helfen, von unterwegs aus auf wichtige Informationen zuzugreifen, Arbeitszeiten zu verfolgen, Materialbestellungen aufzugeben und vieles mehr, was die Effizienz steigert und die Produktivität erhöht.
• Analyse und Optimierung: Digitale Tools ermöglichen es, Daten über Arbeitsprozesse, Materialverbrauch, Kundenfeedback usw. zu sammeln und zu analysieren. Auf Basis dieser Daten können Handwerksbetriebe ihre Prozesse kontinuierlich optimieren und ihre Leistung verbessern.

Die Software ist aber nicht allein der Schlüssel zum Erfolg. Mindestens ebenso wichtig sind die Tätigkeiten vor, während und parallel zur Nutzung. Die erfolgreiche Implementierung digitaler Lösungen in Handwerksbetriebe erfordert sorgfältige Planung und strategisches Vorgehen. Zwei zentrale Aspekte sind dabei die schrittweise Einführung von beispielsweise einer Software sowie die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ohne die entsprechenden Prozesse können selbst die fortschrittlichsten digitalen Lösungen nicht effektiv genutzt werden. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter mit der neuen Software vertraut sind und wissen, wie sie diese effizient einsetzen können. Dies schließt nicht nur die Bedienung der Software ein, sondern auch das Verständnis für deren Anwendung im täglichen Arbeitsablauf.

Darüber hinaus ist die Auswahl von passenden Technologien von entscheidender Bedeutung. Handwerksbetriebe sollten Lösungen auswählen, die ihren individuellen Anforderungen und Prozessen entsprechen, anstatt sich von allgemeinen Trends leiten zu lassen. Eine gründliche Bedarfsanalyse und eine enge Zusammenarbeit mit Anbietern können dabei helfen, die richtige Wahl zu treffen und sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft.

Fazit

Die Prozessoptimierung in Handwerksbetrieben ist ein entscheidender Schritt zur Effizienzsteigerung und langfristigen Unternehmensstabilität. Durch eine systematische Analyse, die Identifikation von Engpässen sowie die Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen können Handwerksbetriebe ihre Arbeitsabläufe optimieren und so die Produktivität steigern, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Die Digitalisierung spielt dabei eine zentrale Rolle, indem sie Werkzeuge und Lösungen zur Verfügung stellt, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, die Kommunikation zu verbessern, das Auftragsmanagement zu erleichtern und Daten für die kontinuierliche Optimierung bereitzustellen.

Ausblick

Die kontinuierliche Weiterentwicklung von Technologien und digitalen Lösungen wird die Möglichkeiten zur Prozessoptimierung in Handwerksbetrieben weiter vorantreiben. Zukünftig werden wir verstärkt auf Lösungen setzen, die noch besser auf die individuellen Bedürfnisse und Prozesse der Handwerksunternehmen zugeschnitten sind. Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI), Internet of Things (IoT) und anderen innovativen Technologien wirkt heute an vielen Stellen noch weit weg und ungreifbar, wird die Effizienzsteigerung aber zunehmend beeinflussen. Daher ist es entscheidend, dass sich Handwerksbetriebe kontinuierlich über neue Entwicklungen informieren, diese im Blick behalten und gezielt für ihre Prozessoptimierung nutzen.

In der heutigen digitalen Welt sind Handwerksunternehmen auf effiziente Softwarelösungen angewiesen, um ihre betrieblichen Abläufe zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch während die Auswahl der richtigen Handwerkersoftware zweifellos entscheidend ist, darf man die Bedeutung der passenden Hardware nicht unterschätzen. Die harmonische Integration von Software und Hardware ist der Schlüssel zu einer reibungslosen und effizienten Nutzung – und genau darüber möchten wir heute sprechen.

Warum ist die Auswahl der richtigen Hardware wichtig?

In erster Linie soll die Hardware selbstverständlich einwandfrei funktionieren und einfach zu bedienen sein. Leistungsfähige Geräte, die die spezifischen Anforderungen deines Betriebes erfüllen, sind deshalb unabdingbar. Denn was bringt dir ein Endgerät, das letztlich nicht richtig rundläuft und somit deine Prozesse beeinträchtigt, als sie zu unterstützen?

Dazu kommt, dass deine Hardware auch für die Software deiner Wahl geeignet sein sollte. Denn nicht jede Software läuft auf jedem Gerät gleichermaßen gut. Praktisch ist es, wenn die Software geräteunabhängig funktioniert. Hier kommen sogenannte Progressive Web Apps (PWAs) – wie auch unsere Handwerkersoftware Artesa eine ist – ins Spiel: Diese funktionieren nahezu unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem und sind deshalb auf allen Geräten verfügbar.

Die Vorteile einer Progressive Web App:

• Plattformübergreifend: PWAs funktionieren auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen, wie Desktops, Tablets und Smartphones, unabhängig von der Plattform.
• Responsives Design: PWAs passen sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen und -auflösungen an und bieten somit eine konsistente Benutzererfahrung auf allen Geräten.
• Keine Installation erforderlich: Im Gegensatz zu nativen Apps müssen PWAs nicht aus einem App Store heruntergeladen und installiert werden. Benutzer können sie direkt über den Browser aufrufen und nutzen.
• Schnelle Ladezeiten: PWAs nutzen Caching-Techniken, um schnelle Ladezeiten zu gewährleisten. Dies verbessert die Benutzererfahrung erheblich, da Nutzer nicht auf langsame Netzwerkverbindungen warten müssen.

Grundlegende Hardware-Anforderungen

Zu den grundlegenden Hardware-Komponenten, die für die reibungslose Funktion der Handwerkersoftware erforderlich sind, gehören im Allgemeinen Computer, Tablet und Smartphone. Darüber hinaus ist auch eine zuverlässige Internetverbindung unerlässlich, um Daten nahtlos zu synchronisieren und auf Echtzeitinformationen zugreifen zu können.

Insbesondere in der Werkstatt, aber auch in den Büros, solltest du an eine gute Netzzugänglichkeit denken und blinde Flecken vermeiden. WLAN sollte im besten Fall überall verfügbar sein, damit du deine Endgeräte ortsunabhängig einsetzen kannst. Zudem solltest du Lademöglichkeiten für die mobilen Geräte deiner Mitarbeiter vorsehen. Beispielsweise kannst du ein zentrales Ladeterminal im Büro einrichten, wo alle aus deinem Team ihre Endgeräte eigenständig anschließen können. Positioniere das Terminal bestenfalls so, dass deine Mitarbeiter zwangsläufig an diesem Ort vorbeikommen, damit in hektischen Situationen das Anschließen oder die Mitnahme nicht vergessen werden.

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Ganz wichtig: Mobile Geräte sollten robust sein. Entscheide dich deshalb direkt für Endgeräte, die für eine handwerkliche oder industrielle Arbeitsumgebung gedacht sind, oder schaffe geeignete Schutzhüllen und -folien an. Dazu kommt, dass die Geräte SIM-Karten-Slots enthalten sollten, damit deine Mitarbeiter sie auch unterwegs vollumfänglich nutzen können. Entsprechende Mobilfunk-Verträge gehören ebenfalls dazu.

Im besten Fall solltest du Dienstgeräte beschaffen. Wenn es aber nicht anders möglich ist, als dass deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre privaten Geräte nutzen, stelle hierfür eindeutige Regeln und Rahmenbedingungen auf. Hier beraten wir dich selbstverständlich auch gerne.

Zuletzt sollten du und dein Team immer darauf achten, dass erforderliche Updates durchgeführt werden, damit immer das aktuelle Betriebssystem auf den jeweiligen Geräten installiert ist. So kann eine sichere und reibungslose Verwendung gewährleistet werden.

Empfohlene Hardware für verschiedene Anwendungsbereiche

Je nach Handwerksbranche und Anwendungsbereich variieren die Anforderungen an die Hardware. In der Werkstatt kann ein stationärer Bildschirm inklusive eines PCs an einer zentralen Position sinnvoll sein. Auf diesem Bildschirm könnte zum Beispiel deine Wochen- oder Tagesplanung angezeigt werden, damit euch die morgendlichen Teambesprechungen leichter fallen und deine Mitarbeiter bei Nachfragen einen Anlaufpunkt haben.

Wenn du deine Besprechungen dynamischer gestalten möchtest, kann ein großer Touchbildschirm ein modernes und anschauliches Mittel sein. Derartige Bildschirme können wie herkömmliche Whiteboards, Plantafeln oder Steckkartensysteme verwendet werden, bieten dazu aber den großen Vorteil, dass du sofort Zugriff auf alle relevanten Informationen hast und Änderungen in Echtzeit synchronisiert werden.

Eine weitere Möglichkeit für deine Werkstatt sind sogenannte Panel-PCs (Industrie PCs mit Touchscreen). Diese werden hauptsächlich im industriellen Umfeld eingesetzt, können aber auch in kleineren Werkstätten oder Produktionsstätten sinnvoll sein. Panel-PCs werden in der Regel an mehreren Arbeitsplätzen fest installiert und bieten den Mitarbeitern je nach Ausstattung vielfältige Nutzungsmöglichkeiten, die über einen herkömmlichen Touchscreen oder ein Tablet hinausgehen können.

Vorteile

• Robust & platzsparend
• PC & Touchscreen in einem
• Mit integriertem RFID-Lesegerät, Barcode-Scannern o. ä.

Nachteile

• Oft teurer als “Standard-Geräte”
• Begrenzte Upgrade-Möglichkeiten
• Hoher Reparaturaufwand aufgrund der integrierten Komponenten

Für Handwerker, die viel unterwegs sind, sind mobile Lösungen unverzichtbar. Tablets, Tablet-PCs und Smartphones bieten die Flexibilität und Mobilität, die für die Auftragsbearbeitung und Kommunikation erforderlich sind. Mit diesen Geräten können Monteure und Techniker problemlos auf Kundeninformationen zugreifen, Arbeitsaufträge verwalten, wichtige Daten in Echtzeit aktualisieren und sich beispielsweise die Abnahme direkt vom Kunden unterschreiben lassen. Je nach Betriebsgröße, infrastruktureller Gegebenheiten und Ablauf der Arbeitsprozesse können auch mobile Endgeräte, wie Tablets, in der Werkstatt oder im Büro sinnvoll sein.

Indem du die Hardware an die spezifischen Bedürfnisse deines Gewerks anpasst, maximierst du die Effektivität deiner Handwerkersoftware.

Fazit: Integration von Hardware und Software

Die Auswahl der richtigen Hardware ist ein entscheidender Schritt für Handwerksbetriebe, die ihre betrieblichen Abläufe optimieren möchten. Indem sie die spezifischen Anforderungen ihres Gewerkes berücksichtigen und die passende Hardware auswählen, können Handwerker die Produktivität in ihrem Unternehmen maximieren.

Eine durchdachte Integration von Hardware und Software ist der Schlüssel, um die Leistungsfähigkeit deines Unternehmens zu maximieren und deine Kunden zufrieden zu stellen. Vielleicht könnten außerdem Förderprogramme für Handwerksbetriebe interessant für dich sein.

Unser Tipp zuletzt: Nimm dir die Zeit, die verschiedenen Optionen zu prüfen und sicherzustellen, dass die Hardware die Bedürfnisse deines Handwerksbetriebs optimal erfüllt.

In Zeiten von Digitalisierung und sich wandelnden Marktbedingungen stehen Betriebe vor Herausforderungen, die nicht nur fachliches Können, sondern auch finanzielle Ressourcen erfordern. Damit das Handwerk weiterhin ein wichtiger Motor für Innovation und wirtschaftliche Entwicklung in unserer Gesellschaft bleibt, werden Unterstützungen von Bund, Ländern und der Europäischen Union zur Verfügung gestellt.

Förderprogramme bieten dabei nicht nur finanzielle Anreize, sondern auch die Möglichkeit zur Modernisierung, Qualifizierung und zur Umsetzung nachhaltiger Praktiken. In diesem Beitrag werden wir einen genaueren Blick darauf werfen, wie gezielte Fördermaßnahmen dazu beitragen können, Handwerksunternehmen fit für die Zukunft zu machen.

Förderungen für Digitalisierung im Handwerk

Ob es um die Einführung einer digitalen Auftragsverwaltung, die Optimierung von Lager- und Logistikprozessen oder die Nutzung von Online-Marketingstrategien geht – Fördermittel ermöglichen es Handwerksbetrieben, in die notwendige digitale Infrastruktur zu investieren. Diese Investitionen tragen nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern eröffnen auch neue Geschäftschancen und verbessern die Wettbewerbsfähigkeit.

Es gibt diverse Förderprogramme, die vom Bund, den Ländern oder der Europäischen Union angeboten werden. Sie decken eine Vielzahl von Bereichen ab, darunter:

• Investitionen in innovative Technologien und Maschinen
• Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern
• Modernisierung von Betriebsgebäuden und Infrastruktur
• Förderung von Umweltschutzmaßnahmen und Nachhaltigkeit
• Unterstützung bei der Erschließung neuer Märkte und der Internationalisierung

Ein Leitfaden für die erfolgreiche Nutzung von Fördermitteln

Mithilfe einer durchdachten Herangehensweise und sorgfältigen Planung können Handwerksbetriebe die Vielfalt der verfügbaren Fördermittel optimal nutzen und somit ihre Entwicklung und Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig stärken.

1. Recherche und Planung: Informiere dich über die verschiedenen Förderprogramme auf regionaler, nationaler und europäischer Ebene, die für Handwerksbetriebe verfügbar sind. Besuche Info-Veranstaltungen von regionalen Unternehmerverbänden, Infozentren oder Handwerkskammern.
2. Professionelle Unterstützung: Ziehe Fachleute, Berater oder Institutionen hinzu, die Erfahrung mit Fördermitteln haben. Beispielsweise gibt es kostenlose Erstauskünfte bei Handwerkskammern oder in Kompetenzzentren. Ebenso kannst du Anbieter digitaler Lösungen um Rat fragen.
3. Frühzeitige Beantragung: Achte auf die Antragsfristen und die erforderlichen Unterlagen für die Beantragung von Fördermitteln. Halte dich an die Richtlinien und Vorgaben der Förderprogramme, um deine Chancen auf eine Bewilligung zu maximieren.
4. Sorgfältige Dokumentation: Halte den Fortschritt deines Projekts fest und dokumentiere alle relevanten Informationen und Ausgaben. Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist entscheidend für die spätere Abrechnung und den Nachweis gegenüber den Fördergebern.
5. Nachbereitung und Evaluation: Nach Abschluss des Projekts beurteilst du die Ergebnisse und bewertest den Erfolg. Diese Daten können nicht nur für zukünftige Förderanträge, sondern auch für die interne Optimierung von Prozessen nützlich sein.

Zuletzt noch ein paar allgemeine Tipps unsererseits: Kläre Fragen rechtzeitig im Vorfeld und schildere den jeweiligen Ansprechpartnern möglichst präzise, was du vorhast. Beispielsweise ist bei einigen Förderprogrammen die Beschaffung von Standard-Hard- und Software ohne eindeutigen Projektbezug nicht förderfähig. Die Definitionen findest du üblicherweise in den ergänzenden Hinweisen der Programme. Erkundige dich daher insbesondere im Bereich Hardware im Vorfeld, welche Investitionen förderfähig sind und welche nicht.

Stelle hier immer den bürokratischen Aufwand und deinen Nutzen ins Verhältnis. Bei dem vorangegangenen Beispiel kann es auch eine gute Entscheidung sein, sich nur die Softwarebeschaffung und -einrichtung fördern zu lassen und die Tablets und Smartphones für deine Mitarbeiter separat vom Elektrofachmarkt oder IT-Dienstleister deines Vertrauens zu besorgen.

Herausforderungen bei Digitalisierungsförderungen im Handwerk

Obwohl Fördermittel im Handwerk eine wertvolle Ressource darstellen, sind mit ihnen teilweise Herausforderungen und potenzielle Nachteile verbunden. Eines der größten Hindernisse besteht oft darin, die komplexen Antragsverfahren zu navigieren und alle erforderlichen Dokumente korrekt vorzubereiten. Dies kann zeitaufwändig sein und erfordert oft spezifisches Fachwissen. Darüber hinaus sind einige Förderprogramme möglicherweise auf bestimmte Branchen oder Regionen beschränkt, was die Zugänglichkeit für einzelne Handwerksunternehmen erschweren kann.

Hier eine Auflistung der aktuellen Förderprogramme der einzelnen Bundesländer (Stand: 02.09.2024):

• Baden-Württemberg: Digitalisierungsprämie Plus
• Bayern: Digitalbonus
• Berlin: Transfer BONUS
• Brandenburg: Brandenburgischer Innovationsgutschein
• Bremen: BAB Digitalisierung
• Hamburg: Hamburg Digital
• Hessen: Distr@l | DIGI-Zuschuss
• Mecklenburg-Vorpommern: Digitalisierungsförderung MV
• Niedersachsen: Derzeit keine Förderprogramme bekannt.
• Nordrhein-Westfalen: Mittelstand Innovativ & Digital
• Rheinland-Pfalz: Derzeit keine Förderprogramme bekannt.
• Saarland: Derzeit keine Förderprogramme bekannt.
• Sachsen: Digitalisierung Zuschuss EFRE 2021 bis 2027
• Sachsen-Anhalt: Sachsen-Anhalt Digital
• Schleswig-Holstein: Förderung von Digitalisierungsmaßnahmen in kleinen Unternehmen
• Thüringen: Digitalbonus Thüringen

Hinweis: Alle Angaben ohne Gewähr.

In Förderprogrammen werden üblicherweise Mindest- und Höchstsummen der förderfähigen Ausgaben definiert. Es kann passieren, dass dein Unternehmen theoretisch alle Kriterien der angestrebten Förderung erfüllt, du jedoch mit deiner geplanten Investition die Mindestgrenze nicht erreichen wirst. Deine Investition muss daher einen ausreichend großen finanziellen Umfang besitzen und dein Unternehmen muss die nötige Liquidität für die Umsetzung aufweisen.

Zudem sollte der Faktor "Zeit" als ein potenzielles Problem berücksichtigt werden: Zwischen der Antragstellung und der offiziellen Bewilligung für eine Förderung können mehrere Wochen oder gar Monate vergehen. Für dich ist das natürlich wertwolle Zeit, die du bei einer regulären Durchführung deines Vorhabens nicht abwarten müsstest.

Dazu kommt, dass mit dem Auslaufen von Förderrichtlinien nicht immer sofort klar ist, ob und wann es ein Folge-Förderprogramm geben wird oder welchen Rahmen dieses besitzt. So besteht das Risiko, dass du auf ein Förderprogramm wartest und es kommt einfach nicht. Wenn es dann doch veröffentlicht wird, kann es sein, dass es deine erwarteten Rahmenbedingungen nicht erfüllt.

Finanzspritze für die Digitalisierung: Fördermittel als Anreiz, aber nicht als zwingende Voraussetzung

Fördermittel können eine attraktive finanzielle Unterstützung für dein Digitalisierungsvorhaben sein. Je nach Programm kannst du dir Hardware, Software, Schulungs- und Beratungsleistungen fördern lassen. Bei größeren Investitionen und ausreichend zeitlichem Vorlauf lohnen sich geeignete Programme auf jeden Fall.

Du solltest deine Investitionsentscheidung aber nicht zwingend von den Zuschüssen abhängig machen. Die finanziellen Anreize sollten nur ein weiterer Anstoß für dich sein, deine geplanten Investitionen zu tätigen –, aber definitiv kein Ausschlusskriterium, wenn du sie nicht erhältst. Sollte dein Betrieb für eine Antragsstellung nicht geeignet sein oder solltest du keine Bewilligung für die angestrebte Förderung erhalten, darf das für dich kein Grund sein, nicht in die Zukunft deines Unternehmens zu investieren.

Während du deinen Betrieb digitalisierst, entstehen ständig weitere Ideen, wie du dein Unternehmen und deine Prozesse weiter optimieren kannst. Vielleicht hast du beispielweise beim digitalen Aufmaß angefangen und gemerkt, dass du nun bei der Mitarbeiterplanung oder Dokumentation deiner Projekte nachlegen kannst. Sinnvolle Möglichkeiten für eine Förderung wirst du zukünftig immer finden, auch wenn du aus deiner Sicht bereits gut aufgestellt bist, was die Digitalisierung angeht. Du musst also keine Bedenken davor haben, dein Vorhaben auch ohne eine Förderung durchzuführen.

Wenn man über Digitalisierung im Handwerk spricht, fällt immer wieder der Begriff "Software-Schnittstelle". Doch worum handelt es sich hierbei genau & wozu braucht man sowas eigentlich? Diese und einige weitere Fragen beantworten wir dir in diesem Blog-Artikel. Lass uns gemeinsam herausfinden, was das Implementieren von Software-Schnittstellen bedeutet und welche Rolle sie auf dem Weg zum digitalen Handwerksbetrieb spielen.

Was ist eine Schnittstelle?

Eine Schnittstelle fungiert als Bindeglied zwischen verschiedenen Softwareanwendungen oder Systemen. Sie ermöglicht den Austausch von Daten und Informationen, abhängig von den zugrunde liegenden Plattformen oder Programmen. Durch klug gestaltete Schnittstellen können Handwerksbetriebe unterschiedliche Softwarelösungen miteinander verknüpfen, um ihre Prozesse zu optimieren.

Grundsätzliche Frage: Warum benötige ich eine Schnittstelle?

Ob eine Software-Schnittstelle wirklich gebraucht wird und die richtige Lösung ist, hängt ganz von dem jeweiligen Betrieb ab. Ja, durch die Nutzung von Schnittstellen können Handwerksunternehmen ihre Betriebsabläufe optimieren, Prozesse automatisieren und die Integration neuer Technologien erleichtern. Jedoch ist eine solche Implementierung nicht in jedem Fall sinnvoll und notwendig.

Deshalb solltest du dir vorab folgende Fragen stellen:

• Welche Daten benötige ich in welchem Programm?
• Muss ich überhaupt alle Daten von A nach B bringen?
• Habe ich klare Prozesse im Hintergrund, anhand derer ich einen Datenfluss aufmalen kann?
• Wer kommuniziert wann, wie und mit wem?

Abhängig von den jeweiligen Antworten ist eine Software-Schnittstelle manchmal hilfreich, manchmal aber auch nicht zwingend notwendig. Wenn du zum Beispiel eine digitale Akte aus dem einen System ins andere übertragen willst, da alle Informationen vom Büro in die Werkstatt oder auf die Baustelle gelangen müssen, kann eine Schnittstelle nützlich sein. Willst du hingegen nur eine Nummer (zum Beispiel eine Angebots-, Auftrags- oder Projektnummer) übermitteln, ist nicht unbedingt eine Schnittstelle notwendig. Man sollte diesbezüglich den Aufwand und Nutzen gegeneinander abwägen.

Im Zuge dessen ist es sinnvoll, sich grundsätzlich mit der Konzeption von Softwareanwendungen auseinanderzusetzen. Einerseits gibt es Komplettlösungen, die im Großen und Ganzen alle benötigten Funktionen beinhalten. Andererseits werden auch sogenannte Insellösungen angeboten, die auf eine oder wenige Funktionen spezialisiert sind und mit denen häufig eine Schnittstelle einhergeht.

Vor- und Nachteile von Insellösungen

Vorteile

• Modern & einfache Bedienung
• Flexibel & individuell anpassbar
• Sind auf einige wenige Funktionen spezialisiert
• Löst genau das Problem, das man hat
• Schnittstellen einfach integrierbar

Nachteile

• Man hat mehrere Baustellen
• Ohne Schnittstelle müssen Daten eventuell doppelt gepflegt werden
• Inbetriebnahme benötigt Abstimmungen, um Schnittstelle sauber einzurichten

Zudem kann eine parallele Nutzung von zwei oder mehreren Anwendungen viele Vorteile mit sich bringen. Getreu dem Motto: Besser zwei gute Lösungen mit Daseinsberechtigung nutzen, als so weitermachen wie bisher. Mit der richtigen Strategie und Unterstützung können Handwerksbetriebe die Potenziale von Softwarelösungen optimal nutzen und ihre Unternehmen fit für die Zukunft machen.

Vor- und Nachteile von Komplettlösungen

Vorteile

• Man braucht nur einen Ansprechpartner für die gesamte Software-Landschaft

Nachteile

• Funktionen meist nur oberflächlich
• Oft veraltet & nicht mehr weiterentwickelt
• Viele Funktionen, die man nicht braucht
• Keine/schlechte Schnittstellen
• Große Abhängigkeit zum Softwareanbieter

Hierzu möchten wir noch einmal festhalten: Je älter eine Software ist, desto weniger Schnittstellen hat sie meist. Vor 10 Jahren waren Software-Schnittstellen noch nicht weit verbreitet. Bei modernerer Software ist das meist Standard. Das Alter einer Software ist demnach der beste Indikator, wie aufwendig eine Schnittstelle wird.

Welche Software-Schnittstellen gibt es?

Im Handwerk spielen verschiedene Arten von Software-Schnittstellen eine wichtige Rolle, wobei wir bei Artesa grundsätzlich zwischen zwei grobe Typen unterscheiden: Welche, mit manuellem Aufwand, & automatische Schnittstellen.

Mit manuellem Aufwand:

• Beim händischen Ex- und Import werden alle Daten manuell aus der einen Software exportiert und in eine andere Anwendung importiert.
• Bekannte Formate sind CSV, Excel oder XML.

Diese Methode hat den Vorteil, dass sie sehr einfach ist und sich meist schnell umsetzen lässt. Allerdings kann es hierbei zu Problemen kommen, wenn die Datenstrukturen der beiden Softwarelösungen unterschiedlich sind. Dann ist der Im- und Export nicht mehr so unkompliziert möglich.

Automatische Schnittstelle:

• Diese werden auch APIs (Application Programming Interfaces) genannt.
• Sie erleichtern die systemübergreifenden Datenaustausch üblicherweise über das HTTP-Protokoll.
• Es werden definierte Funktionen und Datenstrukturen bereitgestellt, um die Kommunikation zwischen zwei Anwendungen zu ermöglichen.

Bei diesem Verfahren ist die automatische Übertragung eindeutig ein Pluspunkt. Beachte jedoch, dass du klar definieren musst, welche Daten wirklich übertragen werden sollen. Zudem bist du vom Softwareanbieter abhängig, was zu Schwierigkeiten bei der Fehlerbehebung von Daten führen kann.

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Diese Schnittstellen für Software bieten wir bei Artesa an:

• REST API
• CSV
• Excel
• Lexware Office
• Sage Cloud
• Mosaik
• HubSpot

Klar ist, dass die Auswahl der passenden Schnittstellen entscheidend ist, um eine effiziente Digitalisierung in Handwerksbetrieben zu gewährleisten. Dennoch solltest du dir vorab die Frage stellen: Brauche ich überhaupt eine Schnittstelle?

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Herausforderungen bei der Implementierung von Software-Schnittstellen

So vorteilhaft eine Schnittstelle für Software sein kann, so viele Schwierigkeiten können damit auch einhergehen. Die großen Hürden liegen dabei oft im Implementierungsaufwand: Moderne Lösungen sind offen, allerdings ist man auch immer von dem anderen Softwareanbieter abhängig. Die Integration verschiedener Technologien kann außerdem deshalb zu Problemen führen, wenn die Schnittstellen unterschiedliche Datenformate oder Protokolle verwenden.

Eine sorgfältige Planung und die Zusammenarbeit mit Experten sind entscheidend, um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Wir stehen dir deshalb von Beginn an zur Seite: Angefangen bei der Beratung und Klärung erster Fragen zu möglichen Schnittstellen, über die schrittweise Software-Einführung, bis hin zum fortlaufenden Support.

Und verstehe uns bitte nicht falsch: Viele Lösungen haben ihre Daseinsberechtigung und sind äußerst wichtig, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Zudem ist es vollkommen normal, mehrere Programme gleichzeitig zu nutzen – das ist nicht nur im Handwerk so.

Fazit: Die Schlüsselrolle von Software-Schnittstellen im Handwerk

Insgesamt zeigt sich, dass Software-Schnittstellen einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Modernisierung von Handwerksbetrieben leisten können. Im Optimalfall kommunizieren alle Programme miteinander – jedoch ist das im Handwerk aufgrund traditioneller Softwaregegebenheiten oftmals nicht ganz einfach. Eine Schnittstelle kann daher viel Aufwand bedeuten.

Es ist deshalb empfehlenswert, genau die Software zu suchen, die dich bei der Umsetzung deiner Ziele unterstützt. Denke dabei zukunftsorientiert und schaue, wo deine größten Herausforderungen liegen und welche Programme bereits Lösungen in dieser Richtung entwickeln: Kann man mit der Software Angebote und Rechnungen schreiben? Ist die Anwendung für die Werkstatt oder Montage geeignet? Kann man damit die Arbeitszeiten erfassen? All diese Fragen kannst du bei der Auswahl berücksichtigen.

Zuletzt noch ein Tipp unsererseits: Wenn eine Schnittstelle in einem alten Branchenprogramm nachgearbeitet werden muss, ist das sehr aufwendig. Bevor man sich für den Schritt entscheidet, sollte man sich sicher sein, dass man die Schnittstelle einsetzen möchte. Teste die neue Software deshalb vorher ausgiebig, bevor dein Anbieter mit der Entwicklung der Schnittstelle startet.

Der Einsatz einer speziellen Software für deinen Handwerksbetrieb kann Arbeitsabläufe optimieren, die Verwaltung vereinfachen, die Kommunikation verbessern und somit letztendlich die Produktivität steigern. Oft beginnt die Herausforderung aber bereits bei der Einführung einer Software. Auch wenn du direkt komplett loslegen und positive Ergebnisse sehen möchtest: Eine sehr schnelle und sofort allumfassende Softwareeinführung ist für die meisten Unternehmen nicht der beste Weg.

Wir von Artesa haben bereits zahlreiche Erfahrungen dahingehend gesammelt, wie eine Einführung gut oder auch nicht so gut ablaufen kann. Deshalb empfehlen wir Betrieben, die Softwareeinführung immer schrittweise vorzunehmen. So entsteht Vertrauen innerhalb des Teams und jeder kann sich Stück für Stück an das System gewöhnen. Außerdem hilft es, nicht sofort alle Prozesse in der Software abbilden zu wollen, sondern sich kleine Ziele zu setzen. Stell dir vor, du kaufst dir eine neue moderne Maschine für die Werkstatt oder Baustelle. Was du damit machen möchtest und welche Knöpfe du drücken musst, weißt du ungefähr, aber richtig gearbeitet hast du mit so einem Maschinentyp noch nie. Wie eine solche Schritt-für-Schritt-Einführung aussehen kann, haben wir im folgenden Beitrag für dich zusammengefasst.

Schritt 1: Herausforderungen gemeinsam erkennen und Ziele definieren

Bevor du dich für eine Software entscheidest, ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen deines Betriebs zu betrachten und anschließend entsprechende Ziele zu formulieren, die mit der Softwareeinführung erreicht werden sollen. Dabei können unter anderem folgende Fragestellungen helfen:

• Welche Prozesse können allgemein verbessert werden?
• An welchen Stellen im Arbeitsablauf kommt es immer wieder zu Schwierigkeiten?
• Welche Funktionen sind für deinen Betrieb unerlässlich?

Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schreiben ihre monatlichen Arbeitszeiten auf Zettel und legen dir diese am Monatsende auf den Schreibtisch. Du oder die Verantwortlichen im Büro überprüfen daraufhin alles. Meist kommt es zu Unstimmigkeiten und ihr müsst mit dem jeweiligen Mitarbeiter Rücksprache halten. Wenn dann alles geklärt ist, werden die Zeiten in eine Excel-Tabelle übertragen und für die weitere Verwaltung genutzt. Dieses Vorgehen kostet dich viel Zeit, was du gerne ändern möchtest. Eine Software zur Zeiterfassung erscheint demnach eine sinnvolle Investition zu sein.

Eine gründliche Analyse deiner Prozesse ist deshalb wichtig, weil du und dein Softwareanbieter so am besten geeignete Einstiegspunkte auswählen könnt und ihr auch neben der Software ein gemeinsames Verständnis dafür entwickelt, wie die internen Abläufe momentan aussehen oder zukünftig aussehen sollen. Basierend auf der gemeinsam erarbeiteten Zielsetzung und den unbedingt erforderlichen Funktionen können weitere Schritte besprochen werden.

Schritt 2: Technische Voraussetzungen abklären

Um eine Software überhaupt nutzen zu können, braucht es selbstverständlich auch die entsprechenden Geräte. Zusammen sollte daher zunächst geklärt werden, wie das Programm im Team verwendet werden soll. Hierbei sollte auch die Betriebsgröße berücksichtigt werden. Sollen deine Mitarbeiter jederzeit mit der Software arbeiten oder sie nur zu Arbeitsbeginn bzw. -ende nutzen? Benötigen sie auch von unterwegs Zugriff auf die Anwendung?

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Anschließend kann ermittelt werden, welche technische Ausstattung dafür benötigt wird oder sogar bereits vorhanden ist. Gibt es beispielsweise genügend Dienst-Smartphones für alle Mitarbeiter oder sollen spezielle Monitore in der Werkstatt angebracht werden? Bekommen die Projektleiter Tablets, mit denen sie die Verwaltung für das gesamte Team übernehmen können?

Schritt 3: Bereiche für die Einführungsphase festlegen

Bevor du die Softwarenutzung vollständig auf deinen gesamten Betrieb ausrollst, solltest du mit einer Einführungsphase starten. Lege dafür von Beginn an fest, dass erstmal nur ausgewählte Mitarbeiter einer Abteilung die Software verwenden. Dies können beispielsweise deine Angestellten aus dem Büro sein, bevor dann nach und nach auch Kollegen aus anderen Bereichen dazukommen.

Es empfiehlt sich auch, Testaufträge zu erstellen und diese als Probe durch mehrere Abteilungen laufen zu lassen. So üben deine Mitarbeiter den Umgang mit der Software und gleichzeitig kann herausgefunden werden, an welchen Stellen es noch zu Schwierigkeiten kommt. Ebenso solltest du dir regelmäßig Feedback von den Kollegen einholen, die die Software bereits nutzen. Darauf basierend können Anpassungen vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass die Software optimal genutzt wird.

Schritt 4: Regeltermine mit dem Softwareanbieter vereinbaren

Im nächsten Schritt zur optimalen Softwareeinführung steht die Vereinbarung von Regelterminen mit dem Anbieter im Fokus. Die Einführung findet im Normalfall während des laufenden Tagesgeschäfts statt, darf aber nicht einfach zwischen Tür und Angel durchgeführt werden. Hierbei sollten in einem regelmäßigen Turnus Termine festgelegt werden – anfangs häufiger und mit längerer Nutzung der Software in größeren Abständen. Diese Termine geben dir geregelte Gelegenheiten, Fragen zu stellen und Probleme anzusprechen, um Anpassungen vorzunehmen und so das volle Potenzial der Software auszuschöpfen.

Durch die festgelegten Regeltermine wird eine effiziente und reibungslose Integration der Software in deinen Betriebsablauf gewährleistet, damit du dich wieder voll und ganz auf dein Handwerk konzentrieren kannst.

Schritt 5: Softwareeinführung schrittweise auf weitere Bereiche ausweiten

Wenn du das bisherige Feedback deiner Mitarbeiter berücksichtigt hast und erste Anpassungen im Umgang mit dem System vorgenommen wurden, kannst du die Einführung auf weitere Bereiche ausweiten. Doch denke immer an die Devise: Nicht zu schnell zu viel wollen. Sprich rechtzeitig mit weiteren Mitarbeitern, lass sie wissen, wer bereits mit der Software arbeitet, und sichere auch ihnen Unterstützung zu. Behalte dabei auch die Verfügbarkeiten deiner Kollegen im Blick. Befinden sich vielleicht wichtige Ansprechpartner im Urlaub? Haben deine Mitarbeiter ohnehin schon viel Stress, weil ihr gerade ein neues Großprojekt angenommen habt?

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So kannst du Schritt für Schritt alle Mitarbeiter überzeugen – auch die, die vielleicht immer ein wenig skeptisch waren. Wenn sie sehen, dass die Software immer mehr Anklang in der Firma findet und sich erste Abläufe verbessern, wollen auch sie die Software nutzen.

Ein wichtiger Hinweis unsererseits: Solltet ihr im Betrieb vorher schon eine andere Software genutzt haben, behalte diese zunächst noch im Einsatz. Lasst beide Systeme anfangs parallel laufen und nutzt das neue System erst einmal nur als Ergänzung, bis es vollständig integriert ist.

Schritt 6: Einstellungen regelmäßig überdenken und anpassen

Die Software wächst durch ihre Verwendung, denn manche Abläufe werden so erst richtig eindeutig: Dementsprechend sind Fragen, Anmerkungen und Ideen wichtig, um Anpassungen vornehmen zu können. Wenn du die Leistung der Software beobachtest und die Anwendung kontinuierlich optimierst, stellst du sicher, dass das Programm weiterhin den Anforderungen deines Handwerksbetriebs gerecht wird. Gib dem ganzen Prozess also ein wenig Zeit.

Schritt 7: Fortlaufende Schulungen und Support anbieten

Die erfolgreiche Einführung einer Software erfordert die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter. Biete deinem Team deshalb fortlaufend Unterstützung an und lasse es regelmäßig an Schulungen teilnehmen. Auf diese Art gewährleistest du, dass deine Mitarbeiter das neue digitale Werkzeug effektiv nutzen können und stets auf dem neuesten Stand sind. Ein zuverlässiger Support ist ebenfalls entscheidend, um eventuell auftretende Probleme zeitnah lösen zu können.

Fazit: Die optimale Softwareeinführung für nachhaltigen Erfolg

Die Einführung einer Software in einem Handwerksbetrieb erfordert eine gut durchdachte Herangehensweise. Bei Artesa empfehlen wir eine schrittweise Implementierung, beginnend mit der klaren Betrachtung von Herausforderungen und Zielen. Die Analyse der technischen Voraussetzungen sowie die Festlegung einer Einführungsphase und regelmäßigen Terminen zum Austausch sind entscheidend. Die stetige Anpassung und Erweiterung – unterstützt durch gezielte Schulungen und fortlaufendem Support – sorgen für einen nachhaltigen Erfolg sowie eine reibungslose Integration in die betrieblichen Abläufe.

Das neue Jahr hat begonnen und deshalb heißt es in den meisten Handwerksbetrieben auch gerade wieder: Es ist Zeit für die Urlaubsplanung! Denn um am Ende allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern möglichst ihre gewünschten Zeiträume für den Urlaub erfüllen zu können, braucht es eine gute und vor allem übersichtliche Organisation. Wir von Artesa wissen das und haben die Urlaubsplanung in unserer Software deshalb jetzt noch besser gemacht und weitere Möglichkeiten hinzugefügt.

In der Software: Urlaubsplanung leicht gemacht

Auf deinem Schreibtisch liegen mehrere Zettel mit den Urlaubswünschen deines Teams oder deine Mitarbeiter schreiben dir in einer Nachricht bei WhatsApp, wann sie gerne Urlaub hätten. Du hantierst daraufhin mit einer ellenlangen Excel oder deinem Outlook-Kalender und musst dabei zusätzlich die Feiertage sowie die Anzahl der jeweiligen Urlaubstage im Blick behalten – das kommt dir bekannt vor? Mit Artesa optimierst du die Urlaubsplanung in deinem Betrieb. Wie? Lass es uns erklären.

Zunächst verlierst du dank unseres Kalenders nie mehr den Überblick. Du siehst den eingereichten Urlaub jedes Mitarbeiters und kannst somit deine Auftragsplanung darauf abstimmen. Dazu kommt, dass deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Urlaub ganz einfach selbst einreichen. Du erhältst daraufhin eine Benachrichtigung und kannst den Urlaubsantrag entweder genehmigen oder ablehnen.

Wenn deine Mitarbeiter ihren Urlaub einreichen, werden dabei selbstverständlich Feiertage, Wochenenden und spezielle Arbeitszeitmodelle, wie z. B. die 4-Tage-Woche, berücksichtigt und automatisch im Urlaubskontingent verrechnet.

Bessere Ansicht für noch bessere Urlaubsplanung

Um die ganze Urlaubsplanung in unserer Software noch benutzerfreundlicher zu machen, haben wir die Oberfläche von Artesa noch einmal ein wenig überarbeitet. So sehen deine Mitarbeiter jetzt direkt, wenn sie Urlaub beantragen, wie viele Urlaubstage ihnen zustehen, wie viele sie bereits für das Jahr genommen haben und wie viele sie neu einreichen wollen.

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Beim Eintragen des Urlaubs wird zudem ein Vorschaukalender angezeigt, in dem alle bereits beantragten Abwesenheiten zu sehen sind. Das vereinfacht die Urlaubsplanung enorm.

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Weiterhin haben wir eine Priorisierung von Abwesenheiten vorgenommen, denn mit Artesa sind nicht nur Urlaubsanträge möglich. Es können auch andere Abwesenheiten wie zum Beispiel Krank, Berufsschule oder Dienstreise eingereicht werden. Wenn ein Mitarbeiter nun während seines Urlaubs krank wird & eine Krankmeldung einreicht, die vom Vorgesetzten genehmigt wird, werden ihm automatisch die Urlaubstage zurückgegeben. Diese sind dann wieder im Mitarbeiterprofil hinterlegt und können für die zukünftige Urlaubsplanung in der Software genutzt werden.

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Artesa – Die Software für Urlaubsplanung in deinem Betrieb

Die Urlaubsplanung mit Artesa gestaltet sich unkompliziert und übersichtlich. Unsere Software ermöglicht deinem Team die einfache Einreichung von Urlaubsanträgen und berücksichtigt dabei automatisch Feiertage, Wochenenden und verschiedene Arbeitszeitmodelle. Die verbesserte Oberfläche gibt Mitarbeitern klare Einblicke in ihre Urlaubstage und vereinfacht die Planung durch einen Vorschaukalender und die Funktion, verschiedene Abwesenheiten zu priorisieren.

Nicht selten stoßen Geschäftsführer auf anfängliche Skepsis oder Berührungsängste der Mitarbeiter, wenn es darum geht, eine Software für die Planung & Verwaltung einzuführen. Die Gründe dafür sind vielfältig – von der Sorge vor Komplexität bis hin zur Ablehnung von Veränderungen. Doch die Einführung einer Handwerkersoftware kann dein Unternehmen von Grund auf optimieren. Wie kannst du also deine Mitarbeiter davon überzeugen, dass diese Veränderung von Vorteil für alle ist?

Die Vorteile hervorheben

Mache deinen Mitarbeitern klar, wie die Handwerkersoftware ihre individuelle Arbeit erleichtert. Ob es um die Verwaltung von Projekten, die Zeiterfassung oder die Kommunikation mit den Kollegen geht – verdeutliche, wie sie dank der Software Zeit sparen können und viel flexibler sind.

Denke auch daran zu betonen, dass die Software eine Erleichterung für das gesamte Team darstellt. Was für den einzelnen Mitarbeiter auf den ersten Blick vielleicht als ein Klick mehr wahrgenommen wird, kann für die Kolleginnen und Kollegen in der Folge eine enorme Zeitersparnis sein. Eine Software einzuführen, bedeutet grundsätzlich Teamarbeit und neben den eigenen Vorteilen sollten deine Mitarbeiter auch immer die der Kollegen sehen.

Schlussendlich führst du eine Software ein, um dein Unternehmen zu verbessern – und das hilft nicht nur dir als Geschäftsführer. Es sorgt ebenso dafür, dass deine Mitarbeiter ein optimales Arbeitsumfeld und eine sichere Zukunft bei dir haben.

Kommunikation ist der Schlüssel

Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen verstehen, wie die Handwerkersoftware ihre tägliche Arbeit erleichtert. Deutliche Verbesserungen bei der Auftragsverwaltung, der Kommunikation und der Personalplanung sollten hervorgehoben werden. Dabei solltest du offen und ehrlich mit ihnen kommunizieren. Betone vor allem dein Ziel, das du mit der Nutzung verfolgst. Beispielsweise willst du eure Arbeitsabläufe optimieren, Überstunden minimieren oder ganz einfach deinen Betrieb fit für die Zukunft machen.

Schulungen und Unterstützung anbieten

Bedenken deiner Mitarbeiter kommen zum Teil aus Unsicherheit im Umgang mit neuer Technologie zustande. Biete daher deine Unterstützung an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Software verstehen und nutzen können. Gib ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Außerdem solltest du sicherstellen, dass es kontinuierliche Unterstützung gibt, wenn Schwierigkeiten auftreten. Beispielsweise können unsere Schulungen dabei helfen.

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Konkrete Beispiele aus der Praxis zeigen

Du kannst deinem Team von anderen Handwerksbetrieben erzählen, die bereits erfolgreich auf eine Software umgestiegen sind. Teile Erfolgsgeschichten, wie die Einführung der Software zu mehr Flexibilität und weniger Stress im Arbeitsalltag, verbesserten Kundenbeziehungen und letztendlich zu mehr Gewinn geführt hat. Konkrete Beispiele helfen meist, Ängste zu minimieren und die positiven Aspekte zu betonen. Hier können dir beispielsweise Kundenberichte von Unternehmen helfen, die bereits eine Software im Einsatz haben, die du unter anderem auch bei uns findest.

Transparenz zeigen und Feedback einholen

Involviere deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess. Lasse sie ihre Bedenken und Meinungen äußern. Dies schafft nicht nur Verständnis, sondern auch das Gefühl, dass ihre Stimme gehört wird. Berücksichtige das Feedback und zeig ihnen, dass ihre Meinung bei der Auswahl der Software und bei der Anpassung oder dem Neudenken von Arbeitsprozessen wichtig ist. So schaffst du Vertrauen, was wiederum gut für das Arbeitsklima in deinem Betrieb ist.

Es hilft auch, wenn du mit deinem Team einen Plan für die schrittweise Einführung einer Software besprichst und entwickelst: Zum Beispiel könnt ihr zunächst mit der digitalen Zeiterfassung beginnen, bevor ihr die Dokumentation in Form von Fotos oder Notizen angeht. Und so können du und dein Team Stück für Stück immer mehr mit dem Programm arbeiten.

Bei der schrittweisen Einführung hilft dir dein Ansprechpartner deines Softwareanbieters gerne weiter. Du gehst diesen Schritt im besten Fall ein Mal in mehreren Jahren, wohingegen dein Ansprechpartner die Erfahrung aus seinem täglichen Alltag mitbringt und dafür sorgt, dass du bei der Einführung nicht an jede Kleinigkeit denken musst.

Fazit: Verständnis und Unterstützung sind das A und O

Die Überzeugung deiner Mitarbeiter von der Einführung einer Handwerkersoftware erfordert eine klare Kommunikation, langfristige Unterstützung und das Aufzeigen von konkreten Vorteilen. Eine gut durchdachte Strategie, die die Bedenken deines Teams ernst nimmt und die Vorteile einer Software klar hervorhebt, wird die Hürden minimieren und den Weg für eine erfolgreichere und effizientere Zukunft für dein Handwerksunternehmen ebnen.

WhatsApp, Google, Amazon & Co. sind digitale Helfer, die unseren Alltag erleichtern und gar nicht mehr wegzudenken sind. Warum also nicht auch eine Software in den Berufsalltag einbinden, die dich bei deiner Arbeit unterstützt? Genau das kann unsere Handwerkersoftware. Wir zeigen dir, wie du mit Artesa Arbeitsabläufe in deinem Betrieb optimierst und dadurch Zeit sparst, die du anderweitig nutzen kannst.

Einfache Kommunikation

In der einen Minute ruft der Mitarbeiter von der Baustelle an und sagt dir, dass nicht genügend Material geliefert wurde. In der nächsten Minute meldet sich die Kollegin aus dem Büro wegen der dringlichen Nachfrage eines Kunden. Dann kommt auch noch der Werkstattmitarbeiter mit einem Problem um die Ecke – wer kennt es nicht. Wie soll man da noch den Überblick behalten und wer hat vor allem Zeit, den ganzen Tag zu telefonieren?

Mit Artesa optimierst du die Kommunikation und den Informationsaustausch innerhalb deines Teams: Zu jedem Auftrag gibt es einen eigenen Chat, in dem du und deine Mitarbeiter Mitteilungen, Sprachnachrichten, Fotos und Videos verschicken könnt. So gehen zum einen keine Informationen mehr verloren und zum anderen weiß jeder direkt, um welches Projekt es sich handelt, wenn es zu Nachfragen kommt.

Schnelle Dokumentation

Eine ordentliche und korrekte Dokumentation deiner Projekte ist ein absolutes Muss. Deine Mitarbeiter schicken dir Fotos per WhatsApp oder du fährst selbst auf die Baustelle und machst Bilder, die du dann in eigens angelegten Ordnern auf deinem Computer abspeicherst oder ausdrucken musst, um sie abzuheften? Mit der Fotodokumentation in Artesa sparst du dir diese Arbeitsschritte.

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Die Fotos, die deine Kollegen machen, können direkt im Chat verschickt werden und sind dann automatisch in der Auftragsakte für das jeweilige Projekt gesichert. Du kannst die Bilder dank unserer Cloud-Anwendung ganz unkompliziert auch auf deinem Gerät öffnen. Außerdem werden sie automatisch gespeichert & sind auch in Zukunft aufrufbar.

Gleiches funktioniert übrigens auch mit allen anderen Datei-Formaten wie zum Beispiel Excel-Tabellen oder PDF-Dokumenten. So sind alle wichtigen Informationen an einem Ort gesichert und können jederzeit und überall abgerufen werden.

Uns ist die Sicherheit deiner Daten enorm wichtig. Deshalb arbeiten wir mit AWS, sodass die Daten auf deutschen Servern gespeichert werden.

Abwesenheiten beantragen & genehmigen

Zur alltäglichen Auftragsplanung, ständigen Telefonaten mit Kunden oder diversen Verwaltungsaufgaben kommen immer wieder Kleinigkeiten auf dich als Chef zu, die aber dennoch wichtig für deinen Betrieb und dein Team sind. Dazu gehören zum Beispiel auch Abwesenheitsanträge deiner Mitarbeiter.

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Mit Artesa kannst du Urlaubsanfragen schnell genehmigen oder ablehnen. Ebenso können deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Krankmeldungen über die App einreichen. Es wird alles automatisch in der Software gespeichert und im Kalender angezeigt, sodass du bei der Mitarbeiterplanung immer den Überblick behältst.

Fazit: Zeit sparen kann so einfach sein

Mit Artesa können Handwerksbetriebe durch einfache Dokumentation und effiziente Kommunikation viel Zeit sparen. Die integrierten Funktionen optimieren Arbeitsabläufe und erleichtern die Verwaltung, was zu mehr Produktivität, mehr Umsatz und mehr Gewinn führt.

Wir wissen, dass die Einführung einer Software erst einmal besorgniserregend wirken kann. Schließlich funktioniert es ja bisher ganz gut, nicht wahr? Das wollen wir auch niemandem absprechen. Wir möchten lediglich zeigen, wie es vielleicht noch besser laufen könnte. Aus Erfahrung können wir außerdem sagen, dass nur die Anfangsphase etwas zeitintensiver ist. Sobald eine Grundlage geschaffen und erste Prozesse gefestigt sind, beginnt die Routine – und somit auch die Zeitersparnis. Zeit, die für andere Dinge genutzt werden kann. Seien es wieder mehr handwerkliche Aufgaben oder mehr Freizeit.

Neue Funktionen - Kurz & Knapp:

• Neue Oberfläche der Stundenzettel: Der Stundenzettel kann nun auch in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht angezeigt werden.
• Arbeitszeitmodelle: Du kannst jetzt Arbeitszeitmodelle festlegen – ob klassische 5-Tage-Woche oder modernes 4-Tage-Modell. Bestimme ein Modell als Standard oder stelle individuelle Modelle für jeden Mitarbeiter ein.
• Arbeitszeitkonto: Mit dem Update können in Artesa Überstunden dokumentiert werden.
• Weitere kleine Updates: Es gibt in der Plantafel nun weitere Filter-Funktionen, wie zum Beispiel nach Postleitzahlen.

Neue Oberfläche der Stundenzettel

Wir waren der Meinung, dass die Stundenzettel etwas zu unübersichtlich sind. Deshalb haben wir mit dem Update, das für unsere Kundinnen und Kunden seit letzter Woche verfügbar ist, die Oberfläche grundlegend überarbeitet, sodass nun alles viel strukturierter und benutzerfreundlicher ist. Wie wir das umgesetzt haben? Kurz gesagt, gibt es jetzt drei verschiedene Ansichten: Monat, Woche & Tag.

Du kannst ganz einfach zwischen den Ansichten wechseln, je nachdem, welche du gerade benötigst. Die Monatsansicht eignet sich dabei besonders gut, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter am Ende des Monats abschließend zu überprüfen und zu genehmigen. Anschließend kann der Stundenzettel wie gewohnt als CSV-Datei exportiert werden.

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Mit der Wochenansicht lassen sie die Arbeitszeiten für die jeweilige Wochen kontrollieren, sodass dies nicht am Monatsende gemacht werden muss. Auch hier ist wieder ein CSV-Export möglich. Die Tagesansicht ist vor allem für deine Mitarbeiter von Vorteil, da sie so ihre eigenen Arbeitszeiten erfassen können. Du als Chef kannst die Ansicht wiederum zur Überprüfung nutzen.

Gut zu wissen: Die Ansicht der Stundenzettel passt sich optimal und ganz automatisch an jede Bildschirmgröße an – sei es Computer, Tablet oder Smartphone.

Arbeitszeitmodelle vereinfachen die Stundenzettel

Zusätzlich beinhaltet das Update die neue Funktion, Arbeitszeitmodelle anlegen zu können. Es können Standard-Arbeitszeitmodelle oder individuelle Zeiteinteilungen vorgenommen werden: Somit ist von einer 5-Tage-Woche mit jeweils 8 Stunden Arbeit pro Tag bis hin zu einer 4-Tage-Woche mit 10 Stunden täglich alles möglich. Sollten in einem Mitarbeiterprofil keine speziellen Arbeitszeiten hinterlegt sein, wird automatisch das vorgegebene Standard-Arbeitszeitmodell angewendet.

Der große Vorteil an den Arbeitszeitmodellen ist die Vereinfachung der Zeiterfassung & somit auch der Stundenzettel. Je nachdem, was für den jeweiligen Mitarbeiter als Arbeitszeitmodell festgelegt ist oder welche Frühstens-/Spätestens-Zeiten vereinbart sind, werden die Zeiten automatisch eingetragen oder korrigiert. Auch Wochenenden, Feiertage & eingetragene Abwesenheiten werden dabei beachtet.

Mit Arbeitszeitkonten den Überblick behalten

Im Zuge der Arbeitszeitmodelle haben wir außerdem ein monatliches Arbeitszeitkonto entwickelt. Auf Basis des hinterlegten Arbeitszeitmodelles werden Minus- und Überstunden ermittelt und in der Artesa Software dokumentiert. Den aktuellen Stand des Arbeitszeitkontos kannst du in den jeweiligen Stundenzetteln einsehen.

Weitere kleine Updates

Zu den größeren Neuerungen kommen einige kleine Funktionen, die unsere Handwerkersoftware optimieren. Eine Weiterentwicklung betrifft die Plantafel: Es kann dort nun zusätzlich nach Postleitzahl gefiltert werden. Das verbessert die Einsatzplanung enorm, da zum Beispiel Routen effizienter organisiert werden können. So werden Zeit und Fahrtkosten gespart.

Ein effektives Terminmanagement ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf in Handwerksbetrieben. Die Vorwärtsterminierung ermöglicht es Unternehmen, ihre Termine optimal zu planen und Ressourcen effizient zu nutzen. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Vorteile und die Funktionsweise der Vorwärtsterminierung und beleuchten, wie die Artesa Handwerkersoftware diese Vorgehensweise in die Praxis umsetzt.

Dieser Artikel ist ein Teil von mehreren Blog-Beiträgen, in denen es um die Terminierung im Allgemeinen und die verschiedenen Arten der Terminplanung geht:

1. Grundlagen der Terminierung‍
2. Rückwärtsterminierung
3. Vorwärtsterminierung (dieser Beitrag)

Was ist Vorwärtsterminierung?

Die Vorwärtsterminierung ist ein Planungsmodell, das darauf abzielt, Termine im Voraus zu organisieren, indem man verschiedene Faktoren wie Arbeitsbelastung, verfügbare Ressourcen und Kundenanforderungen berücksichtigt. Mit dieser Methode behalten Handwerksbetriebe einen klaren Überblick über ihre zukünftigen Aufgaben und sie vermeiden Engpässe in der Auftragsplanung.

Vorteile der Vorwärtsterminierung im Handwerk

1. Optimale Ressourcennutzung: Die Vorwärtsterminierung ermöglicht eine optimale Planung der Ressourcen, indem sie zukünftige Aufträge und Termine berücksichtigt. Dies führt zu einer effizienteren Auslastung von Mitarbeitern und Materialien.

1. Kundenbindung durch Zuverlässigkeit: Durch die klare Planung und Einhaltung von Terminen gewinnt der Handwerksbetrieb an Vertrauen und stärkt somit die Kundenbindung.

1. Mehr Flexibilität: Mit der Vorwärtsterminierung können Betriebe schnell auf neue Aufträge oder Änderungen reagieren. Die Flexibilität in der Terminplanung verbessert die Fähigkeit, ideal auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.

1. Reduzierung von Leerlaufzeiten: Durch die präzise Planung von Aufträgen werden Leerlaufzeiten minimiert. Handwerksbetriebe können somit ihre Produktivität steigern und die Effizienz ihrer Abläufe verbessern.

Funktionsweise der Vorwärtsterminierung mit Artesa

Die Artesa Handwerker Software bietet eine benutzerfreundliche und unkomplizierte Plattform, um die Vorwärtsterminierung anzuwenden. Zum besseren Verständnis wollen wir dir die Methode anhand eines einfachen Beispiels erläutern:

Stellen wir uns vor, ein Installationsbetrieb erhält eine Anfrage für die Installation von Heizungsanlagen in mehreren Wohnungen eines Neubauprojekts. Die Wohnungsbaugesellschaft möchte zur eigenen Planung gerne wissen, wann der Auftrag fertig sein wird. Nun geht es an die Vorwärtsterminierung:

• Anlegen der Auftragsakte und Festlegung des Projektbeginns: Der Projektplaner trägt die Auftragsdaten in die digitale Akte ein. Mit einem Blick in die digitale Plantafel sieht er, dass ab dem 27. November ausreichend Kapazitäten verfügbar sind und legt somit das Startdatum fest.

• Festlegen & Terminierung des ersten Arbeitsschrittes: Als erster Schritt wird die Planung an sich festgesetzt. Damit beginnt der Projektplaner direkt am 27. November.

• Bestimmen & Terminvergabe des zweiten Arbeitsschrittes: Bevor die Einbauarbeiten in den Neubauwohnungen starten können, müssen zunächst die benötigten Materialien bestellt werden. Das übernimmt der Planer am 28. November.

So geht es immer weiter: Es werden alle nötigen Arbeitsschritte von der Angebotserstellung, über den Einbau, bis hin zur Kontrolle herausgearbeitet und die Dauer für die einzelnen Etappen kalkuliert. Am Ende steht das Datum der Fertigstellung, welches dem Auftraggeber mitgeteilt werden kann. Für den Betrieb ist zuletzt noch die Nachkalkulation wichtig, um eine finale Rechnung ausstellen zu können.

Fazit: Einfache und flexible Terminplanung mit der Vorwärtsterminierung in der Artesa Software

Die Vorwärtsterminierung ist eine effektive Vorgehensweise für Betriebe, um Projekte erfolgreicher zu planen und durchzuführen. Die Verbindung dieser Methode mit der Nutzung moderner Softwarelösungen wie Artesa ermöglicht Handwerksunternehmen, flexibler auf Änderungen zu reagieren und gleichzeitig die Ressourcen optimal zu nutzen. Mit einem gut durchdachten Terminmanagement können Firmen ihre Effizienz steigern, die Kundenzufriedenheit erhöhen und langfristig erfolgreich sein.

Wie bereits in unserem ersten Artikel dieser Reihe erwähnt, spielt eine effiziente Terminplanung eine wichtige Rolle – insbesondere für Handwerksbetriebe, die oft mit komplexen Aufträgen und einem vollen Terminkalender jonglieren müssen. Mit der Artesa Handwerker Software ist es möglich, die Terminplanung zu optimieren, indem die Methode der Rückwärtsterminierung angewendet wird. So kannst du Termine effizient organisieren und sicherstellen, dass Projekte pünktlich abgeschlossen werden.

Dieser Artikel ist ein Teil von mehreren Blog-Beiträgen, in denen es um die Terminierung im Allgemeinen und die verschiedenen Arten der Terminplanung geht:

1. Grundlagen der Terminierung
2. Rückwärtsterminierung (dieser Beitrag)
3. Vorwärtsterminierung

Was ist Rückwärtsterminierung?

Rückwärtsterminierung ist ein Planungsansatz, bei dem du einen festen Endtermin für ein Projekt oder einen Auftrag festlegst und dann rückwärts arbeitest, um die notwendigen Arbeitsschritte zu definieren. Diese Vorgehensweise bietet gleich mehrere Vorteile:

1. Realistische Terminplanung: Durch die Festlegung eines Endtermins können du und dein Team realistische Zeitrahmen für eure Projekte erstellen und sicherstellen, dass Kunden realistische Erwartungen haben.

1. Effizienz: Die Rückwärtsterminierung hilft dir dabei, kritische Schritte und Deadlines festzustellen. So wird sichergestellt, dass keine Zeit verschwendet wird.

1. Ressourcenmanagement: Handwerksbetriebe können Ressourcen, wie Arbeitskräfte und Materialien, effizienter einsetzen.

So funktioniert die Rückwärtsterminierung mit Artesa

Die Artesa Handwerker Software bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und verschiedene Funktionen zur Unterstützung der Rückwärtsterminierung, die die Terminplanung und -verwaltung erheblich vereinfachen. Wie du die Rückwärtsterminierung nutzen kannst, wollen wir dir anhand eines vereinfachten Beispiels erklären.

Nehmen wir an, ein Tischler hat den Auftrag erhalten, einen großen Einbauschrank in ein Einfamilienhaus einzubauen. Dafür hat er mit dem Kunden den Fertigstellungstermin am 01. Dezember festgelegt. Nun beginnt die Rückwärtsterminierung in der Artesa App:

• Erstellen des Auftrags und Festlegen des Endtermins: Der Tischler legt die digitale Auftragsakte für das Projekt an und setzt den Fertigstellungstermin auf den 01. Dezember.

• Bestimmen des letzten Arbeitsschrittes: Die letzte Aktivität im Projekt ist der Einbau des Einbauschranks selbst am 01. Dezember. Dies wird als Arbeitsschritt in der Artesa Software definiert.

• Festlegen des Starttermins für den letzten Arbeitsschritt: Da der Einbau des Schrankes zwei Tage dauern wird, legt der Projektplaner den Starttermin des letzten Arbeitsschrittes auf den 30. November.

• Ermitteln des vorletzten Arbeitsschrittes: Bevor der Schrank eingebaut wird, muss die Oberflächenbearbeitung vorgenommen werden. Schleifen, Glätten sowie Beizen, Lackieren oder Versiegeln des Holzes für ein ansprechendes Aussehen und zum Schutz des Materials sind somit der vorletzte Schritt.

• Festlegen des Starttermins für den vorletzten Arbeitsschritt: Die Bearbeitung der Oberfläche wird etwa drei Tage dauern, sodass mit diesem Vorgang am 27. November begonnen werden sollte.

So wird die Rückwärtsterminierung immer weiter fortgesetzt: Vom Bau der einzelnen Komponenten, über die Beschaffung der Materialien, bis hin zu Planung und Entwurf des Einbauschranks müssen alle vorherigen Arbeitsschritte berücksichtigt werden. Jede der Etappen in dem gesamten Prozess hat eine geschätzte Dauer, welche bei der Terminplanung bedacht werden muss. Die Rückwärtsterminierung wird so bis zum Starttermin für den ersten Arbeitsschritt umgesetzt.

Diese Planungsmethode ermöglicht es dem Tischler demnach, alle erforderlichen Schritte und Aktivitäten zu planen und auszuführen, um den Schrank rechtzeitig fertigzustellen. Wenn sich ein Schritt nun beispielweise durch eine verspätete Materiallieferung verzögert, kann sich dies auf den gesamten Zeitplan auswirken. Mit der Rückwärtsterminierung kann der Projektplaner jedoch frühzeitig Maßnahmen ergreifen und zum Beispiel zeitliche Puffer einplanen, um Verzögerungen zu vermeiden und den Endtermin einzuhalten.

Fazit: Mit der Rückwärtsterminierung in der Artesa Software die Einsatzplanung optimieren

Insgesamt bietet die Rückwärtsterminierung mit der Artesa Handwerker Software eine leistungsstarke Lösung für Handwerker, um ihre Terminplanung zu optimieren und sicherzustellen, dass Projekte pünktlich abgeschlossen werden. Mit unserer Software können Handwerksbetriebe ihre Effizienz steigern und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Wenn du als Handwerker auf der Suche nach einer effizienten Lösung zur Terminplanung bist, ist die Artesa Handwerker Software definitiv eine Überlegung wert. Mit der digitalen Plantafel und vielen weiteren praktischen Funktionen – wie der mobilen Zeiterfassung oder der Kapazitätsplanung – bietet sie alles, was du benötigst, um dein Handwerksunternehmen moderner und digitaler zu gestalten.

In der heutigen Welt, in der Effizienz von entscheidender Bedeutung ist, sollte jeder Handwerker erkannt haben, dass eine zuverlässige Terminplanung enorm wichtig ist. Die richtige Terminierung spart Zeit, optimiert die Nutzung von Ressourcen und stellt Kunden zufrieden. Eine gute Möglichkeit, die Terminplanung zu vereinfachen und zu optimieren, ist die Verwendung von Softwarelösungen wie unserer Artesa Handwerker Software.

Dieser Artikel ist ein Teil von mehreren Blog-Beiträgen, in denen es um die Terminierung im Allgemeinen und die verschiedenen Arten der Terminplanung geht:

1. Grundlagen der Terminierung (dieser Beitrag)
2. Rückwärtsterminierung
3. Vorwärtsterminierung

Warum ist Terminplanung überhaupt so wichtig?

Bevor wir uns näher mit unserer Handwerker Software befassen, ist es wichtig zu verstehen, warum die Terminplanung im Handwerksbereich so entscheidend ist. Einige Gründe dafür sind folgende:

• Effizienzsteigerung: Eine gut geplante Terminierung ermöglicht es Handwerkern, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt auszuführen, wodurch Verschwendung von Zeit und Ressourcen vermieden wird.

• Kundenbindung: Pünktliche Lieferung und Servicequalität sind entscheidend für die Kundenzufriedenheit. Eine effiziente Terminierung trägt dazu bei, Kunden glücklich und sie zu langfristigen Partnern zu machen.

• Ressourcenmanagement: Die richtige Terminplanung hilft Handwerkern dabei, ihre Arbeitskraft und Materialien effizient zu nutzen.

• Risikominimierung: Eine sorgfältige Terminierung ermöglicht es, potenzielle Verzögerungen und Engpässe vorherzusehen und Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen.

Die Schritte zur Terminplanung mit Artesa

Die Terminplanung mit der Artesa Handwerker Software umfasst im Wesentlichen die folgenden Schritte:

1. Projekterstellung: Lege ein neues Projekt an und füge alle relevanten Informationen hinzu, einschließlich Kundenkontaktdaten, Projektbeschreibungen und spezieller Anforderungen.
2. Terminerstellung: Erstelle einen Projektzeitplan, indem du Aufgaben und Termine definierst. Weise den Auftrag anschließend den jeweiligen Mitarbeiter zu.‍
3. Überprüfung und Anpassung: Behalte den Fortschritt des Projekts mithilfe des digitalen Terminkalenders im Auge. Bei Bedarf kannst du Termine anpassen und Aufgaben neu zuweisen.‍
4. Kommunikation: Nutze den integrierten Chat oder die Benachrichtigungsfunktion, um dein Team über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.
5. ‍Abschluss und Nachkalkulation: Schließe das Projekt ab und nutze die Daten aus der Software, um eine Nachkalkulation des Projekts durchzuführen und Verbesserungsmöglichkeiten für kommende Aufträge zu bestimmen.

Selbstverständlich wissen wir, dass man nicht bei jedem Auftrag oder vor allem in kleineren Handwerksbetrieben immer nach einem bestimmten Schema bei der Terminplanung vorgehen kann. Wir möchten dir in diesem Beitrag nur die Möglichkeiten aufzeigen, die mit Artesa und dem digitalen Terminplaner umsetzbar sind – wie und ob du diese dann anwendest, liegt ganz bei dir. Auch schon vor dem Einsatz unserer Software beraten wir dich hierzu natürlich gerne. Zudem bieten wir dir und deinem Team Schulungen zum Umgang mit Artesa an.

Grundsätzlich haben sich zwei Methoden zur Terminplanung bewährt: Die Rückwärts- und die Vorwärtsterminierung. Für welches Vorgehen du dich letztlich entscheidest, hängt von dir und dem Gewerk ab, in dem du tätig bist. Am besten findest du anhand unserer folgenden Erklärungen selbst heraus, welche Art der Terminierung für dich funktioniert.

Methode 1: Rückwärtsterminierung

Die Rückwärtsterminierung beginnt mit der Festlegung des Endtermins eines Projekts, beispielsweise der Fertigstellung einer Baumaßnahme. Anschließend arbeitet man rückwärts, um die erforderlichen Arbeitsschritte zu bestimmen. Dies beinhaltet die Abschätzung der Dauer jeder Aufgabe und die Festlegung des optimalen Startzeitpunkts, um den Endtermin einzuhalten. Durch die Verwendung dieser Methode kann die Terminplanung präziser gestaltet und Engpässe sowie Verzögerungen können frühzeitig erkannt werden.

zur Rückwärtsterminierung

Methode 2: Vorwärtsterminierung

Die Vortwärtsterminierung hingegen beginnt mit dem Starttermin eines Auftrags. Man plant schrittweise vorwärts, um die zeitliche Abfolge der erforderlichen Aufgaben zu bestimmen. Dabei legt man fest, wann jeder Arbeitsschritt beginnt und wie lange er voraussichtlich dauert, unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Durch die Vortwärtsterminierung kann man den gesamten Zeitplan von Anfang bis Ende erstellen und sicherstellen, dass die Arbeiten in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden.

zur Vorwärtsterminierung

Tipp, tipp, senden, bing, neue Nachricht – so einfach ist die Kommunikation dank Smartphones und Tablets geworden. Für unsere Handwerker-Software haben wir uns genau das zum Vorbild genommen und eine Chat-Funktion integriert, die an den Messenger WhatsApp angelehnt ist. So wird ein verbesserter Austausch zwischen den Angestellten gewährleistet und die Betriebsabläufe im Unternehmen optimiert.

Die Vorteile der Chat-Funktion auf einen Blick:

• Simple Kommunikation

• Schnelle Klärung von Details

• Teilen von Fotos und Dokumenten

Warum eine funktionierende Kommunikation das A & O ist

Mangelhafter Informationsaustausch und unzureichende Kontaktmöglichkeiten gehören zu den größten Herausforderungen in der Handwerksbranche – obwohl eine intakte Kommunikation essentiell ist. Nicht nur für ein gutes Betriebsklima, sondern auch für die Zufriedenheit der Kunden.

Denn wer kennt es nicht: Am Ende eines Tages konnte ein Arbeitsschritt nicht abgeschlossen werden, weil notwendiges Material, wie zum Beispiel bestimmte Schrauben, gefehlt haben. Der verantwortliche Handwerker kommt nachmittags ins Büro und teilt dem Projektleiter quasi im Vorbeigehen mit, dass es bei dem Auftrag zu Verzögerungen kommt – genau so machen es aber auch noch fünf andere Kollegen und irgendwann verliert man den Überblick.

Es muss also eine Lösung her, die einen Mehrwert für alle Beteiligten mit sich bringt: Der Handwerker sollte jede auftretende Komplikation direkt mitteilen und dokumentieren können. So würden auch die Mitarbeiter im Büro sofort Bescheid wissen und könnten dies mit dem Kunden besprechen, sodass auch dieser stets informiert ist.

Über die private Handynummer per WhatsApp oder andere Messenger-Dienste kommunizieren, ist dabei aber nicht für jeden Mitarbeiter die perfekte Maßnahme. Ständige Telefonate kosten außerdem Zeit, die besser investiert werden könnte. Eine Chat-Funktion in einer Software, die zusätzlich zur Auftragsverwaltung und Mitarbeiterplanung genutzt werden kann, erscheint demnach als ideale und rechtskonforme Lösung.

Der Chat in der Artesa Software für Handwerker im Überblick

Wie bereits erwähnt, ähnelt unser Chat vom Design her dem des Messengers WhatsApp, wofür wir uns nicht ohne Grund entschieden haben: Uns ist es wichtig, dass die Artesa Handwerker App simpel und verständlich ist, sodass jeder ohne große Schwierigkeiten damit umgehen kann. Also warum nicht etwas verwenden, was wir tagtäglich nutzen?

Über das Chat-Feature lassen sich einerseits Mitteilungen oder Sprachnachrichten verschicken, um beispielsweise schnell mögliche Probleme auf der Baustelle mit dem Verantwortlichen im Büro zu klären. Andererseits ist das Versenden von Fotos möglich, die gleichzeitig zur Dokumentation des Auftrags genutzt werden können. Ebenso lassen sich Dokumente mit Material- oder Werkzeuglisten übermitteln.

Für eine noch bessere Kommunikation: Benachrichtigungen in der Handwerker App

Jeder Mitarbeiter kann Benachrichtigungen zu wichtigen Informationen empfangen. Alle Handwerker und Handwerkerinnen erhalten Mitteilungen über Updates eines Auftrags oder über die Erstellung einer neuen Aufgabe. Somit wird gewährleistet, dass alle über die gleichen Informationen verfügen. Außerdem bekommen sie eine Meldung, wenn ihr Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

Für Mitarbeiter im Büro spielen zudem Benachrichtigungen über Abwesenheitsanträge eine wichtige Rolle: Sei es die Mitteilung, dass ein Kollege krank ist oder dass ein anderer Urlaub einreicht – in der Benachrichtigungsübersicht hat man alles im Blick und kann die Anfrage mit wenigen Klicks genehmigen oder ablehnen. In Echtzeit bekommt jeder Nutzer daraufhin wieder eine Benachrichtigung.

Die Vorzüge des Chats & der Benachrichtigungsfunktion liegen auf der Hand: Einwandfreie Kommunikation, bei der keine Informationen mehr verloren gehen, und gewisses Maß an Zeitersparnis. Daraus resultiert zudem die Verbesserung der Arbeitsabläufe und somit eine höhere Effizienz.

Ein Terminkalender voller Aufträge? Besser könnte es doch gar nicht laufen! Jedoch gestaltet sich die Planung mit steigender Auftragszahl immer schwieriger – insbesondere die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter muss man dabei im Blick behalten. Mit der Kapazitätsplanung in der Artesa App kannst du in Nullkommanichts herausfinden, welcher Kollege mit welchen Qualifikationen verfügbar ist, und deine Einsatzplanung erledigt sich quasi wie von selbst.

Die Vorteile der Kapazitätsplanung auf einen Blick:

• Optimierung der Ressourcenplanung

• Verbesserte Effizienz

• Schnelle Reaktionen auf Planänderungen

Warum ist die Kapazitätsplanung nahezu unerlässlich bei der Auftragsverwaltung?

Vor allem in Zeiten von Fachkräftemangel und sehr guter Auftragslage ist eine effektive Planung das A und O. Schließlich will man allen gerecht werden – den Kundinnen und Kunden sowie den Mitarbeiter. Mit einer Kapazitätenplanung-Software kommst du diesem Anspruch einen Schritt näher. Doch was ist mit Kapazitätsplanung eigentlich gemeint?

Unterschied zwischen Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Beide Begriffe werden im alltäglichen Sprachgebrauch häufig synonym verwendet, strenggenommen handelt es sich aber um verschiedene Strategien der Projektplanung. Genauer bedeutet das: Bei der Ressourcenplanung stehen – wie der Name schon sagt – die verfügbaren Ressourcen im Vordergrund. Es geht darum, wie diese möglichst effektiv verteilt werden können.

Die Kapazitätsplanung hingegen betrachtet Angebot und Nachfrage deiner Ressourcen. Hierbei steht die Frage im Vordergrund, wann es zu einer erhöhten Nachfrage deiner Mittel kommt, um entsprechend darauf reagieren zu können.

Wer nun denkt: "Irgendwie mache ich aber beides in einem." – Es gibt eine Kombination beider Methoden: Die Ressourcen-Kapazitätsplanung prognostiziert den bevorstehenden Bedarf deiner Ressourcen, seien es materielle oder personelle Mittel.

Aber man muss es ja nicht komplizierter machen, als es ist: In der Handwerker Software von Artesa konzentrieren wir uns bei der Kapazitätsplanung auf die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

So funktioniert die Kapazitätsplanung

In der digitalen Plantafel von Artesa haben wir unter der Kalenderansicht ein Balkendiagramm integriert, was die Auslastung der Kapazitäten anzeigt. Zudem ist mit Hilfe der Prozentanzeige am jeweiligen Arbeitstag schnell ersichtlich, wie die Auslastung deiner Mitarbeiter aussieht.

Die Prozentzahl setzt sich wie folgt zusammen: Du hast in der Artesa Handwerkersoftware verschiedene Arbeitsschritte für deine Aufträge festgelegt. Für jeden Arbeitsschritt planst du eine gewisse Zeit ein, in der dein Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin die jeweilige Arbeit erledigt haben muss. Diese Arbeitszeit deiner Angestellten ist die Ressource, mit der du kalkulierst. Somit wird in Prozent angezeigt, wie hoch der Personalaufwand ist.

Die Kapazitätsplanung anhand eines Beispiels

Um die Kapazitätsplanung –, welche übrigens auch gerne mit Kapa-Planung abgekürzt wird – anschaulicher zu machen, stellen wir uns folgendes Szenario vor: Ein Treppenbau-Betrieb hat vier Mitarbeiter. Für die Montage einer neuen Treppe (Arbeitsschritt eines Auftrags) werden am Dienstag zwei Angestellte für einen ganzen Arbeitstag benötigt. Demnach würde in der Plantafel eine Auslastung von 50% angezeigt werden.

Der Projektplaner sieht nun auf den ersten Blick, dass an diesem Dienstag noch weitere 50% Kapazitäten zur Verfügung stehen, welche er verplanen kann. Würde er eine weitere Treppenmontage am Dienstag eintragen, für die wiederum zwei Mitarbeiter benötigt wird, und zusätzlich einen Aufmaß-Termin auf den Tag legen, würde er die 100% Kapazität überschreiten. Der Balken im Kapazitätsgebirge würde als rot dargestellt werden und dient als Hinweis, dass die maximale Auslastung erreicht bzw. überschritten wurde.

Im Arbeitsalltag kann es manchmal ganz schön drunter und drüber gehen. Da kann es vorkommen, dass einige Dinge vergessen oder als weniger wichtig eingestuft werden. Meist leidet ausgerechnet die Dokumentation eines Auftrags darunter. Um dies zu vermeiden, haben wir uns in unserer Software für Handwerker eine simple sowie praktikable Lösung einfallen lassen: Die Fotodokumentation, bei der alle Mitarbeiter Fotos in der App hochladen können, die dann in der Cloud gespeichert sind, und jeder Zugriff darauf hat.

Die Vorteile der Fotodokumentation auf einen Blick:

• Einfache Dokumentation des Arbeitsfortschritts

• Qualitätskontrolle & Effizienzsteigerung

• Nachweis der durchgeführten Arbeiten

Warum ist eine App für Fotodokumentation im Handwerk wichtig?

Auf diese Frage lassen sich gleich mehrere Antworten geben: Zum einen können so Arbeitsfortschritte festgehalten werden und auch jemand, der nicht selbst vor Ort war, weiß über den aktuellen Stand des Projekts Bescheid. Zum anderen wird mit einer Fotodokumentations-App noch genauer dokumentiert, welche Arbeiten durchgeführt wurden. Dies ist nicht nur für den Mitarbeiter ein guter Arbeitsnachweis, sondern auch für den Kunden. Denn häufig werden Mängel oder spätere Schäden zulasten des Handwerkers ausgelegt, was mit einer gut geführten Fotodokumentation widerlegt werden kann.

Wie die Fotodokumentation funktioniert

In unserer Handwerkersoftware kann die Fotodokumentation auf mehreren Wegen erfolgen. Zunächst lassen sich ganz klassisch Dateien, also Foto und auch Dokumente, in einem Auftrag hochladen: Dafür muss in der Auftragsakte nur der Reiter "Dateien" ausgewählt werden und mit einem Klick auf "Datei hochladen" können ausgewählte Fotos in der App gespeichert werden. Diese werden daraufhin in Echtzeit in der Cloud hochgeladen, sodass auch andere Mitarbeiter Zugriff darauf haben.

Weiterhin kann der Chat genutzt werden, um den Projektvorgang zu veranschaulichen. So können außerdem mögliche Fragen und Probleme schneller geklärt werden. Die im Chat verschickten Fotos werden für eine ideale Dokumentation zusätzlich in den "Dateien" gespeichert, sodass auch wirklich keine Information verloren geht.

Fotos hochladen, um einen Arbeitsschritt abzuschließen

Eine spezielle Funktion in unserer Handwerker App ist die optionale Einstellung, dass einige Arbeitsschritte erst mit dem Upload eines oder mehrerer Fotos abgeschlossen werden können. Bevor also auf "fertig" geklickt werden kann, müssen die Mitarbeiter Bilder des jeweiligen Schritts hochladen.

Dies dient nicht unbedingt zur Kontrolle der Mitarbeiter, sondern spart viel Zeit im Nachgang bei Problemen mit Kunden.

Die Zeiterfassungsfunktion von Artesa ist ein praktisches Feature unserer Software, was die Verwaltung von Arbeitszeiten und Projekten optimiert: Alle Angestellten können mit wenigen Klicks selbst ihre Arbeitszeit erfassen und einen digitalen Stundenzettel einreichen. Die Buchhaltung oder Personalabteilung können später auf die hinterlegten Zeiten zugreifen und sie zur Auswertung nutzen.

Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung auf einen Blick:

• Einfache Mitarbeiterplanung

• Unkomplizierte Nachkalkulation

• Transparenz & Effizienzsteigerung

Warum ist die Zeiterfassung so wichtig?

Seit einigen Monaten berät das Bundesarbeitsgericht (BAG) über das Arbeitszeitgesetz und die Pflicht zur Zeiterfassung. Dieses sieht vor, dass Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen müssen. Zur Dauer gehören auch die Pausenzeiten, die somit ebenfalls zu dokumentieren sind.

Der Zweck dieses Gesetzes ist eindeutig: Die Einhaltung der Höchstarbeitszeit zum Schutz der Arbeitnehmerinnen & Arbeitnehmer. Deshalb ist auch ein Schichtplan nicht ausreichend, da dieser lediglich die voraussichtlichen Arbeitszeiten & nicht die tatsächlich geleisteten wiedergibt.

Eins ist demnach klar: Die Arbeitszeiterfassungspflicht kommt & das bedeutet, dass Arbeitgeber die Zeiten aller ihrer Mitarbeiter dokumentieren müssen. Nur das "Wie" ist bisher nicht abschließend geklärt. Ein Zeiterfassungssystem scheint jedoch für viele als ein effizientes Werkzeug infrage zu kommen. Wir von Artesa bieten mit unserer Handwerkersoftware und der elektronischen Zeiterfassung schon jetzt eine Lösung für diese Problematik.

Eigenständiges Ein- und Ausstempeln der Mitarbeiter

Zu Beginn ihres Arbeitstages starten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre digitale Zeiterfassung, indem sie in einem bestimmten Auftrag oder im Tagewerk auf nicht eingestempelt, Fahrt oder Arbeit klicken. Dass die Arbeitszeiterfassung läuft, erkennen sie an der grün-hinterlegten Zeile am unteren Bildschirmrand in der App. (Dies ist für die Benutzerrollen "Handwerker", "Büro" und "Admin" möglich.)

Wenn die Mittagspause ruft, kann mit einem Klick auf das ⏹️-Symbol die Erfassung ganz einfach pausiert und mit Ende der Pause wieder fortgesetzt werden. Am Abschluss des Tages stempeln sich alle im Handumdrehen aus. Die Arbeitszeiten werden automatisch in den digitalen Stundenzettel übertragen, der am Wochen- oder Monatsende eingereicht wird.

So werden auch Über- und Minusstunden dokumentiert, sodass es zu weniger Missverständnissen zwischen Chef und Angestellten kommt.Genehmigen und Auswerten der Arbeitszeiten

Höhere Benutzerrollen wie Büro und Admin haben die Berechtigung, die Stundenzettel zu genehmigen oder abzulehnen. Wenn eine Zeiterfassung abgelehnt wird, muss der Grund dafür mit angegeben werden. Daraufhin wird der Mitarbeiter über die Ablehnung informiert und muss den Eintrag noch einmal korrigieren.

Wenn alles mit den erfassten Zeiten stimmt, müssen sie nur noch gespeichert werden, damit sie vom Admin_ ausgewertet werden können. Dieser kann die digitalen Stundenzettel noch einmal nachträglich bearbeiten, sie als CSV-Datei (Excel) an die Lohnbuchhaltung oder Personalverwaltung schicken und sie zur Nachkalkulation nutzen.

Die Abwesenheiten von Mitarbeitern in einer Übersicht zu haben, ist ein wichtiges Thema in einem handwerklichen Betrieb: Von Urlaub, über Krankmeldungen, bis hin zu Dienstreisen – die Verantwortlichen sollten immer den Überblick behalten, um einen reibungslosen Ablauf in der Werkstatt, auf der Baustelle oder während der Montage zu gewährleisten. Wir von Artesa haben dies erkannt und eine Abwesenheits-Funktion in unsere Handwerkersoftware integriert, sodass jeder immer Bescheid weiß.

‍Die Vorteile der Abwesenheitsfunktion auf einen Blick:

• Effektive Mitarbeiterplanung
• Einfach Urlaub beantragen
• Selbst Abwesenheitstypen festlegen

Warum sollten Abwesenheiten in einer Software geplant werden?

Planlos Einsätze und Projekte vorbereiten? Besser nicht, denn ohne eine gute Organisation funktioniert's nicht – das wissen vor allem die Geschäftsführer und Projektleiter unter euch. Es fängt bei der Auftragskonzeption an, wobei die Mitarbeiterplanung eine wichtige Rolle spielt. Mit einem Abwesenheitskalender ist auf einen Blick ersichtlich, welche Mitarbeiter zur Verfügung stehen. So lassen sich Aufträge schnell und effizient verwalten.

Die unterschiedlichen Abwesenheiten in der Handwerker App

In der Artesa Software für Handwerker gibt es grundsätzlich zwei Arten von Abwesenheiten: Urlaub und Krankheit. Diese können deine Mitarbeiter einfach und schnell selbst in den Kalender eintragen, was die Urlaubsplanung erheblich vereinfacht. Zusätzlich ist es möglich, dass sie eine Vertretung angeben sowie einen Vorgesetzten auswählen, der die Abwesenheitsanfrage bestätigen (oder ablehnen) muss.

Außerdem bieten wir die Option an, dass dein Unternehmen selbst Abwesenheitstypen definieren kann. Beispielsweise nutzen einige unserer Kunden die Eintragsfunktion "Dienstreise" oder "Fortbildung". Diese zusätzlichen Abwesenheiten kann der Admin individuell für seine Firma festlegen.

Wir unterstützen dich selbstverständlich auch gerne bei der Einrichtung der unterschiedlichen Abwesenheiten.

Urlaub beantragen - Urlaub genehmigen

In der Handwerker-Software können alle Benutzerrollen ihren Urlaub mit nur wenigen Klicks selbst beantragen. Die Büro- und Admin-Rollen können diese dann genehmigen oder ablehnen – und jeder bekommt sofort über den jeweiligen Status seiner Anfrage im Benachrichtigungscenter Bescheid.

Krankmeldungen einfach und diskret einreichen

Jeder Mitarbeiter deines Unternehmens kann sich innerhalb weniger Sekunden eigenständig als Krank eintragen. Die jeweiligen Verantwortlichen werden automatisch über die Krankmeldung informiert und genehmigen diese daraufhin. Alternativ kann auch die Personalverwaltung oder der Chef die Krankmeldungen für den jeweiligen Angestellten erstellen, nachdem dieser sich telefonisch abgemeldet hat.

Neue Funktionen - Kurz & Knapp:

• Kolonnenplanung: Plane deine Kolonnen mit einem Klick! Alle Mitarbeiter wissen Bescheid.
• Auftragsstatus: Wurde das Angebot bestätigt? Kann die Rechnung gestellt werden oder wurde die Rechnung bezahlt?
• Vorgaben für Stundenzettel: Frühester Beginn, mindestens Pause, standardmäßiger Arbeitszeitbeginn. Du kannst jetzt Vorgaben für die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter hinterlegen.

Kolonnenplanung

Du hast Mitarbeiter, die in Teams bzw. Kolonnen zusammen arbeiten und willst diese in der Planung zusammenfassen? Genau das kannst du jetzt durch die Kolonnenplanung.

In der Mitarbeiterplantafel werden eure Kolonnen als erstes angezeigt. Du kannst die Kolonnen ganz einfach mit einem Klick planen. Alle Mitarbeiter der Kolonne werden dann automatisch in der Planung eingetragen.

Urlaube und Krankheitstage eines Mitarbeiters werden auch für die Kolonne direkt angezeigt. So kannst du schnell sehen, ob die Kolonne komplett ist oder ob ein Mitarbeiter fehlt.

Du kannst die Kolonnen in der Mitarbeiterplantafel ausklappen und siehst die Aufträge der einzelnen Mitarbeiter. Du kannst also Aufträge auch einzelnen Mitarbeitern zuweisen, bspw. wenn ein Mitarbeiter krank ist und ein anderer einspringen soll oder ein Mitarbeiter noch zusätzlich bei einem Auftrag unterstützen soll.

Das folgende Video zeigt dir in Kürze, wie die Kolonnenplanung funktioniert:

Auftragsstatus

Einen Status für Arbeitsschritte gibt es in Artesa schon lange. Ab sofort könnt ihr aber auch dem Auftrag selbst einen Status geben. Ist das Angebot bestätigt? Kann die Rechnung gestellt werden oder wurde die Rechnung bezahlt? Du kannst jetzt den Status eines Auftrags ändern und deine Mitarbeiter wissen Bescheid.

Besonders in der Auftragsliste ist das praktisch. Dort kannst du die Aufträge nach dem Status filtern. Abgeschlossene Aufträge kannst du bspw. standardmäßig ausblenden. So hast du immer einen aufgeräumten Überblick über deine Aufträge.

Ihr könnt den Auftragsstatus ganz flexibel festlegen, so wie es zu Eurem Arbeitsablauf passt. So könnt ihr bspw. den Status “Angebot bestätigt” nutzen, wenn der Kunde das Angebot bestätigt hat. Oder ihr nutzt den Status “Rechnung gestellt”, wenn ihr die Rechnung gestellt habt. Ihr könnt den Status auch nutzen, um den Auftrag zu archivieren. So könnt ihr bspw. den Status “Abgeschlossen” nutzen, wenn der Auftrag abgeschlossen ist und die Rechnung bezahlt wurde.

Vorgaben für Stundenzettel

Die Vorgaben für Stundenzettel ersparen euch wieder ein paar Klicks. Ihr könnt jetzt Vorgaben für die Arbeitszeiten Eurer Mitarbeiter hinterlegen. So könnt ihr bspw. den frühesten Beginn, die mindestens Pause oder den standardmäßigen Arbeitszeitbeginn hinterlegen. Die Vorgaben werden dann automatisch in den Stundenzettel übernommen. Ihr könnt die Vorgaben für jeden Mitarbeiter individuell hinterlegen.

Hier verschiedene Szenarien, die sich mit der neuen Funktion jetzt umsetzen lassen:

1. Ihr habt bei euch intern festgelegt, dass ein Mitarbeiter frühestmöglich um 05:30 Uhr anfangen soll.
   • Mit dem entsprechenden Arbeitszeitmodell wird die Zeit automatisch auf 05:30 Uhr korrigiert, wenn ein Mitarbeiter sich bspw. schon um 05:28 Uhr stempelt.
2. Ihr habt eine Mindestpause von 30 Minuten festgelegt.
   • Mit dem entsprechenden Arbeitszeitmodell wird eine gestempelte Pause von bspw. 27 Minuten auf 30 Minuten korrigiert.
3. Ihr nutzt nur die Stundenzettel zur mitarbeiterbezogenen Zeiterfassung und nicht die Verteilzeiten oder Auftragszeiten in der Erfassung?
   • Mit dem entsprechenden Arbeitszeitmodell könnt ihr einen standardmäßigen Arbeitsbeginn um 06:00 Uhr und eine halbe Stunde Pausenzeit festlegen. So habt ihr wieder ein paar Klicks gespart.

Die Korrekturen werden im Stundenzettel gekennzeichnet und können selbstverständlich manuell korrigiert werden.

Szenario 1 und 2 siehst du in folgendem Screenshot dargestellt:

Szenario 3 siehst du im folgenden Screenshot:

‍

Der erste Messeschwung liegt hinter uns. Im September geht es wieder weiter.

Ein Rückblick auf die letzten Messe-Monate:

BAU, April 2023:

Die Messehallen in München waren erneut ein beeindruckendes Schaufenster für die Weltleitmesse der Architektur, Materialien und Systeme, die in diesem Jahr rund 190.000 nationale und internationale Besucher anzog. Die Veranstaltung erwies sich als Highlight für die Branche und bot eine Fülle von Innovationen.

Namhafte Unternehmen wie unter anderem Schüco, Nemetscheck Group, Fischer und Hörmann waren präsent und stellten ihre neuesten Lösungen für das Bauhandwerk vor. Für junge Unternehmen wie uns gab es in der neugestalteten Start-up Area mit dem treffenden Motto "Investieren in die Zukunft“ eine gute Möglichkeit, sich zu präsentieren und unsere Innovationen zu teilen.

Ein Highlight der Messe war die Innovation Challenge, bei der 39 vielversprechende Start-ups ihre Ideen präsentierten. Aus diesem starken Feld wurden schließlich fünf Unternehmen für das Finale ausgewählt: Wir durften den Anfang machen. crafthunt mit dem Schwerpunkt Fachkräftegewinnung, ORIS mit einem wegweisenden Konzept im Bereich der Bauplanung, Resourcify, das sich mit nachhaltiger Ressourcenverwertung beschäftigt, und Cyrkl, das innovative Lösungen für das Recycling vorstellte, komplettierten das Finale. Am Ende ging der Titel leider nicht an uns, aber hochverdient an Resourcify. Ihr innovativer Ansatz für eine nachhaltige Ressourcennutzung und -verwertung überzeugte die Jury und das Publikum gleichermaßen.

Die BAU2023 war somit für uns nicht nur ein Ort des Austauschs und der Vernetzung, sondern auch eine Plattform für frische Inspirationen und Ideen.

Meisterteam Jahrestagung, April 2023:

Unweit des Stammsitzes der Häfele SE & Co KG in der Nähe von Stuttgart lud die Verbundgruppe Meisterteam - ein verlässlicher Partner, der uns u.a. mit seinen ERFA-Gruppen schon seit der Unternehmensgründung begleitet - zur Jahrestagung und Lieferantenmesse ein. Neben Einblicken in die Abläufe des europaweit führenden Beschlagherstellers bot die Lieferantenmesse wie jedes Jahr Raum für den persönlichen Austausch mit bestehenden Kunden und Interessenten des Meisterteams. Wir sind stolz darauf, Teil dieses Netzwerks zu sein und freuen uns auf die gemeinsame Zukunft.

LIGNA, Mai 2023:

Über 80.000 Besucher aus aller Welt besuchten die Weltleitmesse für Werkzeuge, Maschinen und Innovationen im Holzgewerbe in Hannover. Große Unternehmen wie HOMAG, SCM, IMA Schelling Group, Festool und PYTHA Lab waren vertreten. Der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) bot ausgewählten jungen innovativen Unternehmen in dem LIGNA Future Square eine Plattform, ihre Produkte zu präsentieren. Der Einladung sind wir natürlich gefolgt. Die Messe inspirierte mit vielfältigen Innovationen und vernetzte alte sowie neue Akteure der Holzgewerbe-Branche.

Ein Highlight war die LIGNA.Stage, auf der wir den Messebesuchern neben weiteren spannenden jungen Unternehmen einen Einblick in unser Produkt geben durften.

Mit der LIGNA sind wir wieder zu unseren Wurzeln, den holzbearbeitenden Betrieben, zurückgekehrt. Neben modernen Maschinen füllen zunehmend auch prozessoptimierende Softwarelösungen die Hallen. Für uns somit eine sehr gelungene Messe, um den Austausch gezielt mit Tischlern und Schreinern sowie mit Partnern und Herstellern aus dem Holzbereich führen zu können.

Nächster Halt Nordbau in Neumünster.

Neue Funktionen - Kurz & Knapp:

• Checklisten: Vergiss nichts mehr! Mit Checklisten kannst du sicherstellen, dass alle Aufträge gleich abgearbeitet werden.
• Nachbearbeitung von Stundenzetteln: Händisch nachbearbeitete Stundenzettel werden jetzt gesondert gekennzeichnet
• Vorgaben für Abwesenheiten: Wie viele Urlaubstage hat ein Mitarbeiter noch? Wie viele Krankheitstage hatte er?

Checklisten

Qualitätssicherung ist das A und O. Jeder Auftrag sollte mit derselben Qualität abgeliefert werden, egal welcher Mitarbeiter den Auftrag erledigt.

Beschäftigt ihr euch immer mit denselben Fragen?

• Es gibt immer eine Sache, die deine Mitarbeiter vergessen?
• du musst neuen Mitarbeitern immer wieder erklären, wie ein Auftrag abgearbeitet wird?
• Hast du Mitarbeiter, die einen Arbeitsschritt fälschlicherweise immer in einer bestimmten Reihenfolge erledigen?

Mit Checklisten kannst du ab sofort sicherstellen, dass deine Mitarbeiter keinen wichtigen Schritt vergessen. Pro Arbeitsschritt kannst du festlegen, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Die Aufgaben werden in der Erfassung angezeigt und können mit einem Klick abgehakt werden.

Das hilft neuen Mitarbeitern sich schnell einzuarbeiten und sorgt dafür, dass alle Aufträge gleichermaßen abgearbeitet werden.

Und du kannst in der Auftragsakte nachvollziehen, welche Aufgabe von welchem Mitarbeiter erledigt wurde. Deine Mitarbeiter profitieren auch davon. Weniger Umhergerenne, weniger Nachfragen, weniger Fehler und weniger Nacharbeit. Das spart Zeit, Geld und Stress.

Und Tippaufwand hast du damit auch keinen. Du musst einmalig die Aufgaben in den Standardabläufen festlegen. Die Aufgaben landen dann automatisch in neuen Aufträgen. Dort kannst du Aufgaben auch nochmal anpassen oder ergänzen.

Nachbearbeitung von Stundenzetteln

In der Erfassung stempeln sich deine Mitarbeiter auf Arbeitsschritte ein und aus. Die Arbeitszeiten werden automatisch in den Stundenzettel übertragen. So machen die Mitarbeiter gleichzeitig eine auftragsbezogene und eine mitarbeiterbezogene Zeiterfassung.

Soweit so gut. Doch was passiert, wenn man vergisst sich zu stempeln. Als Mitarbeiter muss man schnell und einfach eigene Arbeitszeiten nachtragen und bearbeiten können. Das soll aber nicht zur Gewohnheit werden. Idealerweise erfolgt die Zeiterfassung direkt in der Erfassung.

Wie erzieht man also seine Mitarbeiter dazu, sich direkt in der Erfassung zu stempeln und nicht alle Zeiten nachträglich in den Stundenzetteln einzutragen?

Man muss einen guten Mittelweg aus Flexibilität und Kontrolle finden. Deshalb wird in Artesa nun gekennzeichnet, wenn ein Eintrag im Stundenzettel nachträglich bearbeitet wurde. Das siehst du direkt in den Stundenzetteln und in der exportierten CSV-Datei.

Das gibt dir einen Hinweis, welche Tage nachträglich bearbeitet wurden und welche Tage automatisch aus der Erfassung übernommen wurden. Wenn ein Mitarbeiter zu viele Tage nachträglich bearbeitet, kannst du den Stundenzettel nochmal genauer prüfen und mit deinem Mitarbeiter sprechen.

Das lässt sich super mit den Bemerkungen in den Stundenzetteln kombinieren. So könnten deine Mitarbeiter eine Bemerkung schreiben, warum sie einen Stundenzettel nachträglich bearbeitet haben.

Vorgaben für Abwesenheiten

Wie viele Urlaubstage hat ein Mitarbeiter noch? Wie viele Krankheitstage hatte er?

Egal ob Urlaub, Sonderurlaub, Kind krank oder Weiterbildung. Du kannst jetzt Vorgabenwerte für Abwesenheiten hinterlegen. Auf einen Blick siehst du dann, wie viele Tage ein Mitarbeiter noch hat und wie viele Tage er schon genommen hat.

Deine Mitarbeiter haben eine neue Jahresübersicht, in der ihre eigenen Abwesenheiten für das Jahr eingetragen sind.

So können deine Mitarbeiter selbstständig planen, wann sie Urlaub nehmen können und du hast immer einen Überblick, wie viele Tage ein Mitarbeiter noch hat.

Neue Funktionen - Kurz & Knapp:

• Chats: Endlich können Büro, Baustelle und Werkstatt über einen Chat kommunizieren, der WhatsApp sehr ähnlich ist.
  Kannst du WhatsApp, kannst du Artesa.
• Übersetzung: Artesa ist jetzt auch in anderen Sprachen verfügbar.
• Zeiterfassung & Stundenzettel: Die Zeiterfassung & die Stundenzettel sind jetzt noch einfacher.

Chats

Um Bilder und Informationen zwischen Büro und Baustelle auszutauschen, wird gerne zu Messengern wie beispielsweise WhatsApp gegriffen. Das funktioniert für den Moment ganz gut, wird aber schnell unübersichtlich: "Wer hat die Informationen wann an wen geschickt?"

• In welchem Chat muss ich nachgucken?
• Wenn ich als Geschäftsführer Informationen brauche, muss ich oft noch zu lange suchen oder mehrmals erneut nachhaken.
• Was passiert mit den Daten, wenn das Handy kaputt geht?
• Wann war das nochmal genau? Zu welchem Datum muss ich scrollen?

Das kann dir mit Artesa nicht passieren! Alle Informationen an einem Ort. Auf der Baustelle wird dir der Chat in der Auftragsakte mit allen vorherigen Nachrichten angezeigt.

Die Informationen kommen direkt im Büro an und werden in der Auftragsakte abgelegt. So wissen du und alle deine Mitarbeiter was los ist. Auch Wochen später braucht man nur nach der Auftragsnummer suchen und sieht den gesamten Verlauf und alle Bilder von der Baustelle sofort. So können du und deine Mitarbeiter schnell auf Reklamationen und Nachfragen reagieren.

Übersetzungen

Artesa schafft Sprachbarrieren beiseite. Nicht-Deutschsprachige Kollegen und Subunternehmer können Artesa jetzt in ihrer Sprache verwenden.

Aktuell kann die englische Sprache im Mitarbeiterprofil eingestellt werden. Eine polnische, ungarische und ukrainische Übersetzung wird bald folgen.

Zeiterfassung & Stundenzettel

Um die elektronische Zeiterfassung gab es viel Wirbel. Viele Betriebe sind verunsichert, was zutun ist. Wir bringen Ruhe rein. Deine Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten ganz einfach auf Aufträgen und reichen ihre Stundenzettel digital ein. Alles rechtskonform und zukunftssicher.

Mit dem Update ist die Zeiterfassung noch einfacher. Deine Mitarbeiter sehen auf einen Blick auf welchen Aufträgen sie eingestempelt sind und wann sie heute angefangen haben.

Die mitarbeiterbezogene Arbeitszeit wird aus den Auftragszeiten abgeleitet und automatisch in den Stundenzetteln eingetragen:

Feiertage, Urlaube und Arbeitszeiten können einfach eingetragen werden. Zusätzlich werden Hinweise angezeigt, wenn die Pausenzeit zu kurz oder die Arbeitszeit über 10 Stunden ist. Noch Fragen zur Zeiterfassung? Wir helfen dir gerne weiter!

Der INNO Award ist ein Wettbewerb für innovative Unternehmen und Start-ups aus Mecklenburg-Vorpommern. Wir haben uns mit unserem Produkt Artesa für den Wettbewerb beworben und freuen uns riesig, dass wir den dritten Platz belegen konnten. 🎉

Während der Preisverleihung durfte Marvin einen kurzen Vortrag über Artesa halten. Er hat dabei die wichtigsten Funktionen unserer Handwerkersoftware vorgestellt.

Vielen Dank an alle Beteiligten: ECOVIS Deutschland, Mittelständische Beteiligungsgesellschaft Mecklenburg-Vorpommern mbH, ESB Invest Vorpommern GmbH, VTMV, WITENO GmbH Wissenschafts + Technologiepark Nord°Ost°, Informatik Center Roggentin, ITC Bentwisch, Technologie- und Gewerbezentrum e.V. Schwerin / Wismar, TZW Technologiezentrum Warnemünde e.V.!

Herzlichen Glückwunsch an die anderen Gewinner: Cell2Green, Medventi GmbH und eSiprint GmbH!

Kurz & Knapp

• Abwesenheiten: Die Urlaubsplanung in deinem Betrieb läuft auf Zuruf und mit Zettel und Stift? Oder habt ihr einen unternehmensweiten Outlook-Kalender, den nur ein Mitarbeiter im Büro bearbeiten darf? Hierfür haben wir die Abwesenheitsplanung entwickelt.
• Benachrichtigungen: Wie aus vielen anderen Anwendungen bekannt, haben wir nun auch ein Benachrichtigungscenter.

Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Schule, Weiterbildung)

Für den Betrieb ist es besonders wichtig zu wissen, wer wann nicht da ist. Egal ob Urlaub, Krankheit, Berufsschule oder Weiterbildungen. Man braucht alles an einem Ort.

Jetzt kann jeder Mitarbeiter mit einem Artesa Account seinen Urlaub digital beantragen:

In Artesa beantragen die Mitarbeiter ihren Urlaub ganz entspannt von zu Hause aus. Kein Zettel, kein Eintragen durch andere Mitarbeiter im Büro. Kein Hin- und Herlaufen!

Genehmigungen

Durch das Ausfüllen eines Urlaubsantrags (siehe Screenshot oben) legt ein Mitarbeiter den Urlaubsantrag seinem Vorgesetzten in Artesa vor. Der Vorgesetzte bekommt automatisch eine Benachrichtigung und gibt den Antrag frei (oder lehnt ihn ab). Nach der Genehmigung wird er für alle anderen Mitarbeiter sichtbar im gemeinsamen Urlaubskalender sichtbar:

Vertretungen

Besonders spannend ist die Urlaubsplanung dann, wenn man sich mit seinen Kollegen abstimmen muss, wer wann in den Urlaub geht, um Überlappungen zu vermeiden. Hierfür haben wir die Vertretungen hinzugefügt. Beim Urlaubsantrag kann eine Vertretung angegeben werden. Der angegebene Mitarbeiter sieht die Vertretung dann in seinem eigenen Kalender noch bevor der Urlaub genehmigt wurde. So hat man im Kalender den Überblick in welchen Wochen man Kollegen vertreten muss und wo man selbst durch Kollegen vertreten werden kann.

Verwaltung der Abwesenheiten im Büro

Wenn ein Mitarbeiter morgens krank im Bett liegt, wird er wohl kaum in Artesa seine Krankheit eintragen. Deshalb können die Mitarbeiter im Büro für jeden Mitarbeiter Abwesenheiten eintragen und verwalten. So wissen alle im Betrieb Bescheid und der kranke Mitarbeiter kann sich wieder hinlegen.

Benachrichtigungen

Wie in der Urlaubsplanung schon erklärt, bekommen Mitarbeiter nun Benachrichtigungen zu wichtigen Ereignissen, die in Artesa passieren. Bei einer neuen Benachrichtigung erscheint im Menü eine rote Zahl. Durch den Klick auf "Benachrichtigungen" kommt man dann zu den eigenen Benachrichtigungen.

Wir sind sehr stolz verkünden zu können, dass wir heute unsere erste Finanzierungsrunde mit der ROKA 1825 GmbH, der Mittelständische Beteiligungsgesellschaft Mecklenburg-Vorpommern mbH und der Treppenbau Plath GmbH abschließen konnten. 🎉

Für uns ist das ein wahnsinniger Meilenstein, auf den wir lange hingearbeitet haben. Mit der finanziellen Unterstützung und dem Vertrauen der Investoren im Rücken, können wir jetzt so richtig durchstarten. 🚀

Wir haben viel vor! 🛠🧰📱 Digitalisierung im Handwerk. Artesa - Die App für Handwerksbetriebe.

Vielen Dank an alle Unterstützer:innen, Berater:innen und Sparringspartner:innen, die uns bis hierher begleitet haben, wodurch dieser Meilenstein überhaupt erst möglich wurde: Fraunhofer IGP, Digitales Innovationszentrum Rostock GmbH, Zentrum für Entrepreneurship Rostock, Forschungsverbund MV e.V., Founders Bay, Project Bay, Handwerkskammer Schwerin, TZW Technologiezentrum Warnemünde e.V., Technologiepark Warnemünde GmbH, Gründungswerft und uvm.! 💚

Wenn ihr einen Handwerksbetrieb kennt, der Hilfe bei der digitalen Auftragsplanung benötigt, meldet euch bei uns.

Wir sind umgezogen 📦

Wir sagen Danke an den Lehrstuhl Fertigungstechnik und das Fraunhofer IGP! Neben zahlreichen Mentoring Sessions, durften wir dort im vergangenen Jahr unser Büro beziehen. 💚

Nachdem wir unser EXIST Gründerstipendium erfolgreich abschließen konnten, haben wir im TZW Technologiezentrum Warnemünde e.V. ein neues Zuhause gefunden.

Das war aber auch höchste Zeit. Mit wachsender Kundenanzahl stellen wir auch kontinuierlich neue Mitarbeiter:innen ein. Hier in Warnemünde haben wir erstmal genügend Platz um unsere innovative App weiterzuentwickeln und an Handwerksbetriebe zu vertreiben.

Vielen Dank an das TZW. Wir haben uns hier schon bestens eingelebt.

Auf Instagram findet ihr auch einen kurzen Rundgang durch unsere Bürofläche: https://www.instagram.com/p/Chj449RgZhg/

Kommt uns doch gerne mal besuchen:

Friedrich-Barnewitz-Str. 7

18119 Rostock

Kenn deine Wurzeln 🌱 Alles startete im Fraunhofer IGP.

Als wir (Marvin und Frederik) 2018 im https://www.igp.fraunhofer.de angefangen haben einen Prototypen zur digitalen Montageplanung im Handwerk zu entwickeln, haben wir nicht geahnt, was daraus entstehen würde. Der große Erfolg des Forschungsprojekts bei unserem Projektpartner Treppenbau Plath GmbH machte Lust auf mehr!

"Das müssen wir weiterführen!" beschlossen wir im Jahr 2020. Als wir unseren damaligen Chefs Prof. Wilko Flügge und Dr. Jan Sender unseren Businessplan vorlegten, waren wir angespannt: "Was werden sie davon halten, wenn wir ihnen erzählen, dass wir beim Fraunhofer IGP aufhören und uns selbstständig machen wollen?".

Sie waren sofort begeistert von der Idee und haben uns ermutigt! Dass unsere anderen Projekte am Fraunhofer IGP nun andere Mitarbeiter:innen übernehmen müssen? Dass wir als Know-how-Träger auf unseren Gebieten gehen wollen? "Ach, das bekommen wir hin!" - Sie hatten sofort verstanden, dass die beiden jungen Gründer vor ihnen etwas bewegen wollen. Wilko Flügge und Jan Sender standen und stehen uns immer bei Fragen zur Seite. Trotzdem haben wir alle Freiheiten. Echt gute Führungskräfte!

Das ist für uns absolut nicht selbstverständlich! ❤️ Vergangene Woche war es im Zuge des IGP Sommerfests an der Zeit Danke zu sagen. Symbolisch mit einem Artesa Zollstock und kalten Getränken aus Warnemünde. Alles was ein Handwerker so braucht. 🤷🏽‍♂️

Danke für das Vertrauen in uns, die Ermutigung, den zusätzlichen Aufwand und das Rücken freihalten! Natürlich auch an die Kolleg:innen in der Verwaltung.

Und danke an unsere IGP Kollegen für die Unterstützung und sorry, dass ihr unsere anderen Projekte übernehmen musstet!

Das Fraunhofer IGP rockt!

Artesa auf die Ohren 🎧: Spotify

Marvin war zu Gast beim Wellenrauschen Podcast. Mit Oliver Kramer von Wellenrauschen und und Hannes Lipka von der Gründungswerft hat er über unser Start-up, das Handwerk und das Gründen erzählt. 💬

• Wie gründet man ein Start-Up?
• Wie weit ist die #Digitalisierung im Handwerk?
• Wie hilft Artesa bei der Auftragsplanung?
• Welche Tipps haben wir für Gründer?
• Was ist beim Pitchen wichtig?
• Wie war unser Weg zu Investoren?

Als junges Start-up stehen wir selbst noch ganz am Anfang. Wir hoffen, dass wir trotzdem ein paar wertvolle Tipps geben konnten. Wenn noch Fragen offen sind, meldet euch gerne bei uns! Wir sind bestimmt demnächst wieder auf Veranstaltungen der Gründungswerft unterwegs 😊

Natürlich darf die Erwähnung unserer Unterstützer und Partner im Podcast nicht fehlen: Fraunhofer IGP, Universität Rostock, Zentrum für Entrepreneurship Rostock, Digitales Innovationszentrum Rostock GmbH, Treppenbau Plath GmbH, Handwerkskammer Schwerin, Handwerkskammer Ostmecklenburg-Vorpommern, Duschkraft GmbH. Vielen Dank, dass ihr uns auf unserem Weg begleitet!

Im letzten Jahr ist viel passiert. Mit unserer innovativen Software zur digitalen Auftragsplanung im Handwerk konnten wir schon viele interessierte Handwerksbetriebe ansprechen. Um unsere aktuellen Pilotkunden zu zahlenden Kunden zu verwandeln, haben wir nun unsere Artesa GmbH gegründet.

Auf unserer Reise das Handwerk fit für die Zukunft zu machen, haben uns schon viele inspirierende Personen und Institutionen begleitet. Bevor wir wieder mit voller Kraft die nächsten Pilotkunden akquirieren und an neuen Funktionen tüfteln, wollen wir einmal kurz auf Pause drücken, um uns bei allen unseren Unterstützer:innen und Partner:innen für alle Tipps, Anregungen, Brainstorming-Runden, Coachings, Challenge-Sessions und gemeinsamen Tassen Kaffee zu bedanken.

Und nicht zuletzt Danke an alle unsere befreundeten Start-ups für den hervorragenden Erfahrungsaustausch! Wir sind sehr froh, so starke Player in unserem Netzwerk zu haben!

Das ist erst der Anfang. Jetzt kann es so richtig losgehen. Wir freuen uns auf alles, was noch kommt. 👀

Danke! Euer Marvin & Frederik

Unser Projektpartner, die Treppenbau Plath GmbH, konnte den Zukunftspreis 2021 der Handwerkskammer Schwerin gewinnen. 🎉

Wir gratulieren ganz herzlich und sind stolz, Teil dieses Projektes zu sein. 🚀

Am Mittwoch ist in Schwerin erstmals der ausgelobte „Zukunftspreis Handwerk“ verliehen worden. Die Handwerkskammer Schwerin hatte den Preis zum ersten Mal ins Leben gerufen, um die Innovationskraft der regionalen Handwerksbetriebe zu würdigen. Die Auszeichnung ging an die Treppenbau Plath GmbH aus Wismar. Die Jury würdigte die Firma für ihre digitale Lösung zur Personaleinsatzplanung.

Die Treppenbau Plath GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit ca. 60 Mitarbeitern. Das Unternehmen ist mittlerweile in der dritten Generation in der Region tätig und hat sich auf die Fertigung und Montage von Treppen spezialisiert.

Zur offiziellen Pressemitteilung der Landesregierung